Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ  ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления» 
 
 
 
 
 
 

                                                            Выполнил: студент группы 303

  Паньшина Е.Ю.

                                                            Проверил:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 Кемерово, 2010

Содержание.

Введение……………………………………………………………………..….3

1.  Документооборот  как основа деятельности органа  власти…………...….5

2. Российская  модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7

3. Выбор  подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы,  организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот  официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация  обмена документами между органами  власти………...…18

7. Системы  ЭДД для органов власти разного  уровня………………………...20

8. Решение  для местного органа самоуправления…………………………....21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список использованной литературы…………………………………………..25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

     Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня  органами государственной власти и  местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта  на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.

работе  инженеров, конструкторов, руководителей  производства

много  времени  отводится   изучению,  анализу  и   составлению   различной

докуметации.   Особенно  большие  трудности  возникают,как   правило,   при

разработке  производственных  документов, что  обусловлено в  первую  очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени  в  процессах  составления  и использования документов требукет   разумного  сочетания    формализации  и творцества,  а  это,  по  мнению  авторов,  требуют,   с   одной   стороны,

ознакомления  составителей документов с наиболее общими законами  восприятия документов,  с  другой-  и  в  этом  главная  задача  -  формулирование   и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

               Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

-  определить  понятие документооборота;

- рассмотреть  российскую модель делопроизводства  в органах государственной власти  и местного самоуправления;

- выявить  системы ЭДД для органов власти  разного уровня;

- рассмотреть  автоматизацию обмена документами  между органами власти. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

     Делопроизводство  в федеральном органе исполнительной   власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.¹ На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по  согласованию  с   федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил  не распространяется  на   организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

      Документы оформляются на бланках  (стандартных  листах  бумаги   формата А4 или  А5)  или  в  виде электронных документов  и  должны  иметь  установленный   состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.

      Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы,  проходят  в  службе  делопроизводства  первичную обработку, регистрацию,  предварительное  рассмотрение, передаются  руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После  исполнения  документы помещаются  в дела.

      Каждый орган формирует собственный  документальный фонд. Номенклатура  дел органа согласовывается с  экспертно-проверочной комиссией  соответствующего федерального  государственного архива. Дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

     Термин "документооборот" на текущий  момент употребляется чрезвычайно  широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

     В данной работе термины "документооборот", "делопроизводство" и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

     Согласно  определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом  является "движение документов в  организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

     Делопроизводство, или "документационное обеспечение  управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.  
 

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

     В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

     В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три  наиболее ярких преимущества: ²

- контроль за документом, начиная с момента его поступления;

- централизация контрольных функций;

- единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная  централизация контроля над документооборотом  предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой  важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с  управленческими документами в  организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

     Традиционное  делопроизводство предполагает ведение  множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации  делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

     С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации  выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного  контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.