История делопроизводства в России

 

Оглавление:

Введение……………………………………………………………………….3

Столбцовое (приказное) делопроизводство…………………………………4

Коллежское делопроизводство……………………………………………….4

Исполнительное делопроизводство………………………….………………5

Делопроизводство в России в XX в…………………………………………..7

Заключение…………………………………………………………………….10

Список литературы…………………………………………………...……….11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

На раннем этапе развития Древнерусского государства и в  период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению  учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения  и развития документирования, т.е. документационного  оформления явлений частной и  общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего  отдельные должностные лица или  органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с  очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к  формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально  их состав пополнялся за счет церковных  псаломщиков и дьяконов. Параллельно  стали вырабатываться устойчивые образцы  обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных  наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными  «пособиями» по делопроизводству. Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного  государства, центром которого стало  Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной  и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется  и система документационного  обеспечения этого аппарата.Высшим государственным учреждением стала  боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения  вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны  и безграничны.«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или  приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных  вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления  и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных  учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

 

Столбцовое (приказное) делопроизводство. В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов - столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку - географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был  особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого  вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи  с созданием системы центральных  и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения, нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой  реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

Следует отметить особенность  регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая  заключалась в том, что регистрация  сопровождала документы в течение  всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались  дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал  в присутствие.В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало  их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом  формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под  текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с  того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет  позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились  совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места  направляли указы, получая от них  рапорты.В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и  формальностей. Однако даже значительно  увеличенные по сравнению с приказами  штаты канцелярских чиновников не в  силах были справиться с обилием  дел.XVIII в. в развитии делопроизводства - это усиление на законодательном  уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих  административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной  численности.

Исполнительное  делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались  императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств  состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В  каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора  департамента и начальников отделений - общее присутствие.

Получили окончательное  и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок  «производства дел» во всех учреждениях  и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

• порядок вступления дел;
• движение их, или собственно так называемое производство;
• отправление дел;
• ревизия;
• отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление  на исполнение и исполнение, регистрация  документов и контроль за их исполнением, отправка документов.В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался  законодательством.До 60-х гг. XIX в. был  распространен коллежский порядок  составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается  сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается  в том, что в начале документа  повторяется вся предыстория  вопроса. Позже этот порядок был  заменен составлением справки, в  которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.Законами устанавливались  определенные правила составления  всех разновидностей документов. В  документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств  дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим  образом оформлена.В XIX в. документы  стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом  углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной  части учреждения, от которой исходил  документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих  документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а  вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия  дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация  хранения документов. Основным признаком  группировки документов в дела оставался  предметно- вопросный; корреспондентский  и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

Делопроизводство  в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях  были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие  специального образования кадры. Уровень  документационного обеспечения  управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она  не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом  с новыми руководителями на своих  рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и  делопроизводстве» за основу был  принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении  текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях  ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято  постановление «О форме бланков  государственных учреждений». В  нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много  внимания уделялось упрощению и  рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные  разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном  институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

Предлагаемая новая система  делопроизводства основывалась на общих  принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
• регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной 
  форме;
• отказ, где возможно, от регистрации вообще;
• число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
• контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с  архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях  и предприятиях РСФСР», в которых  давались рекомендации по составлению  перечней документов и дел, циркулирующих  в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками  хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к  тому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963 г. архивная служба выпустила  «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и  архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и  права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке  и технике и рекомендованы  министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником  Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.