Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

В этой ситуации естественным решением является разработка такого средства межведомственного  обмена документами, которое могло  бы быть легко адаптируемо к различным  форматам входящих/исходящих сообщений  и допускало бы подключение различных  систем.

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы  должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных  случаях – закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные  форматы сообщений и даже сети. Нагружать системы отдельных  организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно. Обмен документами логично строить не по принципу "каждый с каждым", а по принципу "звезды" – на базе Центров обмена документами (ЦОД).  

ЦОД могут  выполнять следующий набор функций: ⁶

- преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;

- поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;

- гарантированная доставка документов;

- дополнительное архивирование документов;

- поддержка и синхронизация справочников.

Центры  обмена сообщениями могут также  принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры  аутентификации для организаций  – участников обмена.

Для интеграции с ЦОД унаследованные корпоративные системы при необходимости могут дополняться специальными интерфейсными модулями, обеспечивающими предварительное преобразование форматов и процедуры обмена с ЦОД.

.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня.

     Решение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления с небольшим объемом документооборота, не имеющие достаточной технической базы для внедрения полноценной системы ЭДД. Для них может быть рекомендовано однопользовательское решение, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящей организацией – непосредственно или через ЦОД. Пользователем такого решения обычно выступает сотрудник, ответственный за делопроизводство организации. Работа при этом осуществляется с бумажными документами, но в системе ведется регистрация входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. При большом количестве сотрудников также может вестись учет движения бумажных оригиналов. Документы, полученные в электронном виде из вышестоящей организации, сразу регистрируются, распечатываются и начинают исполняться до прихода бумажных оригиналов. Вышестоящая организация автоматически получает уведомление о том, что документ зарегистрирован. Такое решение позволяет: ⁷

- ускорить обмен входящими/исходящими документами с вышестоящей организацией;

- повысить эффективность контроля за исполнением документов;

- организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

- уменьшить время на поиск нужных документов;

- уменьшить количество "затерянных" документов, местонахождение которых неизвестно.

8. Решение для местного органа самоуправления.

     К этой категории можно условно  отнести муниципальные структуры  управления, имеющие средний объем  документооборота от 3000 до 10000 документов в год, канцелярию или секретариат  как структурно отделенное подразделение и осуществляющие работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД. Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.

Пользователями  такого решения обычно выступают  не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений. Поскольку большинство  сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).

     Если  организация имеет постоянно  доступный канал в интернете, может быть организован удаленный  доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.

Такое решение позволяет: ⁸

- ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;

- уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;

- повысить эффективность контроля за исполнением документов;

- организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

- уменьшить время на поиск нужных документов;

- уменьшить количество "затерянных" документов, местонахождение которых неизвестно;

- ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;

- снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);

- обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Для разработки и поддержки портала, а также  организации удаленного интернет-доступа  к данным системы ЭДД может  быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой "Дело-Предприятие" API для публикации документов непосредственно из базы. 
 
 
 
 
 

Заключение.

     Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти или местного самоуправления, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления.

В настоящее  время активно идет процесс внедрения  компьютерной техники и сетей  в государственных учреждениях, причем во многих достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей, для этого требуется набор современных программных решений.

     В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направления, что нашло отражение в Федеральной целевой программе "Электронная Россия" в целом и в ряде ее конкретных мероприятий.

     Конечный  результат управленческой деятельности  государственного аппарата  зависит от  множества промежуточных  звеньев,  одним из  которых является  делороиз-одство, позволяющее обеспечить оперативность и  гибкость в принятии решений. Дело-производство координирует все этапы  работы  -  от проектирования  до практической реализации решений. Процесс управления включает следующие  основные   типовые   документируемые операции:

     - сбор и обработку  документной   информации;  подготовку  решения;

принятие  и документирование решения;  доведение  решений  до  исполнителей;

     - исполнение решения; контроль исполнения;  сбор  информации  об  исполнении;

     - передачу информации по вертикальным и  горизонтальным  связям;  хранение  и поиск информации.

       Аппарат управления реализует  свои функции  главным   образом   посредством универсальных и  полномочных  организационно-  распорядительных  документов, создаваемых  циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Если  учесть,  что   в аппарате  управления  занято  более   14  млн. человек,  а ежегодный документооборот  в  стране  составляет  примерно   60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного  из средств    регулирования     документопотоков     выступают     документные государственные стандарты,  общесоюзные  классификаторы  и  унифицированные системы документации.  Эти  и  другие  нормативы  признаны  стабилизировать документооборот  в  стране  по  всему   технологическому    циклу,   создать оптимальную   технологию     ведения    документного    хозяйства    каждой

управленческой  единицы. 

                                
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                   Список использованной литературы:

1. М. И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М.И. Изд-во: Маркетинг, 2002. – 336с.

2. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . – 376с.

3. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издательство: Инфра-М:, 2004. – 256с.- (Высшее образование)

4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов . – М.: Юрайт, 2008. – 576с.

5. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак .- Изд-во: Питер, 2008 . – 256с.

Государственная система документационного обеспечения  управления. Общие требования к документам  и службам документационного обеспечения. – М., 1991