Документация по личному составу

      Внесение  в документы личного  дела  изменений  и  дополнений  со  слов сотрудника не допускается.

      Изъятие документов  из  личного  дела  может  быть  проведено  лишь  с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа  вкладывается справка, подписанная работником, ответственным  за   ведение   кадровой документации, с указанием сведений о том, с какой целью и по  чьему распоряжению  документ изъят, кому передан.

      При  увольнении  работника  в  личное  дело  помещается  заявление  об увольнении и копия приказа об увольнении.

      Личные  дела учитываются в журнале учета  личных дел,  который  является основным  учетным документом. Количество номеров в журнал   должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При  увольнении  работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. На лицевой стороне обложки личного дела и в  личной  карточке  Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных  дел, о  чем составляется соответствующий акт.

      Личное  дело может быть выдано во временное  пользование по запросу государственных  органов сроком  до 15 суток с разрешения руководства организации. Выдача  личного  дела во временное пользование  осуществляется  по контрольной  карточке,  которая ставится  на  место   выданного дела.  В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и  ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной  карточке  указывается дата его возвращения, и она вкладывается в дело.

      Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся  личные дела только работающих сотрудников.

      Личные  дела уволенных сотрудников в  конце года сдаются на  хранение  в архив учреждения или междуведомственный архив  по  личному  составу,  о  чем делается отметка в журнале учета личных дел. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного  может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные  личные дела объединять в одно дело, не  превышающее  250  листов.  В  этом  случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг  от  друга  чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному  делу  составляется  внутренняя  опись включенных в него личных дел с перечислением по  алфавиту  фамилий,  имен  и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения  на это лицо. 
 
 

1.2.5. Трудовая книжка 

      В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ «Трудовая книжка установленного образца является  основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

      Лица, поступившие  на  работу,  обязаны  предъявлять   администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.  Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по  договору  подряда трудовая книжка не предъявляется.

      Граждане, поступившие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их  жительства,  а  уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

      Заполнение  трудовой книжки впервые  производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее  недельного  срока  со  дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем  вестись  в  точном соответствии с правилами, изложенными  в  «Инструкции  о  порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

      В соответствии с «Инструкцией» в  трудовую книжку вносятся:

      - сведения о работнике: фамилия,  имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

      - сведения о работе: прием на  работу, перевод на другую постоянную            работу, увольнение;

      - сведения о награждениях и  поощрениях;

      -  сведения  об  открытиях,  на   которые   выданы   дипломы,   об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. 

      Взыскания в трудовую книжку не записываются.

      В течение всей деятельности работника в организации его перемещения и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.

      Работа  с трудовыми книжками и внесение в них любых записей строго регламентированы. Форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

      16 апреля 2003 г. вышло постановление  Правительства Российской Федерации  № 225 «О трудовых книжках», которое  утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», контроль за которые возложен  на Министерство труда и социального развития Российской Федерации. Так как изготовление трудовых книжек связано с материальными затратами, в соответствии со ст. 47 Правил с работника, на которого заводится трудовая книжка, взимается плата, размер которой определяется размером  расходов на ее приобретение. Если трудовая книжка будет по какой-либо причине испорчена при заполнении, ее стоимость возмещается работодателем.

      Работодатель (за исключением работодателей –  физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

      Работодатель  – физическое лицо не имеет право  производить записи, а также оформлять  трудовые книжки работникам, принимаемым  на работу впервые.

      Записи  в трудовых книжках ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики. Это положение внесено в соответствии с п. 4 ст. 16 Закона «О языках народов Российской Федерации», где установлено, что документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком РФ может вестись на государственном языке республики.

      Работник  кадровой службы при заполнении трудовой книжки постоянно должен обращаться и к новым Правилам,  и к  новой Инструкции. В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

      Записи  в трудовой книжке надо вести аккуратно  перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

      Фамилия, имя, отчество на титульном листе  указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др. (Приложение 2).

      Дата  рождения обязательно записывается полностью – число, месяц, год буквенно-цифровым способом, например, 12 мая 1982 года. Кроме титульного листа, во всех остальных разделах трудовой книжки дата записывается только цифрами – 15.05.2001.

      Сведения  об образовании записываются только на основании документов: аттестата, удостоверения, диплома и т.п.

      После внесения основных сведений о работнике  указывается дата заверения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом.

      Работник, на которого заводится трудовая книжка, на первой странице (титульном листе трудовой книжке) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

      Первую  страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать кадровой службы или печать организации, выдавшей трудовую книжку, которая ставится на установленном в бланке месте и не должна закрывать ничьих подписей.

      При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются  аккуратно так, чтобы они легко  читались, одной линией и записываются новые. Эти изменения можно произвести исключительно на основании представленных документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать со слов владельца трудовой книжки. Ссылки на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью кадровой службы или организации.

      При изменении образования работника  или получения новой профессии, специальности, записи, внесенные ранее  на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность. Если работник получил второе высшее образование, то в строке Профессия, специальность добавляют новое на основании представленных документов. Каждая запись заверяется подписью и печатью кадровой службы или организации.

      В  тех  случаях,  когда  в  трудовой  книжке  заполнены  все  страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.      Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется  администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки не действителен. О  выданном  вкладыше  на  титульном  листе  трудовой  книжки  вверху ставится штамп с надписью «выдан вкладыш»  и  указывается  серия  и  номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится  штамп и указывается серия и номер вкладыша. При необходимости дополнения трудовой  книжки  вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку  (вкладыш) о приеме на работу, переводах на  другую  постоянную  работу  и  увольнении, администрация предприятия обязана наклеить  вкладыш  книжки  (вкладыша)  под расписку в учетной карточке  Т-2, в  которой  должна  быть  повторена  точная запись из трудовой книжки (вкладыша). В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

      При  увольнении  работника  все  записи  о  работе,  награждениях   и  поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на  предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально  уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

      Администрация обязана выдать работнику  его  трудовую  книжку  в  день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по  вине  администрации  работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Если  работник  отсутствует на  работе в  день увольнения, то администрация  предприятия  в  этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой  с  доставкой  по  указанному  адресу допускается только с согласия самого работника.

      В случае  смерти  работника  трудовая  книжка  выдается  на  руки  его ближайшим родственникам под расписку  или высылается  по  почте по   их требованию.

Оформление  записи о приеме на работу 

      Оформление  приема на работу начинается с записи названия организации, принимающей  на работу, которая производится без каких-либо сокращений, т.е. аббревиатуры даются только наряду с полным названием.

      Учитывая, что в настоящее время реорганизации  и изменения названий фирм, предприятий, учреждений происходят достаточно часто, в трудовых книжках каждый раз необходимо делать записи в соответствии с п. 3.2. Инструкции: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «сведения о работе» трудовой книжки делается запись: Организация «___________» с «___»_________  ______ г. переименована в «________________________», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Эта запись не нумеруется.