Организация работы с обращениями граждан в финансовом отделе администрации Фрунзенского района г.Минска

     - об освобождении от уплаты  налогов и госпошлины;

     - о возмещении морального вреда;

     - перечислении именных приватизационных  чеков «Жилье»;

     - о выплате компенсации в период  прохождения военных сборов;

     - прочие.

     Сроки хранения обращений граждан в финансовом отделе установлены согласно Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений. организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Ведение делопроизводства  по обращениям  граждан в финансовом  отделе администрации  Фрунзенского района  г.Минска 
 

     Делопроизводство  по обращениям граждан в финансовом отделе администрации организовано в следующем порядке:

     Все поступившие обращения граждан регистрируются в день их поступления и должны соответствовать требованиям, предъявляемым к письменным обращениям:

     - они должны быть направлены  в финансовый отдел с указанием  должности, фамилии, имени, отчества  начальника отдела;

     - фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы);

     - изложение сути обращения (предложения,  заявления, жалобы);

     - личную подпись гражданина;

     - дату изложения обращения.

     Также, что очень важно для нашего отдела, к письменным документам должны прилагаться документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан.

     В соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 104 «Об утверждении положения о порядке зачисления налогов и обязательных платежей в местные бюджеты» и Инструкцией, утвержденной постановлением Государственного налогового Комитета Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. № 47 «О порядке исчисления, взимания и зачисления в бюджет государственной пошлины» (с внесенными изменениями и дополнениями от 06.02.2004 г. № 25), возврат платежей из местного бюджета производится финансовым отделом по письменному заявлению плательщика. К заявлению прилагаются:

     - решение суда или справка другого  органа, взимающего платеж, об обстоятельствах, являющихся основанием для полного или частичного возврата;

     - подлинные документы, подтверждающие  уплату платежа (квитанция, платежное  поручение).

     Заявление о возврате излишне уплаченной суммы  налога, сбора (пошлины), пени может  быть подано плательщиком не позднее трех лет со дня уплаты указанной суммы.

     В соответствии с Инструкцией «О порядке  предоставления физическим лицам, не являющимся индивидуальными предпринимателями, льгот по уплате налогов, сборов (пошлин), полностью зачисляемым в бюджет города Минска», утвержденной решением Мингорисполкома от 12.03.2005 г. № 384, к заявлению прилагаются следующие документы:

     1. Предоставление льготы по уплате  госпошлины

     - копия искового заявления с  указанием цены иска и размером  госпошлины.

     2. Предоставление льготы по уплате подоходного налога

     - расчет подоходного налога, выданный инспекцией № 1 или № 2 Министерства по налогам и сборам (в зависимости от места проживания);

     - копии документов, подтверждающих  родство (копии свидетельств о  рождении, о браке и др.), в случае сдачи жилого помещения в наем.

     3. Предоставление льготы по уплате  земельного налога и налога  на недвижимость

     - расчет налога,  выданный инспекцией  № 1 или № 2 Министерства по  налогам и сборам (в зависимости от места проживания).

     Необходимо  также обратить внимание на то, что льгота может быть предоставлена до момента поступления платежей в бюджет, а также по платежам, срок уплаты которых не наступил.

     Кроме вышеперечисленных документов необходимо предоставить следующие справки:

     - о доходах за последний месяц всех членов семьи (заработная плата, пенсия, стипендия, пособие и др.);

     - о совместно прописанных гражданах  (УП «ЖЭС» по месту жительства);

     - о наличии жилых помещений  (РУП «Минское городское агентство  по государственной регистрации  и земельному кадастру»);

     - другие документы, необходимые  для рассмотрения заявления: копии  удостоверения инвалида, ветерана  труда, документа о заключении (расторжении) брака, свидетельства  о рождении (смерти) и др.

     В случае ведения совместного хозяйства  с другими членами семьи, проживающими с заявителем, указанные справки  предоставляют все совершеннолетние граждане.

     В соответствии со ст.6 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 года «О воинской обязанности и воинской службе» в редакции Закона Республики Беларусь от 22 июля 2003 г. (Ведамасці Вярхоунага Савета Рэспублікі Беларусь, 1992г., № 29, ст.501; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003г., № 85, 2/976) и согласно письму Министерства финансов Республики Беларусь от 04.03.2004 г. № 02-2-12/56 «По вопросу отражения выплаты компенсаций за период прохождения сборов» финансовый отдел производит выплату компенсации участникам  военных сборов из расчета 15 базовых величин за один месяц.

