Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

     Поступивший документ, копию отправленного документа  и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки  об исполнении.

     По  такой же схеме работает исполнитель  и над инициативными документами  – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными  письмами.

     Из  этого следует, что подготовка документов складывается из подготовки проекта  документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации  и отправки. На движение исходящих  документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

     Подготовка  и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются  руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы  по основной деятельности должны согласоваться  в юридическом отделе, приказы  по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового  законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат  коллегии). 

5. Правила обработки  исходящих документов

     Документы, отправляемые организацией, в том  числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового  отправления и сдачу в отделение  связи.

     Обработка и отправка осуществляется централизованно  экспедицией, участком канцелярии или  секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

     Экспедиция  принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

     Служба  делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных  в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации  и отправки.

     Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителем на доработку в структурные подразделения.

     На  заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись  рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

     Документы на машинных носителях принимаются  к отправке в упаковке, соответствующей  техническим требованиям, при наличии  сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном  порядке¹⁵.

     Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

6. Проблема совершенствования документооборота 

     Объем документации, создаваемых в учреждениях  имеет тенденцию к постоянному  и всё более ускоряющему росту. В связи с НТР увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

     Рост  объемов производства приводит к  стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере  растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста  аппарата управления во всех развитых странах мира.

     Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

     Главными  объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние  научно-технической революции (НТР), развитие экономики, освоение новых  районов, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  документов увеличивается с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

     К субъективным причинам относят:

     - незнание и несоблюдение работниками  управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих  юридические требования к оформлению  документов. В результате возникает  недоверие к документам и их  перепроверка, т.е. создание новых  документов;

     - бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение  количества проверяющих инстанций,  увеличение контролирующих органов,  ущемление и игнорирование законных  прав граждан. Все это приводит  к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью;

     - неквалифицированное документирование  распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,  нереальные сроки исполнения, противоречащий  изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных  записок управляемых организаций  разъяснительного характера;

     - несвоевременное, некачественное  выполнение заданий, поручений,  договорных обязательств, срыв сроков  их исполнения порождает потоки  документов с просьбами переноса  сроков, объяснениями, претензиями  и т.д.;

     - отсутствие прав у подведомственных  или подчиненных организаций  в решении стоящих перед ними  задач вынуждает постоянно обращаться  в вышестоящие учреждения за  разъяснениями или разрешениями  спорных вопросов;

     - некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач  приводит к выбору нецелесообразных  вариантов их решений, что отражается  на документировании самих этих  действий, а затем исправлении  принятого решения и т.д.;

     - отсутствие в управленческом  аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

     - широкое распространение копировальной  техники и ее бесконтрольное  использование в учреждениях  приводит к созданию огромного  количества копий документов, которые  используются в незначительной  мере;

     - использование в процессах создания  и подготовки документов компьютеров,  с одной стороны, значительно  повысило скорость подготовки  документов, сократило трудоемкость  этих операций, но, с другой стороны,  привело к значительному увеличению  количества документов за счет  создания одного и того же  документа в бумажной и электронной  форме.

     Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с деятельностью  руководителя, специалиста, так и  с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

     К субъективным причинам надо отнести  и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое  разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

     Из  этой главы можно сделать вывод  что, происхождение документа между  его составителями и потребителями  – неотъемлемая часть документационного  обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.

     Движение  документа во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому  совершенствование документирования в значительной степени связано  с совершенствования самой структуры  управления и не может рассматриваться  отдельно.

     Существуют  объективные факторы, непосредственно  влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых  в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и  в сфере управления, необычайно актуальна  в настоящее время.

     Рост  документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост населения, повышение его политической и  творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

     Другая  причина возрастания количества документации в аппарате управления – внедрение технологических  средств в управленческий труд. Возможность  лёгкого тиражирования, а затем  и создания документов привело к  резкому увеличению объемов документации и расходование бумаги.

     Следующая объективная причина – свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических  ресурсов. Чем больше общество развивается  и нуждается в информации, тем  больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению  новой информации и т.п.

     Существует  ещё ряд причин возрастания документопотоков: недостаточная разработанность  законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую  деятельность всё большего числа  работников. Возникает большой поток  неоправданной документации при  издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих множество запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки  ещё из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых  форм отчетного характера без  разрешений. Документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует  орган, который нёс бы ответственность  за состояние документации и её объёме.

     Во  второй части "Методы совершенствования документирования" непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования. 
 
 
 
 
 
 
 

2. Методы  совершенствования  документирования
1. Совершенствование работы с документами

     На  сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию  работы с документами: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

     К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени  с целью более равномерного её распределения.

     Сокращение  объема документооборота связываются  с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных  требований к текстам, а также  использованием бездокументных связей.

     Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер. В табеле может указываться: вид формы документа; наименование законодательного или нормированного акта является основанием для применения или издания документ; период составления; согласование (внутреннее и внешнее), где указывается организации или структурные подразделения, должностные лица участвовавшие в создании, подписании; утверждение (должностного руководителя или наименование организатора который утверждает документ); проставление печати; адресат организации (структурное подразделение которое представляет документ). Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.