Характеристика современной системы кадровой документации

     1.4График отпусков - локальный нормативный акт, применяется для отражения сведений о времени распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем  не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника.

     Документ  содержит следующие реквизиты:

     - наименование структурного подразделения;

     -профессии  (должности) по штатному расписанию;

     -фамилию,  имя, отчество работника;

     -табельный  номер;

     -количество  дней отпуска, запланированную  и фактическую дату его начала , а так же основание для  перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения.

     Форма № Т-7 постановления  Госкомстата  России от 05. 01. 2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

     1.5Должностные  инструкции - локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой должностью. Основой для составления документа и оформления должностных инструкций служит «Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда России от 21. 08. 98 № 37.²

     2.Распорядительная  документация

     2.1Приказы  по личному составу - готовятся отделом кадров при приеме на работу, назначении на должность, предоставлении отпуска, направлении в командировку, взысканиях и поощрениях сотрудников, увольнении и т.д. для составления приказов используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1

     Приказ  оформляется на бланке конкретного  вида документа и на чистом листе, как правило формата А 4. . В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу" (Приложение 1), "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" (Приложение 2), "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.

     В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами. А имя и отчество – строчными буквами, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издаётся приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

     Образующиеся  в организации приказы по личному  составу имеют следующие сроки  хранения:

     -приказ  о предоставлении ежегодных оплачиваемых  и учебных отпусков; 5лет

     -приказ  о краткосрочном командировании  работников (в пределах страны); 5 лет

     -приказ  о дежурстве; 5лет

     -приказ  о применении дисциплинарного  взыскания; 5 лет

     -приказ  о приеме на работу; 75 лет

     -приказ  о переводе на другую работу; 75 лет

     -приказ  об увольнении; 75 лет

     -приказ  о поощрении; 75 лет

     -приказ  об изменении библиографических  данных; 75 лет

     -приказ о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы; 75 лет

     2.2 Приказы по основной  деятельности – регламентируют деятельность кадровой службы. Приказом по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия. Они издаются, когда требуется довести до сведения директивные документы, поступившие из вышестоящих органов, и необходимо наметить конкретные  мероприятия, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

     Приказ  вступает в силу с момента его  подписания, если иной срок не указан в тексте. Право подписи приказа определяется законодательством. Как правило, приказ подписывает руководитель или его первый заместитель, а так же некоторые должностные лица в соответствии с их обязанностями, полномочиями и компетенцией.

     Следует  обратить внимание, что приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела!³

     3.Персональная  документация.

     3.1Трудовая  книжка – основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 «О трудовых книжках» и изданной на его основе Министерством труда Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 №69). С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

     а) приходно-расходная книга по учету  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

     б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

     При получении трудовой книжки в связи  с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

     Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

     Бланки  трудовой книжки и вкладыша в нее  хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

     Трудовые  книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его  ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

     3.2 Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях, и налагаемых на работника взысканиях. В завершении личного дела подшиваются копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.⁴

     3.3 Личная карточка  работника – является одним из основных документов кадровой документации. Форма карточки типовая (Форма №Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

     В обязательном порядке проставляются  дата заполнения карточки и подпись  лица, на которое она заведена. При  увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

     По  краям личной карточки предусмотрена  зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

     Не  реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).

     При изменении сведений о работнике  в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

     Личные  дела должны храниться в архиве 75 лет. 

     4.Договорная  документация.

     4.1Трудовой  договор (контракт) – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

     В трудовом договоре устанавливаются  условия найма, организации и  оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответственность сторон, а также основания по его досрочному расторжению.

     Трудовой  договор оформляется в письменной  форме в двух экземплярах: 1-йэкземпляр хранится на предприятии, 2-й – у сотрудника.

     В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса  РФ трудовые договора заключаются на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

     После подписания обеими сторонами трудового договора администрация организации не вправе  требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст.60 Трудового кодекса РФ).

     Трудовой  договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора в пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными правовыми актами, а также документами предприятия.

     Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

     Трудовой  договор должен быть заключен не позднее трех дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.⁵

     5. Учетная кадровая  документация.

     5.1Учетные  формы (книги, журналы)  кадровой документации.

     Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации  для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу, при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

     Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

     -журнал  регистрации трудовых договоров;

     -журнал  регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

     -журнал  регистрации приказов о предоставлении отпуска;