Документирование кадровой деятельности

3) по ходатайству непосредственного  руководителя работника. Инициатива  непосредственного руководителя  выражается в документе, озаглавливаемом   «представление»;

4) по ходатайству представительного  органа работников. Свое мнение представительный орган может изложить в той  же форме, что и непосредственный руководитель работника, т.е. в представлении.

О снятии дисциплинарного  взыскания издается отдельный приказ. Он выпускается на основании резолюции руководителя организации на документе,  содержащем просьбу или предложение о снятии с работника взыскания. При этом в документах по кадровому учету (листах взыскания, журналах поощрений и взысканий, др.) проставляются соответствующие отметки. Снятие дисциплинарного взыскания означает, что работник считается не имеющим данного взыскания. Если снимаются все взыскания, то об этом должно быть предельно точно указано в приказе; если только одно, то в приказе о снятии взыскания указывается существо проступка и даются ссылки на приказ о применении именно этого дисциплинарного взыскания.

 

2.2 Анализ нормативно  – методических документов, регламентирующих  правила создания и оформления  документов в 

ОАО БМК.

 

Проведем анализ на примере нормативно – методических документов, использующихся в ОАО БМК по результатам учебной практики, личных наблюдений.

Оформляются проекты  приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В качестве первого  анализируемого документа был выбран приказ ОАО БМК  О  введении в действие документации процесса «Управление персоналом» (приложение №3).

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

В процедуре издания приказов можно выделить восемь этапов^:

1. Инициирование издания приказа.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа.
7. Регистрация приказа.
8. Доведение приказа до исполнителей.

Итак, проект данного приказов напечатан  на бланке формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов».

Левое поле используется для подшивки документа в дело.

В соответствии  требованиям  формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 при анализе данного документа  выявлено следующее:

- наименование организации  - автора документа - БМК;

- наименование вида документа -приказ;

- дата, номер (в пределах  календарного года) – 

№105 от 02.04.2010. Недостатком  оформления данных реквизитов в приказе  №105 следует отметить отсутствие ометок;

- место издания –  Белорецкий металлургический комбинат;

- индекс документа – не проставлен;

- заголовок – о  введении…;

- подпись – В.Г.Камелин;

- текст;

- гриф согласования  – не проставлен;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело не проставлены.

Несколько слов о составлении  текста данного документа. Констатирующая часть текста начинается со слов «с целью» - что соответствует стандарту; от распорядительной части констатирующая отделена словом «приказываю»; Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Так же, по видам  деятельности данный документ является документом по  функциям управления;

 по наименованию  – служебное письмо;

  По способу фиксации  исследуемый документ является   письменным,      подготовленным  на множительном аппарате, напечатанным  на ПК,   материальным носителем является бумага;

По месту составления  документ используется для решения  внутренних вопросов;

По степени сложности  документ является простым;

По степени гласности  документ является открытым;

По срокам исполнения – не срочным

По юридической силе документ является подлинным и не действительным по истечению срока действия;

По стадиям создания документ является оригиналом;

По происхождению –  служебным;

По срокам хранения документ является документом временного хранения.

Следующий документ в  анализе – протокол №18 (приложение №4).

 Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

1. наименование организации;

2. наименование вида  документа;

3. дату;

4. номер;

5. указание места издания  документа;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подписи.

Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом:

 

       1.  Согласно ГОСТу, наименование организации присутствует в          исследуемом документе ;

2.  Наименование вида  документа - протокол;

3.  Дата – проставлена;

4.  Номер -  проставлен;

5.  Указание места  издания -есть;

6.  Заголовок к тексту -отсутсвует;

7.  Текст - есть;

8.  Подписи - подписи  председателя  секретаря;

В сравнении с формуляром образцом, где обязательными  являются 8 реквизитов, в данном протоколе в наличии 7.

1. Исследуемый документ оформлен на бланке формата А4 продольного расположения реквизитов, на бумаге белого цвета.

С точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов реквизитов  порядка их расположения выявлено следующее:

2.  наименование вида документа - на документе есть название организации, и находится данный реквизит соответственно формуляру образцу;

3.  дата - для данного  реквизита на бланке документа  проставляется отметка. В исследуемом  документе обнаружено, что реквизит  дата расположен верно, но не проставлена отметка;

4.   регистрационный  номер документа (или регистрационный  индекс ) - это цифровое или буквенно-цифровое  обозначение, присваемое документу  при его регистрации. Регистрационный  номер относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

В ходе исследования данного  протокола было выявлено следующее:  реквизит расположен на месте, предусмотренном  ГОСТ Р 6.30 - 2003, вправо от реквизита дата; составлен в цифровом варианте, отметка  не проставлена;

5. указание места издания – Белорецкий металлургический комбинат

6. Заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание  документа. Заголовок может отвечать  на вопросы о чем? о ком?  чего? кого? должен располагаться  под реквизитами бланка, печататься  через один интервал, не должен занимать более пяти строк. точка в конце заголовка не ставится. заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4. бланк документа может при необходимости включать  ограничительные отметки для верхних границ зон расположения данного реквизита.

в данном документе заголовок  отсутствует

7.  Текст протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Вводная часть оформляется  в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Cсекретарь – фамилия  и инициалы;

Присутствовали - фамилии  и  инициалы присутствующих сотрудников  в алфавитном порядке.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт нумеруется, записывается с  новой строки и отвечает на вопрос "о чем?".

Основная часть состоит  из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого раздела  строится по схеме:

Слушали:

Выступили: (Решили).

После двоеточия на следующей  строке с абзаца пишутся фамилии  и инициалы выступавших и через тире -  краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил  текст своего выступления, то после  тире указывается: "текст выступления  прилагается (приложение 1)".

вопросы, задаваемые в  ходе обсуждения, фиксируются в протоколе  вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью. В процессе исследования данного  протокола были выявлены следующие  недостатки:

1. список присутствующих  сотрудников написан не в алфавитном порядке;

2. пункты  повестка  дня, имена председателя и секретаря,  список выступивших отсутствуют.

3. подпись - реквизит, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица. В данном документе проставлено верно.

Порядок и расположение реквизита «текст» выполнен согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003Реквизит «текст» текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяют в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруются. Текст документа на формате А4 оформляется через 1,5 – 2 межстрочных интервала. Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаком препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Тире – как знак переноса не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

1. По видам деятельности данный документ является документом по функциям управления;
2. По наименованию документ называется протокол;
3. По способу фиксации исследуемый документ является письменным, подготовленным на множительном аппарате, напечатанным на ПК, материальным носителем является бумага;
4. По месту составления документ используется для решения внутренних вопросов;
5. По степени сложности документ является простым;
6. По степени гласности документ является открытым;
7. По срокам исполнения – не срочным
8. По юридической силе документ является подлинным и не действительным по истечению срока действия;
9. По стадиям создания документ является оригиналом;
10. По происхождению – служебным;
11. По срокам хранения документ является документом временного хранения.

Следующим документом рассмотрим Распоряжение (приложение №7).

 

Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации  - автора документа;

- наименование вида  документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- дата, номер (в пределах  календарного года);

- место издания;

- заголовок;

- подпись;

- текст;

- гриф согласования;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Из всех перечисленных выше реквизитов присутствуют все, кроме визы согласования.

Особого внимания заслуживают  размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее
• В рассматриваемом документе данные требования соблюдены.