Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

 

2.2 Унифицированная форма карточки  № Т-2

 

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:

- формирование учетных массивов  информации;

- обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);

- составление регламентированной  отчетности по кадрам и выдачу  справочной и справочно-аналитической  информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежат заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2 (приложение 12), а для государственных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки – А3 (2А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание таких форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении граждан на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повешение квалификации; профессиональная переподготовка, аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; увольнение. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» предусмотрена роспись работника за каждую запись.

Личная карточка заполняется работникам кадровой службы в одном экземпляре, все данные вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом.

После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в который вносятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. Подобный способ систематизации карточек позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись и ставится роспись увольняющего в получении им трудовой книжки (подобная запись ставится в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Помимо личной формы № Т-2 в кадровой службе с необходимых случаях вводится ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышением им квалификационного уровня. Такие карточки расставляются по шифрам специальностей и в порядке алфавита (фамилий).

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководителей и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, уезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.

Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.

Для получения данных о составе и сменяемости работников по каждой отдельной должности и учета вакантных должностей ведутся традиционные или электронные должностные карточки. Карточка заполняется на каждую должность независимо от того, замещена она работником или нет. В карточку заносятся данные о сотрудниках, последовательно занимавших эту должность. Группировка карточек осуществляется по структурным подразделениям или подведомственные организациям, а внутри – по старшинству должностей. Карточки на вакантные должности выделяются в специальный раздел картотеки. В кадровых службах многих организаций вместо должностной картотеки ведутся традиционные или электронные штатно-должностные формуляры, которые по своему назначению идентичны указанной картотеки.

Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку личных дел, необходимую для быстрого нахождения того или иного дела. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает в себя: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т.д.

Следовательно, в кадровой службе ведутся следующие виды традиционных или электронных учетных картотек (учетного аппарата): картотека личных карточек, статистическая картотека руководящих и ответственных работников, картотека специалистов, картотека научных работников, должностная картотека, алфавитная картотека, контрольная картотека и ряд картотек персонального учета в зависимости от специфики организации.

В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко используются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава, количество которых доходит до 30 различных видов.

Обычно журнал или книга учета заводится по каждому четно-справочному направлению работы в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, справочных и аналитических запросов для быстрого подсчета массовых показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности.

Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает прежде всего из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников.

Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов баз данных, в которых эта запись имеется.

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.

Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочно-отчетная информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по вопросам, касающимся отдельных работников.

К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность, которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выдаются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения).

В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на автоматизированной технологии.

 Подобная технология резко  повышает эффективность управления  персоналом за счет оперативного  получения полных и достоверных  данных по всем функциям, включая  не только статистический и  персональный поиск необходимых  сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогноозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.

 

 

Заключение

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением необходимых документов.

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих - № Т-2ГС.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Айман, Т. О. Делопроизводство : образцы  документов. – 2-е изд. / Т. О. Айман. –  М. : Издательство РИОР, 2005. – 272 с. – ISBN 5-9557-0144-3.

2. Андреева, В. И. Практика делопроизводства : организация и ведение : учебно-практическое  пособие / В. И. Андреева. – М. : КНОРУС, 2006. – 272 с. – ISBN 5-85971-209-Х.

3. Березина, Н. М. Современное делопроизводство. – 2-е изд. / Н. М. Березина. - СПб. : Питер,2005. – 253 с. – ISBN 5-469-00960-2.

4. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства  и персональный менеджмент : учеб. пособие / И. Н. Васильева. – М. : Вузовский  учебник, 2004. – 243 с. – ISBN 5-9558-0014-Х.

5. Делопроизводство в кадровой  службе / сост. А В. Верховцев. – 7-е изд. – М. : ИНФРА-М,2004. – 234 с. – ISBN 5-16-002143.

6. Делопроизводство : образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд. / В. В. Галахов. – М. : ТК Велби, изд-во  Проспект, 2004. – 456 с. – ISBN 5-98032-024-5.

7. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка  служебных документов / Ю. М. Демин. –  СПб. : Питер, 2005. – 224 с. – ISBN 5-9579-0037-0.

8. Елизаветина, Т. Делопроизводство  на компьютере / Т. Елизаветина. –  М. : ИНФРА-М, 2005. – 312 с. – ISBN 5-16-001873-5.