     К заявлению прилагается справка о прохождении учебных сборов (Фрунзенский военный комиссариат). И, кроме того, для временно неработающих: справка о регистрации в качестве безработного (отделение занятости населения Фрунзенского района г.Минска, ул.Пономаренко, 32) и копия трудовой книжки. Индивидуальные предприниматели дополнительно предоставляют справку о регистрации в качестве предпринимателя.

     Конверты  от поступивших обращений сохраняются  в тех случаях, когда по ним  можно установить адрес отправителя  или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения. Обращения граждан без подписи, как правило, не регистрируются.

     Срок  рассмотрения обращения исчисляется  в календарных днях с даты получения  его финансовым отделом.

     Срок  рассмотрения заявлений, поступивших в администрацию, а далее в финансовый отдел через вышестоящие органы и находящихся на контроле, исчисляется с даты поступления их в администрацию.

     При личном приеме граждан их устные и  письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

     После регистрации обращения граждан  начальник финансового отдела рассматривает их в день их поступления, но не более трех рабочих дней. Результаты рассмотрения обращений отражаются в форме резолюции, с указанием конкретного исполнителя.

     На  обращениях в правом нижнем углу или  на другом свободном от текста месте  первой страницы ставится регистрационный  штамп, в котором указываются  дата регистрации и регистрационный  индекс, который состоит из начальной  буквы фамилии гражданина и порядкового номера регистрации.

     Повторным обращениям присваивается регистрационный  индекс первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис, например: А-124-1, А-124-2, А-124-3 и, в правом верхнем углу первого листа делается отметка «Повторно». При рассмотрении подбираются все предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.

     Для регистрации обращений граждан  установлена специальная форма  регистрационно-контрольной карточки (см.приложение А).

     Обращения граждан, направленные различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. На обращении делается отметка «Контроль».

     Контроль  за соблюдением установленных сроков рассмотрения обращений и исполнение поручений по ним возлагается на начальников структурных подразделений и секретаря-машинистку. Необходимо помнить также о том, что готовить ответ необходимо заранее, а не в день истечения срока рассмотрения, учитывая то, что документы могут вернуть на дообработку, а значит, ответы заявителям будут направлены на 2-3 дня позже необходимого срока.

     Рассмотрение  обращений граждан, в которых  изложена просьба освободить их от уплаты налогов и госпошлины, требуют  проведения материально-имущественного положения гражданина по месту жительства. Если он проживает в других районах города Минска или других городах Республики Беларусь, то туда направляются запросы. При этом срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более, чем на месяц. Заявителю и контролирующим органам даются промежуточные ответы, но с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает начальник финансового отдела или должностные лица администрации района, взявшие обращение на контроль.

     Обращения, направленные финансовым отделом, в  Мингорисполком для дальнейшего  принятия решений по ним, считаются  переадресованными и снимаются  с контроля, заявителю дается ответ о направлении материалов по обращению в Мингорисполком.

     Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в ним вопросы, по ним приняты  необходимые меры и даны ответы в  соответствии с законодательством. В финансовом отделе введен в практику письменный ответ на все обращения граждан.

     В ответах, направленных в порядке  контроля в вышестоящие органы, указывается, что заявителю дан ответ, а  также фамилию исполнителя и  его номер телефона.

     Обращения граждан после их разрешения возвращаются секретарю финансового отдела, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.  Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

     На  каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает запись «В дело», после которой указывается номер дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ, дается краткая справка об исполнении, оформляется личная подпись начальника финансового отдела, принявшего решение, и проставляется дата.

     Обращения граждан и документы, связанные  с их рассмотрением, в том числе  по личному приему граждан за период календарного года, формируются в  дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел финансового отдела. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке, составляя при этом самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. Срок хранения 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего рассмотрения). По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан уничтожаются в порядке, установленном Комитетом по архивам и делопроизводству. Для этого составляется акт на уничтожение, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается председателем, ее членами и утверждается начальником финансового отдела. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того. Как описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены за соответствующий период времени.

     Важное  значение в финансовом отделе уделяется систематическому анализу обращений граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы отдела. Результаты анализа и обобщения оформляются в виде аналитических справок и предоставляются в администрацию района и в финансовое управление Мингорисполкома до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Результаты работы с обращениями граждан заслушиваются на заседаниях исполкомов не реже одного раза в год.