Кадровая информационно-документационная система

"center">     6. Распорядительная  документация

     В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.

     Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.⁷

     Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.

     Приказы составляются совместно секретарем-референтом и заинтересованными структурными подразделениями фирмы. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза секретаря-референта и заместителя руководителя, отвечающего за общие вопросы организации работы фирмы. Приказ подписывается первым руководителем.

     В приказе по личному составу нет  вводной части и слова «Приказываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т. д.

     По  структуре приказы по личному  составу могут быть простыми и  сложными.

     Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т. д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц, то называется сводным.

     Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по Личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации.

     Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

     К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения  этого пункта в приказ, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой фирмы, организации с просьбой о переводе сотрудника), свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и др. Ниже пункта пишется: «Основание:» и затем наименование документа с указанием его даты.⁸

     Ниже  наименования документа, послужившего основанием для внесения данного  пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее следует роспись  лица, дата ознакомления. Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами.

     В пункте приказа требуется четко  указывать юридически ценные сведения, например сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «разряду ... ЕТС». Пункты приказа должны формулироваться в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

     Схематически  можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

     При составлении сложных приказов следует  учитывать, что в одном документе  не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т. п. (срок хранения 75 лет).

     Индивидуальный  характер всегда имеют приказы о  поощрениях и взысканиях. Они содержат также водную часть.

     Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т. д.).

     Отличительной особенностью приказа по личному  составу является то, что он выполняет  двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу  как вид документа может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации. 
 

     7. Унифицированные формы приказов по личному составу

     Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

     6 апреля 2001 г. Госкомстат России  постановлением № 26 утвердил  следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:⁹

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
• учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

     Указанные формы приказов (распоряжений) могут  иметь электронную форму и  заполняться на экране дисплея с  последующей распечаткой бумажного  экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

     Все виды и формы приказов по личному  составу регистрируются, рассылаются  и хранятся секретарем-референтом в  соответствии с инструкцией по документационному  обеспечению деятельности фирмы (делопроизводству) и отдельно от приказов по основной деятельности.

     Приказы регистрируются в традиционной или  электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указывается рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

     К номеру приказа добавляется буква  «К» — прием, увольнение и т. п., «КМ» — о командировках, «КО» — отпуска, «КП» — о поощрениях и т. д.

     Приказы доводятся до сведения работников под  роспись в экземпляре приказа, находящемся  у референта. Роспись ставится в  специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

     Основания к приказам в соответствии со сроками  хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к  приказам по личному составу. 

     8. Учетная документация

     Комплекс  учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

     С точки зрения технологии регистрации  и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы:

     1) первичные учетные документы; 

     2) производные (вторичные) учетные документы.

     Первичные учетные документы содержат исходную информацию, заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машиноориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

     К исходным учетным документам относится  также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет.

     Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

     Информационные  показатели во вторичных учетных  формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т. п.

     В подгруппу производных учетных  документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т. п.).¹⁰

     Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время  менее всего регламентированной по составу видов, информационному  содержанию и форме. В настоящее  время производные учетные документы  в большинстве случаев имеют  электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией. 

     9. Документация по учету использования рабочего времени 
и расчетов с персоналом по оплате труда

     Комплекс  документации по учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.