Содержание. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Порядок оформления  документов при  приеме на работу

 

    Прием на работу - завершающий процесс найма работников, что подтверждается документальным оформлением трудовых отношений между работником и работодателем.

    В соответствии с действующим ТК РФ работодатель обязан оформлять трудовые отношения с работником в письменном виде (статья 67 ТК РФ).

   К документам личного состава относятся  документы, связанные с движением кадрового состава на предприятии, в зависимости от различного функционального назначения различаются: первичные учетные (например, личная карточка), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

   К документам личного состава относятся.

1. трудовой договор,
2. приказ по личному составу,
3. трудовая книжка,
4. личная карточка,
5. личное дело работника,
6. лицевой счет работника

1.1. Трудовой договор

 

    Понятие трудового договора содержалось  ещё в КЗоТ РСФСР 1971 года, и по общему правилу он заключался в форме устного соглашения между работником и администрацией. Законом РФ от 25 сентября 1992 г. N 3543-1 в кодекс были внесены изменения, одно из которых – обязательная письменная форма договора. Среди изменений: при определении трудового договора в скобочки было добавлено слово «контракт». Трудовой договор теперь именовался «договором (контрактом)». С введением в дефиницию трудового договора слова «контракт» начались и сложности в определении природы заключаемого с работником договора. Считалось, что обычный трудовой договор является лишь основанием возникновения трудовых отношений между работником и работодателем, а трудовой контракт устанавливает еще и индивидуальные условия труда. В теории трудового права высказывались и иные точки зрения. В частности, что трудовой договор и трудовой контракт – являются понятиями-синонимами. Тем не менее, двоякий подход к определению трудового договора не способствовал достижению истины ни в теории, ни тем более на практике, в связи с чем, неудачный опыт двойного определения был нивелирован законодателем в новом трудовом кодексе.

    Термин «контракт» употреблялся до 1 февраля 2002 года – до момента вступления в силу нового Трудового кодекса Российской Федерации

    В настоящее время определение  трудового договора дано в статье 56 ТК РФ как «соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя».

    Статья 57 ТК РФ приводит перечень обязательных условий трудового договора, хотя их отсутствие вовсе не является основанием для признания трудового договора незаключенным. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.. Но, несмотря на вышесказанное, игнорировать обязательные условия трудового договора всё же нельзя. Например, в трудовом договоре, заключенном на определенный срок обязательным условием является срок его действия и причины, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

    При фактическом допущении работника  к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

    Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах – один работнику, второй – работодателю. Федеральный закон № 90-ФЗ от 30.06.2006 года «о внесении изменений в Трудовой кодекс» указал, что получение работником экземпляра трудового договора должна подтверждаться подписью работника на экземпляре договора, хранящемся у работодателя.

    По характеру работы трудовые договора делятся на договора, заключенные на неопределенный срок и на срочные трудовые договора. По виду работ, трудовые договора можно поделить на трудовой договор, заключенный по основному месту работу (приложение 1) и на трудовой договор, заключенный с совместителем.

    Если  работник не приступил к работе в  день начала работы, установленный в трудовом договоре, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор.

            Трудовые договора обязательно регистрируются в журнале регистрации трудовых договоров. Если регистрация ведется на бумажном носителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно найти документ, при необходимости выдать соответствующую справку. 
 Из сказанного можно сделать вывод, что графами для заполнения Журнала регистрации трудовых договоров будут являться:

      1) номер договора,

      2) Ф.И.О. работника,

      3) должность, профессия, специальность,

      4) структурное подразделение,

      5) дата заключения трудового договора,

      6) дата вступления в силу трудового договора,

      7) вид трудового договора,

      8) дата прекращения трудового договора,

      9) основание прекращения трудового договора,

      10) примечание. 

1.2. Приказ о приеме  на работу

 

    Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (приложение 2).

    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется  работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Если работник отказывается поставить свою роспись в приказе, то в этом случае оформляется акт.

    Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утвердило формы приказов и в том числе приказов о приеме на работу:  № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", № Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу".

    В соответствии с пунктом 2 Постановления  Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на все организации независимо от формы собственности. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением от 24.03.1999 № 20 Госкомстата России, позволяет каждой организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты, но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.  Приказы по личному составу и основной деятельности регистрируются отдельно. Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Сроки хранения различных кадровых документов можно найти в Перечне типовых управленческих, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России от 06.10.2000 г.). Так, в нашем случае, приказ о приеме на работу должен храниться 75 лет, тогда как, например, приказы о предоставлении отпуска работнику хранятся 5 лет.

    Как уже было отмечено выше, все приказы по личному составу регистрируются в Книге регистрации приказов. Книга регистрации приказов ведется работником кадровой службы. Она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации. Изъятие листов из Книги не допускается. Книга регистрации приказов является документом строгой отчетности и постоянного хранения.

    Нормативного  документа, утверждающего обязательные графы книги регистрации приказов нет, но на практике установилась определенная форма этой Книги, которая содержит:

1. порядковый номер,
2. должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись,
3. номер приказа,
4. дата приказа,
5. краткое содержание приказа.

1.3. Трудовая книжка

 

    В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Правительством РФ, Министерством труда РФ и Министерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно регламентирующие данный правовой институт:

    1) правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 6 февраля 2004 г.);

    2) инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;

    3) порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н.

    С 01 января 2004 года действуют трудовые книжки нового образца, форма которых утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

    Инструкция   повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введенной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (указанное постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кадровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

    ДО 2006 года существовал запрет на ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. Еще до принятия Трудового кодекса РФ в письме Минтруда и социального развития от 4 февраля 1997 г. № 28–6 содержалось разъяснение, что до принятия соответствующего нормативного правового акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, по мнению Минтруда, трудовой стаж мог быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

    Федеральный закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». этот вопрос решил следующим образом: «Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной» (ст. 66 ТК РФ).

1.4. Личная карточка

 

    Как и приказы по личному составу, форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.: № Т-2 "Личная карточка работника", № Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего".

    Личная  карточка заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

1.5. Личное дело

 

    Личное  дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

    Личное  дело не является обязательным в составе  кадровой документации.

    Как правило, личные дела ведутся в различных  государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).