Документирование и норм база

Документирование  и норм база

Введение

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных  фирм, предприятий, организаций, остро  встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации  работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти  повсеместно из-за малочисленности  и некомпетентности персонала фирмы  не придают значения оформлению, ведению  и сохранению документации по личному  составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации – КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

В соответствии с действующим  законодательством по архивному  делу органы управления на местах принимают  меры по улучшению работы с документацией  на предприятиях. На неудовлетворительное состояние, а также плохую сохранность  документов, в том числе кадровых, обратило внимание Правительство Российской Федерации и Правительство Москвы.

Мэр Москвы Ю. М. Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение "Об утверждении  размеров штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив", за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Например, штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение).

В результате подписанного Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному составу, в  уставы создаваемых фирм, товариществ  и т. д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией  и обеспечению ее сохранности. Таким  образом, правила работы с документами  стали непременной составной  частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень  важно рассмотреть процесс регламентирования  законодательными и нормативными актами РФ таких документов, как трудовой договор (контракт), приказы по личному  составу, трудовые книжки, что позволяет  юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации  общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании курсовой работы были использованы такие источники, как  Кодекс законов о труде Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является "Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров".

Использование литературы также  помогает разобраться в поставленных задачах.

В пособии В. М. Пустозеровой и А. А. Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовое регулирование приема и увольнения работников.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых  кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а  также создаваемых при этом документов и их регламентации с точки  зрения трудового законодательства и различных нормативных актов  имеет статья Т. В. Кузнецовой "Работа с кадровыми документами".

Важнейший правовой акт –  приказ по личному составу, – регулирующий трудовые правоотношения граждан с  администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно  и подробно рассмотрела в своей  работе В. С. Иритикова.

Таким образом, источники  и литература помогают разобраться  в одной из наиболее важных функций  кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) – документировании трудовых правоотношений.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

Законодательная и нормативная регламентация  документирования приема на работу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному  составу (о приеме, увольнении, переводе  сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы  Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной  плате.

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М. В. Стенюков в своей работе отмечает, что при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Очень важны документы, возникающие  при оформлении на работу.

Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь  работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении  на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем  занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено  также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет –  свидетельства о рождении. В том  случае, когда на работу принимается  специалист, от которого требуется  специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия  обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или  другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т. д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется  личный листок по учету кадров (или  анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и, если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого  только выигрывает. Но в связи с  тем, что среди документов, необходимых  при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать  ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении  вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между  трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к законодательству о трудовом договоре отмечается, что  КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. Такое соседство  означает, что законодатель не видит  различий между трудовым договором  и контрактом.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается  в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется  работнику под расписку". Таким  образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующим квалификации; месте работы (предприятие, его структурное  подразделение, их местонахождение); сроке  действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ, при  заключении трудового договора (контракта) соглашением сторон может быть обусловлено  испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что "срок испытания, если иное не установлено  законодательством, не может превышать  трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим  комитетом профсоюза, – шести  месяцев".

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ, трудовые договора (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок  не более пяти лет;

- на время выполнения  определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены  на неопределенный срок, с учетом характера  предстоящей работы, или условий  ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно  предусмотренных законом. Срочные  трудовые договоры заключаются, прежде всего, в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера, например для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу  за ребенком, в декретном отпуске  или выехавших в длительную командировку и т. д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых  на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового  договора (контракта) – документа, который  фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта  являются предприятие (работодатель) и  работник (контрактант). В случае возникновения  конфликтной ситуации, письменная форма  трудового договора (контракта) будет  являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и  работодателя, и надежной гарантией  от возможных недоразумений.

Особенности подготовки и  оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела

Одновременно с подготовкой  трудового договора (контракта) готовится  проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования  трудовых правоотношений граждан с  администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу  оформляются: прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические  факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу  издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде  РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, послужные  списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т. п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному  составу обычно согласовывается  со всеми заинтересованными в  данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование  таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных  карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы  о переводе, увольнении, изменении  фамилии подшиваются в отдельное  дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному  составу, согласно КЗоТу РФ, доводятся  до сведения работников под расписку.