Документирование кадровой деятельности

Приказ о расторжении  трудового договора по инициативе  работника может составляться, как  индивидуально (форма Т-8), так и  сводно на несколько работников (форма  Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе  работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.

Приказ, подписанный с  использованием факсимиле, а также  неуправомоченным лицом не имеет  юридической силы.

После подписания приказ  датируется и нумеруется, и обязательно  работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.

Таким образом, Приказ о  расторжении трудового договора по инициативе  работника носит  распорядительный характер и имеет  важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется  на работников всех категорий в одном  экземпляре на основании соответствующих  документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и  даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения»  для полноты учета лиц, обучающихся  в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется  для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых  работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки  в личной карточке работника, а бухгалтерия  производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в  сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия  о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме  или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Приказ о  наложении дисциплинарного взыскания

Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, не допускается.

О применении дисциплинарного  взыскания работодатель должен издать приказ.

Если применяется такое  взыскание, как увольнение по соответствующим  статьям, приказ составляется по унифицированной  форме № Т-8 или № Т-8а.

Поскольку унифицированная  форма приказа о применении к  работнику таких дисциплинарных взысканий, как замечание и выговор, пока не утверждена, то работодатель самостоятельно определяет структуру и содержание данного приказа. Приказ может составляться по простой форме, а может и по унифицированной, утвержденной в организации .

В приказе о применении к работнику дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора необходимо указать:

1) дисциплинарный проступок.  Под таковым в юриспруденции  понимается неисполнение или  ненадлежащее исполнение работником  по его вине возложенных на  него трудовых обязанностей. Дисциплинарные проступки можно разделить на две группы:

а) неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных  трудовыми договорами, должностными и производственными (по профессии) инструкциями;

б) нарушение дисциплины труда, т.е. нарушение обязательных для всех работников правил поведения, определенных в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации, а также неподчинение этим правилам.

Какая-либо дифференциация дисциплинарных взысканий в зависимости  от того, что имеет место - неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее их исполнение, законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, если она  устанавливается в локальных нормативных актах, то следует исходить из того, что критериями надлежащего исполнения обязанностей являются:

• надлежащий способ;
• надлежащий срок;
• надлежащее место;
• надлежащий объем;
• надлежащий субъект;
• другие;

2) время совершения (обнаружения)  дисциплинарного проступка. Эти сведения необходимы для того, чтобы подтвердить, что дисциплинарное взыскание применяется к работнику в пределах сроков, установленных ТК РФ. Частями 2 и 3 ст. 193 ТК РФ установлено, что дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников; дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка

3) вид применяемого  взыскания (замечание или выговор). В данном случае следует помнить,  что в соответствии с ч. 5 ст. 193 ТК РФ за каждый дисциплинарный  проступок может быть применено  только одно дисциплинарное взыскание;

4) документы, на основании которых издается приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания. В каждой организации определяется своя схема подготовки таких документов. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «а», то факт его совершения, как правило, фиксируется в представлении руководителя структурного подразделения о применении дисциплинарного взыскания к подчиненному работнику. Совершение дисциплинарного проступка руководителем структурного подразделения может подтверждаться докладными или служебными записками руководителей структурных   подразделений. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «б», то он обычно фиксируется посредством соответствующих актов (об опоздании на работу, об отсутствии на работе и т.д.), составляемых сотрудниками кадровой службы или иного структурного подразделения;

5) документы, содержащие  объяснения работника. Частью 1 ст. 193 ТК РФ установлено, что до  применения дисциплинарного взыскания  работодатель должен затребовать  от работника объяснение в  письменной форме. Объяснения необходимы для того, чтобы определить вину работника, поскольку она является одним из квалифицирующих признаков дисциплинарного проступка. Как правило, объяснения работника излагаются им собственноручно в объяснительной записке. Если по факту дисциплинарного проступка составляется акт о совершении проступка, то объяснения работника могут быть приведены непосредственно в акте. В случае отказа работника дать объяснения составляется еще один акт. Указание в приказе реквизитов объяснительной записки или акта о проступке крайне желательно (они приводятся в строке «Основание» после документов, подтверждающих совершение дисциплинарного проступка).

Проект приказа о  применении дисциплинарного взыскания  должен визироваться начальником юридического отдела (юристом). Визированию должна предшествовать проверка приказа на предмет соответствия законодательству применяемого дисциплинарного взыскания, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности. Начальник юридического отдела (юрист) должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного  проступка, а также объяснениями работника, на которого готовится приказ.

Кроме того, в организации  может  быть предусмотрено визирование  проекта приказа непосредственным руководителем работника, привлекаемого к  дисциплинарной ответственности.

Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ  о применении дисциплинарного  взыскания объявляется работнику  под расписку в течение 3 рабочих  дней со дня  его издания. В случае отказа работника подписать такой  приказ составляется соответствующий акт. Это правило в равной степени касается как приказа о применении дисциплинарного  взыскания в виде увольнения, так и  приказа об объявлении замечания или  выговора.

Если один дисциплинарный проступок совершен одновременно несколькими работниками (например, после  праздников группа работников появилась на работе в состоянии алкогольного опьянения), можно составить приказ о применении дисциплинарных  взысканий к работникам. Издание такого приказа возможно только в отдельных случаях (как правило, при совершении дисциплинарного проступка  группы «б»), поскольку степень вины  каждого работника должна устанавливаться отдельно.

Согласно ч. 2 ст. 194 ТК РФ работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного  взыскания  имеет право снять его с работника:

1) по собственной инициативе. Работодатель на основе собственных  наблюдений за работником может  снять дисциплинарное взыскание  (за безупречное поведение работника,  высокие показатели труда и  иные положительные характеристики). Как правило, отслеживать поведение работника после наложенного на него дисциплинарного взыскания поручается кадровой службе. Она и будет в данном случае выступать инициатором снятия дисциплинарного взыскания;

2) по просьбе самого  работника. Работник, осознав свое негативное поведение, приложил максимум усилий для того, чтобы исправить последствия совершенного ранее дисциплинарного проступка, зарекомендовал себя с положительной стороны, увеличил качество и показатели своего труда и, основываясь на этом, самостоятельно подает заявление с просьбой о снятии дисциплинарного взыскания;