Информационные предпосылки документирования

Введение.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. [5]

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино-фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Документирование облегчает решение множества задач в жизни общества. Она является не только способом сохранения качественной определенности информации во времени, но и способом связи между разделенными во времени и в пространстве субъектами, способом фиксации социального опыта, видом коллективной памяти, методом управления структурами общества. Так же документирование предотвращает рассеяние информации в пространстве путем накопления, концентрации ее на материальных носителях.

Данная тема является актуальной для ее изучения. Ведь продукт документирования используется практически во всех областях жизнедеятельности человека. Документированная информация широко применяется в таких сферах как: издательская деятельность;  книготорговая деятельность; средства массовой информации; библиотечное дело; архивное дело; научно-информационная деятельность; музейное дело управление; библиографическая деятельность и многие другие.

Так же, на сегодняшний день, являются актуальными такие проблемы документирования, как проблема вытеснения новыми средствами и способами фиксирования информации старых, не менее эффективных способов; и проблема в непосредственном выборе наиболее рациональных средств ее выражения, с помощью которых создаются документы.

Данные проблемы рассматриваются в работе советского и российского учёного, специалиста в области библиотековедения, документологии, книговедения Столярова Ю. Н. «Соотношение книги с иными видами документа». Ю.Н. Столяров пишет: «Исторический опыт свидетельствует, что с появлением новых средств фиксирования информации прежние, как правило, тоже сохраняются. Старые же, отдав часть своих функций вновь возникшим, обычно начинают новую жизнь, эффективнее выполняя оставшиеся функции. К примеру, потребность в сохранении и распространении знаний, вызвавшая к жизни письменность, не отменила потребности в личном общении, удовлетворяемой устной речью; необходимость в большом числе идентичных экземпляров того или иного произведения, приведшая в середине XV в. к изобретению книгопечатания, не устранила необходимости в рукописях, научной переписке и непосредственном общении ученых между собой. Быстрое развитие газетного дела не привело к отмиранию журналов, а издание журналов нисколько не мешает дальнейшему выпуску книг. Ни кино, ни радио, ни телевидение не только не вытеснили произведения печати как средства научного и художественного познания мира, но, наоборот, сделали их воздействие на читателей более эффективным, а распространение более широким».[17]

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.[10]

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его раз­вития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Задача курсовой работы состоит в рассмотрении и изучении основных положений и стандартов по документированию информации, ознакомлении со способами, средствами, методами создания документов,  а так же со сферами деятельности применения документированной информации.

Исходя из задачи, структура курсовой работы состоит из введения, основной части и заключения, где основная часть включает в себя пять глав, раскрывающих, предпосылки документирования информации, основные понятия, сущность документирования, средства и способы записи информации, области ее применения.

 

1. Информационные предпосылки документирования.

 

Информация играет глобальную роль в образовании и развитий человеческого сообщества. Но механизм ее распространения изначально затруднен из-за специфических свойств распространения и психофизиологических особенностей ее восприятия человеком в материальном мире.

Изначально препятствиями являются пространство и время. Поскольку транслирование информации от одного индивида к другому без материального посредника невозможно, то в качестве природных посредников выступают воздушная и электромагнитная среды, в которых протекает наше существование. Для передачи информации индивид видоизменяет, окружающие его воздушную и электромагнитную среды, которые, в свою очередь, вступают во взаимоотношения с другими Субъектами и воспринимают их измененное состояние.

Таким образом, индивид использует кодирование воздуха и света в качестве своих выразительных средств и способов передачи информации, которые принято называть аудиальны-мы и визуальными.

Итак, подавая звуковые сигналы, голосовой аппарат человека или животного изменяет структуру окружающего воздуха, создавая звуковые колебания определенной частоты, которые распространяются на некоторое расстояние. По мере продвижения они затухают, поэтому звук распространяется в ограниченном пространстве и продолжительность звучания ограничена скоростью распространения звуковых волн, т.е. временем, в течение которого воздух способен сохранять измененную структуру.

Существуя в воздушной среде, человек в процессе эволюции выработал особое коммуникативное средство — членораздельную речь, в которой передача информации осуществляется с помощью слов — набора звуков, за которыми закреплен определенный смысл.

Слово и есть тот универсальный сигнал, который позволяет облечь логическое содержание человеческой информации в материальную форму, благодаря которой она может формироваться, восприниматься, храниться и передаваться, может использоваться людьми в их разнообразной деятельности, В слове воплотилось большое число понятий, каждое из которых опять-таки средоточие информации. Наличие специфического человеческого сигнала - слова - позволяет человеку кодировать информацию, извлекать из сообщения ее смысловое содержание.

Процесс обучения распознаванию слов, который проходит каждый индивид в детстве, приводит к приданию одинакового смысла тем или иным комбинациям звуков в рамках сообщества, что и является основой создания национальных языков. Членораздельность человеческой речи обеспечивает возможность выразить с помощью ограниченного количества речевых звуков — элементов разной сложности (звуков, слогов, слов, предложений) безграничное многообразие мыслей, намерений и чувств человека.

Манипулируя выразительными средствами, наблюдаемыми визуально, мы тем самым используем другую природную среду, служащую материальным носителем визуальной информации  электромагнитные колебания в определенном диапазоне — световые волны, которые, отражаясь от поверхности предметов, деформируются, изменяют свою длину, а, следовательно, и воспринимаемый цветовой спектр. Из получаемых в результате цветовых комбинаций, тонов и полутонов воссоздаются органами зрения образы наблюдаемых материальных предметов.

Время существования зрительных образов весьма непродолжительно, так как электромагнитные колебания распространяются с огромной скоростью. Перемещение источника информации  объекта отражения - мгновенно вызывает и исчезновение его визуально наблюдаемого образа.  Обе среды в качестве материального носителя информации тут рассматриваться с точки зрения удобства для использования и с точки зрения ограничений, которые они накладывают на коммуникативный процесс.

Человек, да и все биологические существа, эволюционно приспособлены к существованию и функционированию в воздушной и электромагнитной средах. Поэтому они удобны для передачи информации, ибо органы чувств (зрение, слух) идеально им соответствуют. Но одновременно эти среды неудобны, потому что не позволяют хранить и накапливать информацию, а также имеют ограничения в ее пространственном распространении.

Пространственная и временная ограниченность аудиального и визуального способов передачи информации преодолевается природой на уровне конкретного индивида. Эволюционно сформировался головной мозг, в структуре нервных связей которого фиксируются образы воспринимаемой информации, а передвигаясь в пространстве и распространяя информацию, человек сам выступает в роли ее материального носителя. На начальных этапах структуризации общества этого было достаточно.[6]

Но память отдельного человека — ненадежный инструмент. Человек может забыть содержание сообщения, исказить его, не суметь адекватно его передать. Умирая человек, уносит с собой накопленную в памяти информацию. С развитием общества накапливаются и знания, объем которых память отдельного человека вместить не может. Эти причины поставили человеческое сообщество перед необходимостью фиксации информации в структуре какого-либо жесткого материального носителя, позволяющего впоследствии ее неоднократно использовать  для консервации информации или ее документирования.

 

2. Понятие о документах, способах документирования и о носителях информации.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.[16]

Документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.[4]

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.[4]

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.[13]

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления)[16]

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.[]

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.[4]

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.[16]

Сегодня в практике жизнедеятельности используются следующие способы документирования:

•   предметное документирование;

•   знаковое документирование;

•   изобразительное и чертежно-графическое документирование;

•   фото-документирование;

•   кино-документирование;

•   звуковое документирование;

•   компьютерное документирование

 

 

3. Сущность документирования.