Документация по личному составу

      Сведения  о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Работник обязательно должен представить документ, подтверждающий его работу. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме на работу по совместительству (Приложение 3).

        Так как запись о совместительстве делается по желанию работника, он должен выразить это желание в письменном виде.

      Все переводы работника обязательно  оформляются в трудовой книжке под  очередным номером с указанием  документа, его даты и номера. 

Оформление  записи о переводе 

      Постоянной  функцией кадровой службы является оформление перемещения (переводов) работника  в процессе его деятельности в  организации. Переводы могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное  подразделение, понижение, изменение вида работы в связи  с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин (ст. 254 ТК РФ), женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет (ст. 254 ТК РФ) и т.д.

        Переводы по характеру делят  на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

      Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение  существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника – статья 72 Трудового кодекса РФ.

      Таким образом, первым документом должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе (Приложение 4). Как правило, переводам предшествует устная договоренность.

      Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода, и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод производится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.

      При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

      Трудовой  кодекс предусматривает возможность  изменения места работы в связи  с болезнью. Работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья.

      Без согласия работника и соответствующего заявления возможно перемещение  работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменение трудовой функции и изменение существенных условий трудового договора. Такое перемещение не считается переводом на другую работу.

      На  основании заявления или докладной  записки делаются изменения к  трудовому договору или дополнительное соглашение и составляется приказ о  переводе, имеющий унифицированную  форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №  Т-5а)  – при переводе нескольких работников. 

      Когда перевод проводится по инициативе работодателя, связанной с производственной необходимостью или другим причинам, но встречает возражение работника, по каждому такому случаю необходимо обязательно проконсультироваться с юристом и особенно тщательно подготовить документы, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

      Если  при переводах первоначально  выбранные условия трудового  договора претерпевают изменения, эти  изменения вносятся непосредственно  в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору.

      Временные переводы (статья 74 Трудового кодекса) проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором. Производственной необходимостью, в соответствии с Трудовым кодексом, считается:

• предотвращение катастрофы, производственной аварии или устранение последствия катастрофы, аварии или стихийного бедствия;
• предотвращение несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), уничтожения или порчи имущества;
• замещение отсутствующего работника.

      Временный перевод не требует заключения дополнительного  соглашения, издается лишь приказ по унифицированной  форме № Т-5 или Т-5а             (Приложения 5, 6), в котором строка «изменение к трудовому кодексу» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого перевод проведен.

      На  основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в  личной карточке работника (форма Т-2) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию.

      Изменения, то есть данные о переводе на основании  приказа, обязательно вносятся в  трудовую книжку не позднее недельного срока  с даты подписания приказа  (Приложение 7).

      Если  на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется процесс перевода (заявление, докладная записка, изменения к трудовому договору, копия приказа о переводе) помещаются в его личное дело.

      Таким образом, оформление переводов требует  составления нескольких документов и внесения соответствующих записей в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Оформление  записи об увольнении 

      Записи  в трудовую книжку переносятся из приказов по личному составу. Сведения о причинах прекращения трудового  договора должны делаться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ.

      Понятие «уволен» и понятие «прекращение трудового договора» рассматриваются  в Правилах и Инструкции как синонимы и в трудовой книжке можно записать то или другое. Однако слово «уволен» вряд ли уместно применить в случае смерти работника, и наоборот, оно будет наиболее точно и уместно, когда увольнение является мерой наказания.

      

      Например, при увольнении по ст. 6 за неоднократные  прогулы будет записано:

или при  увольнении за нарушение требований по охране труда, приведшее к аварии:

      

      Датой увольнения (прекращения) трудового договора считается последний день работы, и именно в этот день служба кадров обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

      В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи  с отсутствием работника ему  направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если работник отказывается взять трудовую книжку, об этом составляется акт.

      Принципиальным  является новое положение Правил (ст. 35), в котором сказано, что «при увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника». Исключением являются случаи отсутствия работника или его отказа от получения трудовой книжки на руки. Это положение введено для большей правовой защищенности работника, позволяет ему проверить правильность записи об увольнении и своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой в случае нарушения его прав.

Оформление  сведений о награждениях 

      Добросовестная  работа, особенно работа с инициативой, приносящая прибыль, как правило, поощряется. Кроме того, принято поощрениями отмечать многолетнюю работу сотрудника в организации или юбилейные даты.

      Основные  формы поощрения:

• объявление благодарности;
• награждение именным подарком;
• награждение почетной грамотой;
• представление к званию «лучшего по профессии»;
• выдача премии;
• награждение ценным подарком и т.д.

      Одновременно  могут применяться несколько  видов поощрений, сочетающих меры морального и материального стимулирования.

      Объявляются все эти формы поощрения приказом руководителя организации.

      С введением унифицированных форм кадровых документов предложены и унифицированы формы приказов о поощрении: форма № Т–11 – приказ (распоряжение) о поощрении работника, издаваемая на одного работника, и форма № Т–11а – приказ (распоряжение) о поощрении работников, которая применяется, когда поощряется сразу несколько человек одним видом поощрения (Приложения 8, 9). Эта форма особенно удобна при премировании за какой-либо период деятельности или к каким-либо знаменательным или юбилейным датам организации.

      Инициатором поощрения может выступить кадровая служба, отслеживающая юбилейные даты, но чаще выступает руководитель структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

      Основанием  для таких приказов служит докладная  записка (представление) руководителя подразделения. В представлении должно содержаться предложение о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предполагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.

      За  особые трудовые заслуги, по своей общественной значимости выходящие за рамки конкретной организации, работники представляются в вышестоящие органы к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и к присвоению почетных званий. Ходатайство о таких видах поощрений оформляются формами документов, установленными государственными актами.