Документация по личному составу

      Работник  знакомится с приказом, ставя свою подпись на первом экземпляре приказа, для чего в новую унифицированную  форму, утвержденную 05.01.2004, добавлена  специальная строка.

        На основании приказа работник  кадровой службы вносит соответствующие  записи в личную карточку работника  (форма Т–2) и трудовую книжку.

        

        В соответствии с «Правилами ведения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225               (п. 24) в трудовую книжку вносят следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

1. о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующий указов и иных решений;
2. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами. Почетными грамотами, производимом организациями;
3. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

      Записи  о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. 

      Запись  в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения).    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Таким образом, в нашей жизни большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

      В условиях рыночных отношений, с созданием  большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации  - КЗОТ РФ, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

      При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление  документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.             На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ВОПРОСЫ: 

      1. Какие документы  можно отнести  к документации  по личному составу?

      К документации по личному составу  относятся в частности: трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником; приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников); трудовые книжки; личные карточки формы № Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате.  

      2. Как классифицируется  документация по  личному составу?

      Документацию  по личному составу можно классифицировать следующим образом:

      1. Документы, фиксирующие трудовую  деятельность человека: приказы  по личному составу, записки  о приеме, увольнении,    перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

      2. Документы, отражающие финансовую  сторону трудовой деятельности  человека: штатные (штатно-списочный  состав) расписания, лицевые счета  (налоговые карточки, документы индивидуального  (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

      3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

      4. Документы, фиксирующие образование,  повышение квалификации: списки  работников с высшим и специальным  образованием и карточки их  учета, подлинные личные документы,  удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

      5. Документы, фиксирующие должностные  и иные заслуги человека: списки  награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам,  присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий,  протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

      6. Учетные документы, фиксирующие  факт совершившегося события,  создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

      7. Особую группу документов по  личному составу составляют личные  дела граждан, которые в свою  очередь можно разделить на  подгруппы:

   – личные работников;

   – личные (наградные)  дела;

   – личные дела по аттестации (аттестационные дела);

   – личные дела  учащихся, студентов, аспирантов;

   – личные дела по усыновлению детей;

   – регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

   – личные (учетные) дела пострадавших;

   – личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

   – персональные дела членов партии;

   – выездные дела;

   – судебно-следственные дела;

   – истории болезней. 

      3. Какие документы  необходимы для  заполнения личной  карточки Т-2?

      Для оформления и заполнения личной карточки применяются следующие документы: заключенный с работником трудового договора; приказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в автобиографии). В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ. 

      4. Сколько лет хранятся  личные дела?

      Личные  дела работающих сотрудников хранятся в отделе кадров. А личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.  

      5. Фиксируется ли  в трудовых книжках  работников информация, содержащаяся в  приказах по личному  составу (о переводе, поощрении)?

      В соответствии с «Правилами ведения  трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225               (п. 24) в трудовую книжку вносят следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

• о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующий указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами. Почетными грамотами, производимом организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

      Записи  о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. 

        Данные о переводе сотрудника на основании приказа обязательно вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа. 

      6. Имеет ли унифицированную  форму личная карточка  работника?

      Личная  карточка работника (форма т-2), унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом РФ от 5 января 2004, состоит из 10 частей, на 4 страницах. Заполняется кадровым сотрудником, на основании приказа о приеме на работу и документов согласно ст. 65 ТК РФ.

      7. Какие сведения  содержатся в трудовой  книжке?

      В трудовую книжку вносятся:

      - сведения о работнике: фамилия,  имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

      - сведения о работе: прием на  работу, перевод на другую постоянную            работу, увольнение;