Документирование кадровой деятельности

Документы, входящие в  каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе постараюсь дать общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные  акты.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что  большинство локальных актов  обязательны для всех сотрудников  организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). 
В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

  Распорядительные документы.

К этому виду внутренних документов относятся приказы и  распоряжения руководителя. С их помощью  директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого  должностного лица компании делятся  на две самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу (Приложение № 2), об увольнении, о переводе на другую должность (Приложение №3), о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в  первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

Так, одним из оснований  для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии - трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий  приказов других работодателей в  трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

  Информационно-расчетные  документы.

Информационно-расчетные  документы ведутся кадровой службой  для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который  зачисляется на основании этого  приказа), информационно-расчетные  бумаги двигаются в обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Внутренняя  служебная переписка

Внутренняя переписка  в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной  переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета  и контроля.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации  для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

1. Документы кадровой службы
2. Обязательные документы:
3. Правила внутреннего трудового распорядка
4. Инструкция по охране труда
5. Положение о защите персональных данных работников
6. Штатное расписание
7. Личная карточка
8. Табель учёта рабочего времени
9. График отпусков
10. Приказы по основной деятельности
11. Приказы по личному составу
12. Трудовая книжка
13. Трудовой договор
14. Заявления работников
15. Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них
16. Журнал учёта мероприятий по контролю
17. Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда
18. Документы, имеющие рекомендательный характер:
19. Коллективный договор
20. Должностные инструкции
21. Положение об оплате труда и премировании
22. Личные дела
23. Справки о трудовой деятельности
24. Копии приказов о приёме на работу и увольнении
25. Докладные записки
26. Журналы учёта военнообязанных
27. Документы, зависящие от специфики организации:
28. Положение об охране коммерческой тайны
29. Журнал прохождения медицинских осмотров
30. График сменности
31. Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• личные заявление работников предприятия;
• графики отпусков;

Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику  работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

• в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
• в качестве  работника – граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
• режим труда и отдыха;
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
• Приказ о расторжении трудового договора по инициативе  работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе  работника:
• наименование организации;
• коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);
• дату прекращения действия трудового договора;
• Ф.И.О. работника;
• табельный номер;
• структурное подразделение;
• должность, специальность, профессия, разряд;
• основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;
• основание для издания приказа (заявление работника);
• личная подпись руководителя организации;
• личная подпись работника;
• дата.