Кадровая информационно-документационная система

Содержание:

Кадровая  информационно-документационная система

Введение           стр. 3

I.   Структура кадровой  информационно-документационной

  системы          стр. 4

     Функции кадровой службы при организации кадровой

     работы           стр. 5

II. Характеристика комплексов  кадровой документации  стр. 6

1. Нормативная и нормативно-справочная документация  стр. 6
2. Плановая кадровая документация      стр. 7
3. Организационно-правовая документация     стр.10
4. Персональная документация       стр. 13
5. Договорная документация       стр. 16
6. Распорядительная документация      стр. 17
7. Унифицированные формы приказов по личному составу  стр. 21
8. Учетная документация        стр. 23
9. Документация по учету использования рабочего времени 
   и расчетов с персоналом по оплате труда     стр. 25
10. Отчетная и отчетно-справочная документация    стр. 26

Заключение          стр. 28

Используемая  литература        стр. 29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Создание правового государства в России – продолжительный и непростой процесс, требующий широкой информационной и юридической поддержки всех слоёв населения.

     Изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации  усилили защищённость работников. В  связи с этим в настоящее время  работодателю стало сложнее работать. Трудовое законодательство Российской Федерации обязывает документально  оформлять отношения с работником. В связи с этим объём работы кадровой службы значительно возрос, потому что возникла необходимость заключения трудового договора в письменной форме, подготовки приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приёма на работу и заканчивая увольнением, ведение учёта времени, отработанного каждым работником, ежегодное утверждение графиков отпусков. Всё выше указанное представляет собой важнейшую функцию кадровой службы организации, независимо от формы собственности, то есть документирование трудовых отношений.

     Кадровые  документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют различные сведения, необходимые  для осуществления гражданами права  на труд, образование, пенсионное обеспечение  и т.д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.  
 
 
 
 

I. Структура кадровой информационно-документационной системы Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

• законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
• плановую документацию;
• организационно-правовую документацию;
• персональную документацию;
• договорную документацию;
• распорядительную документацию;
• учетную кадровую документацию;
• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• отчетную и отчетно-справочную документацию.

     Отдельные комплексы документов обычно имеют  целевую принадлежность различным  структурным подразделениям или  сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.          Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объемам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, договорной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают реализацию функций кадровой службы или референта.¹          

Функции кадровой службы при  организации кадровой работы

     Основной  задачей кадровой службы или референта при организации кадровой работы является практическое осуществление кадровой политики, выработанной руководством фирмы, и ведение кадровой документации в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами.

     Можно назвать следующие основные функции  кадровой службы или референта, обеспечивающие решение этой задачи:

• комплектование коллектива фирмы необходимыми специалистами и техническими работниками;
• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
• документирование трудовых правоотношений фирмы со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;
• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;
• составление отчетной и справочной документации по кадрам;
• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;
• организация проведения регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

     Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему. 

II. Характеристика комплексов кадровой документации

     В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового  значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

     Основным  законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в ретушировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации»,Федеральный закон «О коммерческой тайне», Проект закона о персональных данных. Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т. п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.). 

     1. Нормативная и нормативно-справочная документация

     Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т. д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

     Формирование  информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД). 

2. Плановая кадровая документация

     Комплекс  плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами фирмы, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации работников и т. п. Плановые документы составляются совместно руководством фирмы, сотрудниками финансового подразделения, референтом и руководителями других заинтересованных подразделений фирмы. Программы и планы подписываются обычно руководителем финансового подразделения и утверждаются первым руководителем фирмы.

     Технологическая цепочка процедуры составления  плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения фирмы за предыдущий и текущий периоды времени;
• получение концепции предполагаемого развития деятельности фирмы и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• прогнозирование динамики изменения должностного состава работников фирмы в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
• расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
• расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• разработка проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• согласование, подписание и утверждение программ и планов;
• детализация программ и планов по направлениям деятельности фирмы, структурным подразделениям и филиалам;
• текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности фирмы.

     Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности, имеет, как правило, перспективную направленность.² Например: Программа социального развития коллектива работников фирмы на 2002—2015 гг.

     План  — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, финансирование, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем фирмы или его заместителем.

     К плановой документации относятся также  такие документы, как: структура и штатная численность фирмы, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности фирмы.

     Структура и штатная численность фирмы имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя фирмы или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем фирмы и заверяется печатью фирмы. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.

     Штатное расписание (форма  № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки (персональные и пр.); месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя фирмы или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель фирмы («Утверждаю штат в количестве ___ единиц с месячным фондом заработной платы ____ рублей»). Гриф заверяется печатью фирмы. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.