Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

     В 70-80-х гг. были разработаны стандарты  на управленческую документацию. Общесоюзные  классификаторы технико-экономической  информации, унифицированные системы  документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций¹.

     Новый этап в развитии отечественного документирования начался в 1990-е годы, когда под  влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение  информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического  и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое  информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях  в это время получают такие  направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной  научной дисциплины стимулируется  всё возрастающими и существенно  изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями².

     На  современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их использование  позволит сократить издержки на управление. В том числе за счет высвобождения  части технического персонала этих органов. На сегодняшний день создано  множество программ как зарубежного ("Office Media"), так и отечественного производства ("Делопроизводство"). Создание и оформление электронных документов регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"³, от 27 июня 2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"⁴. 
 
 

2. Совершенствование содержания и оформления документа
1. Унификация документов

     Под унификацией понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового  функционального назначения⁵.

     Унификация  текстов документов – целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации  структуры, содержания и стиля изложения  документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов⁶.

     Результаты  унификации:

     - Совершенствование структуры документов;

     - Универсализация представления  документированной информации;

     - Целенаправленное и оправданное  применение в текстах документов  устоявшихся семантических конструкций  и терминологии.

     Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих  осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при  осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

     В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения  в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации⁷.

     Способы унификации текстов документов:

     Анкета  – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части  листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

     Таблица – разорванный текст, расположенный  по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

     Трафарет  – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами  для переменной информации. В такой  форме создают приказы, заявления⁸.

     Этапы унификации текстов документов:

     1. Определение критериев отбора  документов для унификации; отбор  документов, соответствующих критериям,  составление на них аннотаций;

     2. Выбор последовательности расположения  компонентов текста в соответствии  с назначением служебного документа  – с этой целью производят  предварительную структуризацию  текста, позволяющую сформировать  базовую модель унифицированного  текста документа;

     3. Предварительная унификация стилистических  средств текста;

     4. Формирование окончательного варианта  унифицированного содержания документа.

     5. Окончательный вариант унифицированного  текста документа помещают в  альбом унифицированных форм  документов организации и в  банк унифицированных форм ЭД.

     6. Унифицированных формы применяют  для подготовки конкретных вариантов  документов.

     Содержание  альбома унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утвержденные. А также корректируют действующие.

     Унификация  в делопроизводстве может быть как  самостоятельной работой, так и  этапом в работе по стандартизации⁹. 

2. Стандартизация  оформления документов

     Стандартизация  в широком смысле означает процесс  установления и применения стандартов.

     Стандартизация  – изготавливать по стандарту, придать  чему-нибудь однообразие, стандартные  формы¹⁰. Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов¹¹.

     В соответствии с законом от 27 декабря  2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ¹². Услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

     Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты¹³.

     Результаты  стандартизации:

     - Юридическая сила документированной  информации;

     - Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

     - Эффективная автоматизированная  обработка документов.

     Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций  можно достичь косвенного (повышение  качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).

     Значение  унификации и стандартизации создания и оформления документов возросло в  связи с применением в управленческой деятельности НИТ. 

3. Прием, обработка  и распределение поступающих  документов

     1.3.1. Прием и первичная  обработка

     Организация работы с документами зависит  от объема документооборота, организационной  структуры и формы работы с  документами, принятой технологии обработки  документов. Работа с документами  состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение  и направление на исполнение, исполнение и отправка.

     Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

     Рекомендации  по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами  времени, так как централизация  этих операций позволяет быстрее  доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку  документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

     Доставка  документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

     Задача  службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

     В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов. Они сводятся к следующему:

     1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

     2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

     3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

     4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

     5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату. Однако в некоторых  организациях количество документов  может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная  обработка поступивших документов  предусматривает учет их поступления,  дата и учетный номер проставляются  на пакетах.

     6. Экспедиция ведет учет всех  поступивших документов — на  документе проставляется штамп  об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.