Порядок работы с личными делами не регламентирован  законодателем, в связи, с чем  работодатели самостоятельно решают вопросы  их формирования и ведения.

    Исключение  составляют личные дела государственных  служащих.

    Ведение личных дел федеральных государственных  служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

    Ведение личных дел государственных гражданских  служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

    Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

    На  основе анализа нормативных актов  по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2. анкета или личный листок по учету кадров;
3. автобиография или резюме;
4. копии документов об образовании;
5. копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
6. характеристики или рекомендательные письма;
7. трудовой договор;
8. дополнение к личному листку по учету кадров;
9. копии приказов и приеме на работу, переводу, увольнении (или выписки из них);
10. справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

          Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

    Внутренняя  опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

    Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

    Личный  листок по учету кадров включает в  себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

    Обложка личного дела, как и обложки  дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

    На  обложке личного дела указываются  полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).

    Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

    Личные  дела хранятся в сейфе, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

    При работе с документами, входящими  в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

1.6. Лицевой счет

    Унифицированная форма лицевого счета утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1: № Т-54 "Лицевой счет", № Т-54а "Лицевой счет (свт)". Эти формы применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

    Заполняются работником бухгалтерии.

    Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний  из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

    Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях, произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

    Крупные предприятия открывают лицевой счет на каждого работника, малые предприятия предпочитают использовать расчетно-платежную ведомость (формы Т-49), сочетающую в себе функции расчетной (формы Т-51), платежной (формы № Т-53) ведомости и лицевого счета работника (формы Т-54 и Т-54а).

2. Характеристика учредительного  договора

      Большой энциклопедический словарь определяет учредительный договор как, договор  между учредителями (участниками) о  создании юридического лица. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности, а также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.                                                                                С 1 июля 2009 года вступили в силу изменения, внесенные в законодательство об обществах с ограниченной ответственностью (в часть первую Гражданского кодекса РФ, в федеральные законы от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Изменения введены Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 312-ФЗ. Согласно пункту 2 статьи 5 закона № 312-ФЗ, уставы и учредительные договоры обществ, созданных до 1 июля 2009 года, должны быть приведены в соответствие с вносимыми изменениями не позднее 1 января 2010 года.                                                  Прежде учредительными документами общества, согласно статье 89 Гражданского кодекса РФ, являлись учредительный договор и устав (кроме случая, когда в обществе был единственный учредитель или участник - тогда роль учредительного документа играл исключительно устав).                                                                                                                                                             Теперь же устав становится единственным учредительным документом общества во всех случаях. Но это вовсе не означает, что уставы и учредительные договоры обществ, зарегистрированных ранее, становятся недействительными. Применять их можно, но только в части, не противоречащей изменившемуся законодательству.                                                                                                         Учредительный договор является консенсуальным гражданско-правовым двух- или многосторонним договором, регулирующим отношения учредителей по созданию юридического лица, с одной стороны, и отношения между учредителями и создаваемым юридическим лицом, с другой стороны. Учредительный договор заключается в письменной форме путем составления одного документа и подписывается всеми его участниками - учредителями юридического лица. Учредительный договор действует в течение всего периода существования юридического лица и обязателен для юридического лица в случаях, предусмотренных законом. Для юридических лиц определенных видов законом предусмотрен только учредительный договор, для других – учредительный договор наряду с уставом. Для ряда юридических лиц он вообще не требуется. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.                                                                                                                 Учредительный договор должен включать условия, предусмотренные:                                                                                             1) для всех учредительных договоров (ч. 2,п..2 ст. 52 ГК РФ): наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица и др.,

2) специальными нормами ГК РФ и других законов для учредительных договоров, отдельных юридических лиц. Например в учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.                                                                             Помимо обязательных условий, определяемых императивными положениями законов, учредители юридического лица вправе включить в учредительный договор дополнительные условия, отражающие специфику создаваемого юридического лица. Это особенно актуально для тех юридических лиц, где этот договор является единственным учредительным документом (полное товарищество,  товарищество на вере).                                                                                                                                Учредительный договор должен содержать общие сведения о юридическом лице, обязанности учредителей и порядок их совместной деятельности по созданию юридического лица, условия наделения юридического лица имуществом, порядок распределения между участниками прибыли и убытков, порядок управления деятельностью юридического лица, выхода участников из его состава. В учредительный договор полного товарищества дополнительно включаются условия о размере и составе складочного капитала товарищества, долях участников в складочном капитале, ответственности участников за выполнение обязанностей по внесению вкладов и др. (ст. 70 ГК РФ). Для учредительных договоров товарищества на вере помимо вышеуказанных добавляется условие о совокупном размере вкладов, вносимых вкладчиками (ст. 83 ГК РФ).                                                                                                                               От учредительного договора следует отличать договор о создании АО (п. 1 ст. 98 ГК РФ, ФЗ РФ от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Договор о создании АО в письменной форме заключают между собой учредители АО. В нем определяются порядок осуществления учредителями совместной деятельности по учреждению АО, их права и обязанности, размер уставного капитала АО, вопросы, связанные с акциями, однако этот договор не является учредительным договором АО.

3. Докладная записка

Отдел розничных  продаж                                                         Индивидуальному предпринимателю

Кузнецову Андрею Владимировичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 

20.12.2010 № 50 
 
 

о командировании специалистов

для участия  в семинаре 
 
 
 

      В соответствии с полученным 19.12.2010 года от ООО «О-Си-Эс Урал» официальным приглашением работникам ИП Кузнецов А.В. посетить организуемый в ООО «О-Си-Эс Урал» краевой семинар, посвященный продукции компании Hewlett-Packard, прошу Вас командировать на семинар (г. Пермь) на срок с 15.01.2011 года по 17.01.2011 года следующих специалистов: маркетолога Корепанова А.М., продавца-консультанта отдела розничных продаж Чугайнову О.В. 
 
 
 

Начальник отдела                                      Д.А. Темников 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1

Трудовой  договор № 56 

г. Березники                                                                                                                      01.12.2010 г. 

Общество  с ограниченной ответственностью «Софит», именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице директора Кузнецова Андрея Владимировича, действующего на основании Устава от 05.06.2007 года, с одной стороны и гражданки Российской Федерации Ивановой Алисы Сергеевны, именуемой в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Общие положения 

1.1. Настоящий  трудовой договор (далее - договор)  регулирует трудовые и иные  непосредственно связанные с ними отношения между Работником и Работодателем.

1.2. Работа  по настоящему договору является  для Работника основным местом  работы.

По заявлению  Работника Работодатель имеет право  разрешить ему работу по другому  трудовому договору в этой же организации  по иной профессии, специальности или  должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке внутреннего совместительства.