Информационные предпосылки документирования

Документирование-это фиксация информации в структуре материального носителя для последующего ее использованияВ его основе лежит «замещение» фрагмента реальности моделью-текстом, запечатленном на носителе.[]

Путем документирования производится статистический срез с динамически развивающегося объекта. И этот срез запечатлевает всякими технологически возможными способами то состояние объекта, каким он был на момент осуществления действий по документированию.

Результат документирования- документ как его модель- продолжает хранить тот облик, который был запечатлен. Фиксация фрагмента реальности, пространственного положения объектов, их взаимоотношений, качественных определенностей такими, какие они были в момент фиксации-вот социальная миссия документирования. Поэтому в условиях однонаправленного времени, его непрерывного течения от прошлого к будущему, документирование - единственный способ, позволяющий вернуть утраченное хотя бы частично, сохранить для будущего поколения.

Таким образом, при документировании фрагмент реальности отображается в модели.

Средства документирования, как бы то ни было, упрощают, огрубляют реальность, объемность сводят к плоскостному отображению, многомерность к поверхности, движение к статистике, в результате чего изображение всегда отражает реальность, не адекватно ей.

Но эта проблема частично преодолевается мышлением человека. Мы понимаем, что перед нами не фрагмент реальности, а некая условность, реальность, содержащая лишь те стороны и аспекты, которые были обозначены в процессе документирования. Скорее это «гнесеологический образ» реальности. Он предполагает отвлечение от большего или меньшего числа параметров объекта, их некоторую схематизацию, формализацию, замещение абстрактными единицами. Тем не менее эта модель функционально необходима в разных направлениях деятельности, используется во всех производственных и социальных сферах общества.

Термин «документирование» в ГОСТе  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения трактуются как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»[18].

Так же под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией.[14] Документирование-это процесс, который осуществляется по традиционной схеме всех осуществляемых субъектом процессов. Как прцесс он динамичен, осуществляется во времени, развертывается в пространстве и имеет информационную природу.

Информационная природа может быть охарактеризована следующим образом: есть объект документирования-фрагмент отображаемой реальности; есть субъект, который осуществляет это отображение; есть средства которые применяет субъект.

Документирование осуществляет субъект, вооруженный знаниями технологии, орудиями и средствами труда. Документирование начинается в мышлении субъекта и заключается в переводе, имеющейся у него информации о каком либо фрагменте реальности в некоторую последовательность выразительных единиц, формирующих текст. Текст знаменует переход от внутренней мыследеятельности к внешней. Далее действиями субъекта этот текст закрепляется на носителе, в результате чего он обретает стабильную форму.

Документирование представляется прежде всего, как метод, позволяющий оперировать огромным множеством дискретных физических объектов-документов, в результате чего достигается определенная оптимальность информационного взаимообмена. Но сам процесс документирования не един. Он разбивается на подпроцессы, а те, в свою очередь, на операции, различаемые в зависимости от того, какие технологические средства использует субъект.[5]

Поскольку документирование-это процесс, протекающий во времени, то он должен иметь логическое завершение. Появление документированной информации не является завершающей стадией, поскольку после фиксации на носителе она может подвергаться редакции, форматированию, тиражированию, приданию большей достоверности путем наделения юридической силой и т. д. В широком смысле все эти действия тоже попадают в смысловое наполнение термина «документирование». Пока документ «живет» активной жизнью-это все документирование. Думается, что завершение процесса документирования-это либо архивирование, либо уничтожение документированной информации. Архивирование обеспечивает долговременную сохранность, а уничтожение прекращает ее существование.[5]

4. Средства документирования.

Ручные пишущие  средства.

Ручные  пишущие средства являются самыми древними средствами документирования. Их появление было связано с возникновением письменности, с переходом к начертательному способу закрепления, хранения и передачи информации. Самым распространенным средством документирования являлось стило. Это узкая палочка из серебра, кости, меди длиной в 4-5 указательных пальцев с одним концом заостренным, а другим сплюснутым. Плоским концом стирали ошибки, а острым писали. Другое древнее средство документирования – калам. Им писали на папирусе, пергаменте. Калам представлял собой заострённую палочку из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, погружаемую в чернила.

На  смену каламам пришли вороновые перья, утиные, гусиные. В Древнем Риме появились перья из меди, бронзы, серебра, железа. На смену железным перьям пришли стальные, потому что железные быстро изнашивались. В середине 19 века в Европе началось массовое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов.

 В 1809 г. была запатентована  перьевая ручка, которую изобрел  Фредерик Фолш из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил на бумагу. В 1884 г. патент на авторучку получил страховой агент из Нью-Йорка Вотерман, который соединил цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами, дозировавшей поступление чернил.

 Простые орудия письма прошли длительный путь исторического развития, и по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами изобразительного, текстового и ручного документирования. Они отличаются исключительным разнообразием, простотой конструкции, доступностью, надёжностью. Почти все, кому приходилось работать с документами, пользовались ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокую производительность в процессе документирования.

 Механические  и электромеханические  средства документирования.

Человечество  долго пыталась механизировать процесс текстового документирования. Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии в 1714 г. на имя Генри Милля. Его изобретение не нашло какого-либо практического применения, идея изобретателя о последовательности движения литер легла в основу разработанных в дальнейшем пишущих машин. В 19 веке многие изобретатели пытались создать действующую пишущую машину, но все их модели были громоздкими, несовершенными. Удачнее других оказалась модель К.Шоллса, предложенная им в 1867 г. Купивший на неё патент Ф.Ремингтон после ряда усовершенствований наладил производство пишущих машин, получивших достаточно широкую известность. Правда, они имели существенный недостаток – работавший на них человек не видел текста. Изобретатель Ф.Вагнер, устранив этот недостаток, продал своё изобретение Д.Ундервуду. В результате в 1888 г. появились машинки марки “Ундервуд”, также получившие впоследствии широкое распространение.

