Характеристика современной системы кадровой документации

     -журнал  регистрации приказов о командировках  работников;

     -журнал  регистрации командировочных удостоверений;

     -журнал  регистрации служебных зданий;

     -журнал  регистрации локальных нормативных  актов;

     -книга  учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

     -приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовой  книжки и вкладыша в нее;

     -журнал  регистрации приказов о поощрениях  и наложении дисциплинарных взысканий;

     -журнал  выдачи справок по личному  составу;

     -журнал  учета больничных листов;

     -журнал  учета несчастных случаев на производстве.

     Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы  разрабатываются самой организацией.

     5.2Табель  учета рабочего  времени.

     На  предприятиях ведутся табели учета использования рабочего времени (типовые межотраслевые формы № Т-12 и Т-13). Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля прибытия на работу.

     Табель  учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того чтобы:

     -ежедневно  учитывать, как сотрудники используют  свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;

     -получать  данные об отработанном времени;

     -рассчитывать  зарплату;

     -составлять  статистическую отчетность по  труду для органов статистики.

     Табель  составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных  подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. Табель ведется в течение месяца, а в конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.⁶

     6. Информационно - справочная документация.

     6.1 Справка – 1) документ информационно - справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству;

                    2) документ, подтверждающий  сведения биографического или  служебного характера.

     Справки, отражающие основную деятельность организации, могут внешними и внутренними. Внешние  справки составляются для представления  в другую вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаге формата А4.

     Текст справки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем.

     Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического  или служебного характера. Составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

     6.2 Служебная записка- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

     Служебную записку подписывает непосредственно составитель или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

.

 

Глава 2.Защита персональных данных работника

     Деятельность  любого работодателя связана с подбором персонала, а также с накоплением, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о работниках. В результате формируется комплекс так называемых персональных данных работников, который входит в круг информации подлежащей защите от несанкционированного доступа.

     Статьей 23 Конституции Российской Федерации  гарантируются личная тайна, семейная тайна, неприкосновенность частной  жизни, защита чести и доброго  имени гражданина. Разглашение этой тайны, т.е. несанкционированное, бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб субъекту персональных данных.

     В соответствии со ст. 3 Федерального закона № 152 – ФЗ операторами персональных данных, организующими и осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных, являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица.

     Персональные  данные работника могут накапливаться  по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей в себя:

     -личные  дела и трудовые книжки работников;

     -документы,  возникающие при оформлении трудовых  правоотношений ( при решении вопросов  о приёме на работу, переводе, увольнении, поощрении и т.п.);

     -документы  по анкетированию, тестированию и т.п.;

     -приказы  (распоряжения) по личному составу;

     -документация  по аттестации сотрудников, служебным  расследованиям и т.п.;

     -учетная  документация (картотеки, книги,  журналы и другие); 

     -аналитическая  и справочная документация, как  используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;

     -отчетная  документация, передаваемая в государственные  органы статистики, налоговые органы  и другие учреждения.

     Персональные  данные относятся к категории  конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

     Согласно  трудовому законодательству работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в ст. 5 Федерального закона №152 – ФЗ.

     С другой стороны, ст. 86,87, 88 ТК РФ обязывают  работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а так же их права и обязанности в этой области. В этом случае работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации Положение о защите персональных данных работников.

     Положение об обработке персональных данных работников – это локальный нормативный акт, в котором установлены требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

     Положение об обработке персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом и является обязательным для исполнения всеми работниками. Работник должен быть ознакомлен с Положением о персональных данных под роспись. Роспись об ознакомлении содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, должность, дата, подпись.⁷

 

Заключение

Делопроизводство  – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

     Документирование  осуществляется на естественном языке, а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. Вся документация оформляется согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003г. и Постановлению Госкомстата от 05.01.2004г. Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и т.д.).

     Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

     К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

     Кадровая  документация сопровождает весь процесс  взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

     При приёме нового работника он, как  правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

     В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов, он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

     На  современных предприятиях происходит процесс автоматизации делопроизводства с использованием усовершенствованных СУБД "Делопроизводство", "Workflow", "1С: Делопроизводство", "Парус-делопроизводство" и т.д. 
 

 

Список  использованной литературы

1. Газета «Налоги»,2009,№14
2. Журнал «Новая бухгалтерия»,2008,№5.
3. Постановление  Госкомстата России от 05. 01. 2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
4. В.И.Андреева «Справочник кадровика» №10, 2006.
5. А.Р.Бахарев, О.А.Ковалевская «Кадровое дело для новичков» - 6-е издание. Новосибирск.2010.- 432 с.
6. Л.А.Ленкевич. «Делопроизводство» Издательский центр «Академия»,2009.- 256 с.
7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебное пособие. - изд.7-е, перераб. и доп. – М.: Знание, 2006. – 459 с.
8. .Е.В.Меркулова «Практическое делопроизводство» пособие для секретаря и кадровика – М.: Омега-Л, 2010.- 188 с.
9. А.В. Пшенко « Документационное обеспечение управления» Издательский центр «Академия»,2009.-176 с.