Документирование трудовых отношений (трудовой договор, приказ по личному составу, личное дело…)

     Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному  лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя), В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:

а) фамилия, имя, отчество работника;

б) фамилия, имя, отчество работодателя;

в) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует,

г) условия  трудового договора, подразделяемые на существенные и пр.  

  К существенным условиям трудового договора относятся следующие:

а) место  работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);

б) дата начала работы, с которой работник приступает к ее исполнению. Эту дату следует рассматривать в качестве конкретного момента времени, начиная с которого работник приступает к исполнению обозначенной в договоре трудовой функции. Дата начала работы может наступить позже даты подписания трудового договора или совпадать с нею. Для срочного договора здесь же указывается продолжительность его действия — количество лет или месяцев;

в) наименование должности, специальности, профессии  с указанием квалификации (в соответствии со штатным расписанием организации) либо конкретная трудовая функция работника — если последняя не укладывается в рамки одной должности, профессии или специальности;

г) права  и обязанности работника. Как  правило, это те права и обязанности, которые применительно к возлагаемой на работника трудовой функции конкретизируют (дополняют, уточняют и т. п.) права и обязанности, предусмотренные для данной категории работников общими нормативно-правовыми актами;

д) права и обязанности работодателя — по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается трудовой договор. Помимо основных обязанностей (своевременная и полная выплата работнику заработной платы, создание оптимальных условий для его работы), здесь же отражаются и прочие обязанности работодателя, выполнение которых существенным образом отражается на характере трудовых отношений сторон договора (например, обязанности по созданию безопасных условий труда — прим, авт.);

е) характеристики условий труда работника, а также  компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или (и) опасных условиях — с указанием конкретных показателей (параметров, характеризующих условия труда, размеров выплат и т. п.);

ж) режим  труда и отдыха работника. С учетом примечания в данном случае в содержании трудового договора должны найти свое отражение такие условия, как неполный рабочий день или неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гибком графике работы) и т. п.;

з) условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии), даты их выплаты. При этом размеры тарифной ставки (должностного оклада) указываются в полном соответствии с соответствующими нормативно-правовыми актами. Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий), указываются основания и условия для их выплаты работнику;

и) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника — т. е. дополняющие обязательное социальное страхование на случай причинения вреда здоровью работника в связи с исполнением трудовой функции, предусмотренной данным договором.

     Кроме того, в трудовом договоре могут  определяться условия:

— об испытаниях работника;

— о  неразглашении работником охраняемой законом тайны.

     Следует подчеркнуть, что данное условие  может быть включено только в трудовой договор, заключаемый с работником, которому сведения, составляющие охраняемую законом тайну, станут известны в связи с исполнением возлагаемой на него по договору трудовой функции. Кроме того, в этом случае в трудовом договоре или приложении к нему должно быть точно указано, какие именно сведения, содержащие в себе охраняемую законом тайну, доверяются работнику;

— об обязанности  работника отработать на предприятии  по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока.

  Подчеркнем, что ни одно из условий трудового договора, подписанного сторонами, не может быть изменено в пользу одной из них, кроме как по отдельному письменному соглашению между ними, составляющему неотъемлемую часть трудового договора.

     Работодатель  вправе отказать работнику в заключении трудового договора в случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ.

     Как правило, речь идет о тех случаях, когда, помимо необходимых деловых и профессиональных качеств, работник должен соответствовать и другим обязательным для приема на работу в данную организацию (учреждение) требованиям. В ряде случае заключению трудового договора предшествует медицинское освидетельствование работника, а также его испытание. Случаи проведения этих мероприятий также определяются законодательством РФ.

     Целью медицинского освидетельствования  является установление соответствия состояния здоровья работника характеру (сложности, напряженности и т. п.) предлагаемой ему работы.

     Одновременно  медицинское освидетельствование  служит задачам охраны здоровья работника и прежде всего предупреждению профессиональных заболеваний. Для проверки соответствия работника поручаемой работе последний может быть на основании соглашения сторон по договору подвергнут испытанию.

     Условие об испытании во всех случаях указывается  в трудовом договоре.

     Весьма  важным является вопрос о том, когда  именно трудовой договор вступает в законную силу. Время вступления трудового договора в силу регламентируется ст. 61 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье "трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами.., либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя". Следовательно, работник обязан приступить к исполнению обязанностей по трудовому договору со дня, определенного последним.

Общие требования к оформлению трудового договора. Состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора.

     Заключение  трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:

а) письменное оформление трудового договора;

б) составление  трудового договора в двух экземплярах;

в) подписание трудового договора обеими сторонами (сотрудником и работодателем). При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

а) паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

б) трудовую книжку (за исключением случаев, когда  трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства);

в) страховое  свидетельство государственного пенсионного страхования;

г) документы  воинского учета (для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

д) документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).

     На  основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике — персональные данные, данные о его образовательной и профессиональной подготовке, о его квалификации и т. д. Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.

     Если в процессе ознакомления с содержанием трудового договора у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в двух экземплярах). После этого трудовой договор передается на подпись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (экземпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).

Личное  дело сотрудника организации

      Личное  дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

     Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие  документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

     В состав личного дела должны входить  следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в  личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография  или резюме;

• копии  документов об образовании;

• копии  документов об утверждении в должности;

• копии  характеристик;

• трудовой договор;

• копии  приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки  и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

     Внутренняя  опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Трудовая  книжка: выдача, оформление, хранение

   Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

     Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

     Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках").

     Трудовые  книжки ведутся на всех сотрудников  государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

     Трудовые  книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

     Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

     Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

     Трудовая  книжка является документом, требующим  точного оформления.

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием на работу, перевод  на другую постоянную работу, увольнение;