Документирование и норм база

После подписания руководителем  организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего  заводится личная карточка (форма  №Т-2), необходимая для анализа  состава и учета движения кадров.

Основанием для записей  являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный  билет, документы об образовании  и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и  личных карточек (форма №Т-2) – 75 лет.

Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется  только личная карточка по форме №Т-2), оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже. Порядок работы с  личными делами не регламентирован  общегосударственными нормативами, в  связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который  является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих  важных документов: заявления; при необходимости  – анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма №Т-2), и, если это  необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

Правовое  регулирование перевода сотрудников  на другую работу и увольнение работников

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или  представление о переводе. В разрешенных  законом случаях, например при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется. При  этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей  структурных подразделений, приказы  по основной деятельности, акты или  другие документы, фиксирующие причины  временной перестановки кадров в  связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется  приказом по личному составу, где  указывается новая должность  и подразделение, вид перевода (для  временных переводов – с указанием  продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные  с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы №Т-2 и/или  личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия  производится по причинам, указанным  в статьях КЗоТ РФ, на основании  поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока  действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о  нарушении трудовой дисциплины и  т. п.

Увольнение работников оформляется  приказом по личному составу, где  указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем  делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы №Т-2) и/или личном деле.

При увольнении работника  в его личное дело помещается заявление  об увольнении (служебная записка) и  копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в  него приказа об увольнении закрывается  и обрабатывается для передачи в  архив на долговременное хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться  и вестись в соответствии с  общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим  из которых является КЗоТ РФ.

Ведение трудовых книжек работников

Согласно статье 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего.

Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также  на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке. Прием  на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а  уволенные из рядом Вооруженных  Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем  месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника  отдела кадров и печатью предприятия  или отдела кадров. На лиц, поступивших  на работу впервые, трудовая книжка заполняется  не позднее недельного срока со дня  приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а  при увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать  тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения  и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях".

В соответствии с Инструкцией  в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный  лист подписывает лицо, ответственное  за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод  на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел "Сведения о работе" представляет собой таблицу из 4 граф: графа 1 – № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 –  сведения о приеме на работу, о переводах  на другую работу и об увольнении (с  указанием причин и со ссылкой  на статью, пункт закона); графа 4 –  на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или  служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные  в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме  заверяются подписью руководителя организации  или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в  день увольнения с внесенной в  нее записью об увольнении.

Если работник выходит  на пенсию, то на основании списка работников пенсионного возраста производится подборка трудовых книжек: по данным личной карточки и трудовой книжки уточнение  общего стажа работы, в том числе  стажа непрерывного и льготного; регистрация заявления работника; консультации уходящего на пенсию; запись в заявлении о предоставляемых  документах; заполнение и подпись "Представления"; комплектование документов для представления в органы социального обеспечения; запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп "Пенсия назначена" в разделе "Сведения о назначении пенсии".

В тех случаях, когда в  трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается  в трудовую книжку, заполняется и  ведется в том же порядке, что  и трудовая книжка, и без нее  он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета  трудовых книжек и вкладышей к  ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При  получении трудовой книжки в связи  с увольнением работник расписывается  в личной карточке (форма №Т-2) и  в книге учета. Книга учета  должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и  др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена  соответствующая запись. Администрация  по новому месту работы обязана оказать  работнику в этом необходимую  помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата  трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности  трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого  человека, так как это важнейший  документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии  предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации; Инструкцией о порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения; Типовыми нормами времени  на работы по комплектованию и учету  кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности, большое внимание нужно уделять документам, возникающим  в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того чтобы они  соответствовали правилам, формулировкам  действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые  кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством  работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы  по личному составу, трудовая книжка.

Одним из основных правовых институтов законодательства о труде  является трудовой договор. С его  помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия  труда, а также прекращают трудовые отношения. Он составляется в двух подлинных  экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у  работника.

Каждый пункт приказа  по личному составу – правового  акта, издаваемого по вопросам регулирования  трудовых правоотношений граждан с  администрацией предприятий, учреждений и организаций – должен быть сформулирован  в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному  составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться  и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и  нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТом РФ и Инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ, каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться  в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя –  правильное, соответствующее всем требованиям  законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение  работ, обеспечивающее эффективную  организацию труда, а также определять степень загрузки работника и  совершенство технологического процесса, а работник более определенно  представляет свои трудовые обязанности  и резервы повышения производительности своего труда.