Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

- справки разного рода о данном  работнике;

- приказы (распоряжения) о прекращении  действия трудового договора (контакта).

Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.

Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.

Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

 

1.2 Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу

 

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

- предварительную договоренность  о переводе заинтересованных  сторон – работника и работодателя (в лице руководителя организации  и руководителей структурных  подразделений);

- написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);

- написание руководителем структурного  подразделения, в котором трудится  работник, представления или докладной  записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);

- согласование (визирование) заявления  и представления (докладной записки) с руководителями функциональных  структурных подразделений –  планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

- передачу заявления работника  и представления (докладной записки) первому руководителю организации  для принятия решения (резолюции);

- при положительном решении  вопроса – обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости – внесение в текс дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

- составление (как правило, заполнение  электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;

- визирование приказа, подписание  приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

- информирование руководителей  структурных подразделений о  факте перевода работника и  необходимости внесения соответствующих  изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);

- внесение необходимой записи  в дополнение к личному листку  учета кадров;

- внесение необходимых записей  о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;

- внесение необходимых изменений в первичные бухгалтерские документы;

- внесение соответствующей записи  в трудовую книжку.

Заявление о переводе имеет следующую форму, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.

(Место для резолюции)

Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.

Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи)

или

Прошу перевести меня на должность инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».

Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости – руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).

Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.

Например:

 «2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового  отдела, с его согласия, на должность  ведущего специалиста того же  отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му  разряду ЕТС.

Основание: контракт от _____№_____, заявление Г.А. Петрова от_____ с резолюцией ______ от _______, докладная записка заведующего планово-финансового отдела Л.Д. Ефимова от______.

С приказом ознакомлен: роспись, дата».

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 (приложение 4) или № Т-5а (приложение 5). Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с сопоставлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.

 

1.3. Документирование процедуры увольнения работников

 

Технологическая цепочка прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

- составление инициативного документа  об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной  инициативе) или докладной записки  руководителя структурного подразделения  или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

- передача работником заявления  руководителю структурного подразделения  для визирования и направления  в кадровую службу;

- передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

- ознакомление с докладной запиской  работника; проставление им росписи  ознакомления;

- проведение с увольняющимся  по собственной инициативе работником  собеседования в кадровой службе  с целью выяснения причины  увольнения и нового места работы;

- составление при увольнении  по инициативе работодателя служебной  записки на имя первого руководителя  организации с обоснованием причины  увольнения и применяемой при  увольнении статьи Трудового  кодекса;

- передача заявления, докладной  записки и при необходимости – служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

- принятие первым руководителем  решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявление  или докладной записке;

- при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнении работника; подписание обращения первым руководителем организации;

- получение кадровой службой  от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнении работника;

- прием от работника всех  числящихся за ним материальных  ценностей, документов, дел, инструментов  и приборов, в необходимых случаях – составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;

- составление сотрудником кадровой  службы унифицированной или традиционной  индивидуальной формы приказа  о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (формы  № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного  экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;

- визирование приказа, подписание  приказа руководством организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

- внесение необходимой записи  в дополнение к личному листку  по учету кадров в личном  деле работника;

- внесение необходимой записи  об увольнении и выдаче трудовой  книжки в личную карточку;

- внесение необходимых отметок в табель рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

- сдача работником в кадровую  службу удостоверения или пропуска  для входа в здание организации;

- получение гражданином расчета  по заработной плате и трудовой  книжки; роспись за получение трудовой книжки.

Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.

 (место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.