История делопроизводства в России

В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь - машинистка и секретарь - стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.

25 июля 1963 г. было принято постановление  Совета Министров СССР № 829 "О  мерах по улучшению архивного  дела в СССР", оно ввело в  действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 г. в Московском государственном историко - архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Если до 1969 г. советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они стали получать среднее специальное образование на базе профессионально - технических училищ.

В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец".

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.

Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГСДОУ).

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.

В современном обществе 21 века решение возникающих проблем организации делопроизводства возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей.

Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видов документации.

Требования, устанавливаемы нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а так же учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации. 

 

2. Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), ее цели и задачи.

 

Делопроизводство определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов

 «Документ» - это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Это означает тесную взаимосвязанность понятий «Управление», «Информация», «Делопроизводство», «Документ»

 К приданию информации элементарных законных форм стремились на заре цивилизации Шумеры три тысячелетия назад.

 С введением компьютерных  систем многие предполагали, что  интерес к бумажной документации  постепенно исчезнет. Это было  в 1970-1980 годы. Это мнение оказалось  ошибочным.

В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с магнитным носителем.

По этой аналогии можно вспомнить, что компьютер в «корзине» долго держит стертую информацию.

Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

Этот вопрос охватывает «Основные положения по документированию управленческой деятельности», «Унификацию и стандартизацию управленческих документов», «Виды документов и их классификацию», «Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.

При составлении документов необходимо учитывать все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

 Документы составляются на  двух языках: естественном или  искусственном.

 На естественном языке составляются  рукописные и машинописные документы, на искусственном  языке - перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.

 Единство правил документирования обеспечивается - ЕГСД.

 Для обеспечения взаимоувязки  документов применяется Унификация.

 Каждое ведомство, каждая организация, каждое юридическое лицо может  иметь какие-то реквизиты, свойственные  только своему ведомству, но составление документа должно соответствовать  общему правилу. Рождение любого документа

всегда сопровождается определенной цепочкой: тема документа – черновик документа - согласование  с лицом, который подписывает документ, с финансовым подразделением, с юридической службой, со службой документационного обеспечения, при необходимости – с общественными организациями – печатание документа – согласование чистового экземпляра – регистрация – отправка исполнителям или адресатам – сдача на хранение в архив.

Отдельные виды документов требуют согласования и утверждения  представителей нескольких ведомств и организации. В этих случаях составляются стандарты документов совместного согласования и утверждения, но обязательно – соответственно ЕГСД.

Для обеспечения работы с документами вводятся ГОСТы, ОСТы, РСТ. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Документы по видам делятся по двум группам: первая – документы по общим и административным вопросам, вторая – по функциям управления.

Документы классифицируются:

- как служебные письма:

- как приказы:

- как протокола и т.д.

Оформления их могут быть:

- по месту составления:

- по содержанию:

- по форме:

- по срокам исполнения:

- по происхождению:

- по виду оформления:

- по средствам фиксации:

Подлинник – это подписанный, и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Документ состоит из 29 реквизитов.

 Оформление реквизитов документов:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный  знак.

4. Код организации по ОКПО.

5. Код формы документа по ОКУД.

6. Наименование организации.

7. Справочные данные об организации.

8. Наименование вида документа.

9. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

12. Место составления или издания  документа

13. Гриф ограничения доступа  к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа  в организации.

29. Отметка для автоматического  поиска документа.

Современное деловое письмо

 СДП составляется с условием  унификации, правил оформления, видов  писем и международных требований к письмам.

 Деловое письмо в условиях  унификации – один из важнейших  каналов связи предприятия, организации, учреждения, с внешним миром.

В тексте не должно быть несколько толкований. Унификация письма затрагивает все уровни и аспекты языка:

-его словарный состав,

-морфологию,

-синтаксис,

-графику,

-пунктуацию,

-стиль.

Письма, как правило, пишутся от имени коллективного субъекта.

Письма пишутся на специальных бланках согласно стандарта с комплексом обязательных элементов (реквизитов). Бланки имеют стандарты, реквизиты. Имеются формы сокращения, что не допускает произвольности.

По видам письма бывают:

- письма-просьбы,

- письма-ответы (отказы),

- сопроводительные письма,

- договорные письма,

- письмо-напоминание,

- информационные письма,

- письма-приглашения,

- письма-предложения,

- письма-разрешения,

- письма-подтверждения

Особые требования предъявляются к международным письмам, так как каждое такое письмо – это лицо твоей Родины.

Документирование организационно-распределительной деятельности

Организационная документация включает в себя Устав, Положение и Инструкции.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию системы государственных органов, одного органа или структурного подразделения.

 Инструкция – правовой акт, издаваемый органом госуправления.

 Распорядительные документы  - это документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

 Администрации предприятий, учреждений, организаций издают приказы, инструкции, указания; кооперативные организации  – решения; общественные организации  – постановления, распоряжения.

 

 

Документирование деятельности коллегиальных органов

 Этот вопрос является одним  из важных в работе руководителей  и состоит из оргтехмероприятий  по подготовке совещаний, структура  докладов и отчетов и как  конечный результат – требования  к составлению и оформлению  протоколов.

 Собраниям и заседаниям  предшествует большая подготовительная работа:

- выработка повестки дня и  определение круга предполагаемых  участников;

- ознакомление круга предполагаемых  участников с повесткой;

- подготовка материалов для  рассмотрения на совещании:

- доклад организатора, доклад участников (содоклады), справочно-информационный материал;

- организационное обеспечение: регистрация, размещение, транспорт, питание, культмассовые  мероприятия, информация, снабжение  участников канцтоварами;