С начала 1980-х годов ведущие мировые фирмы-изготовители перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов. Эти машины оснащаются дисплеем для предварительного просмотра и редактирования печатаемой информации, которая может быть записана в память для дальнейшего анализа и использования. Иначе говоря, электронные пишущие машины всё больше напоминают персональные компьютеры, отличаясь в то же время от них простотой эксплуатации, умеренной ценой и некоторыми другими качествами.

В течение некоторого времени для составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов использовались пишущие автоматы, представлявшие собой комплекс электромеханических и электронных устройств. Однако в настоящее время они практически вытеснены персональными компьютерами.[6]

5. Способы документирования информации.
1. Эволюция способов документирования.

Первые попытки документирования информации относятся к эпохе возникновения племенных союзов - 20-30-тысяч лет тому назад. Началом стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Греческий историк Геродот свидетельствует о своеобразном документе, переданном персидскому царю Дарию от скифов. «Документ» включал птицу, мышь, лягушку и 5 стрел. Это послание означало следующее: «Если вы, персы, как птицы не улетите в небо, или, как мыши, не зароетесь в землю, или, как лягушки, не поскачете в болото, то не вернетесь назад, пораженные этими стрелами».  [7]                                        

Разновидностью предметного следует считать галечное, ракушечное формы письма. За камешками, ракушками определенного цвета, конфигурации, а также их комбинациями закреплялся определенный смысл. Их передача влекла за собой передачу смысла.                                                                

Индейские племена использовали узелковое письмо, не смысловые единицы закреплялись за шнурками разной тещины, разного цвета, а также за узелками и бусинками. Например в узелковом календаре индейцев Перу один узел на шнурке соответствовал одному дню, по праздничным дням шнур вплеталась красная нить, в дни, омраченные несчастьем, — черная.                                                                    

Древние инки использовали «кипу» — к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нитки и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое смысловое значение. Из столицы в провинцию и обратно инки переправляли такие документы «кипу» с сообщениями о сборах налогов, урожае, о размере военной добычи, о числе пленных и т.д.

В Европе и Азии путники широко использовали палочную форму документирования. Наклонно воткнутая палка на обочине дороги информировала путника о длине пути, о возможных препятствиях и опасностях. Наклон палки указывал направление пути, а насечки и метки обозначали те трудности, с которыми придется столкнуться.

Определенным шагом вперед следует считать появление около 5 тысяч лет тому назад пиктографического письма (pictum — нарисованное, grafo-пишу). Уже на заре человеческой культуры люди стали испытывать потребность закрепить сведения о тех или иных событиях. Смысл сообщения был зашифрован в картинках, понятных всему сообществу. Пиктогафические сообщения древние люди оставили потомкам на стенах пещер, скалах, камнях, воссоздавая в рисунках окружающую их действительность.

Пиктограммы просты и понятны. И сегодня они широко используются в дорожных знаках, на этикетках изделий, на упаковочной таре и т.д.

Если первоначально пиктограмма воссоздавала действительность цельными рисунками, то в дальнейшем рисунок стал распадаться на отдельные элементы, образные знаки. Комбинации этих образных знаков составляли уже не рисунок, а текст. Это явление знаменовало переход от пиктографического к идеографическому (логографическому) письму (ideo — мысль). Для данной формы письма характерно упрощение, стилизация, схематизация рисунков и превращение их в графические знаки. Историки считают, что идеографическое письмо впервые ввели в оборот древние шумеры, которые писали тростниковой палочкой на вязкой глине. Этот материал не позволял выводить кривые линии, круги, поэтому знаки их письма состояли лишь из прямых черточек.

Идеографическое письмо шумеров и аккадцев послужило основой для создания египетского иероглифического письма. Иероглиф переводится с греческого как «священный знак, вырезанный на камне». Китайское иероглифическое письмо возникло совершенно самостоятельно. Сначала отдельные слова изображались пиктограммами, но потом схематизировались, утрачивая элемент изобразительности. В иероглифах — знаках предметов — сохранилось лишь отдаленное сходство с самимпредметом. Массе предметов и явлений соответствует масса иероглифов, которые нужно запомнить и воссоздать для передачи мысли. Одновременно создавались специальные иероглифы для абстрактных понятий.

Возникновение фонетического письма знаменует переход к современной письменности. В середине 2 тысячелетия до н.э. финикийцы изобрели новое, упрощенное письмо, состоящее из 22 знаков. Оно было тесно связано с устной речью и получило название «квазиалфавит». Знаки, представлявшие собой геометрические фигуры, обозначали только согласные звуки. Читающий волен был самостоятельно подбирать соответствующие гласные. Кроме того, финикийцы не разделяли слова, в силу чего текст был очень труден для чтения и более походил на тайный шифр.

Согласно легенде в Грецию алфавит привез финикийский купец Кадм, высадившийся на острове Ферос. По гречески «книга» — «библион» происходит от названия крупнейшего торгового города Финикии — Библа, откуда в Грецию завозили папирус. Финикийское происхождение греческого алфавита доказывается начертанием греческих букв и их семитическими названиями: альфа, бета, гамма, дельта и др. Первоначально греки, как финикийцы, читали справа налево, затем изменили направление письма, соответственно зеркально выразив и написание букв.