Документационное обеспечение процесса управления (Делопроизводство)

МИНИСТЕРСТВО  ТРУДА, ЗАНЯТОСТИ 

И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТОРГОВО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ» 
 

Отчёт по производственной практике

На тему: «Документационное обеспечение процесса управления (Делопроизводство)» 

Работу  выполнила:

Студентка  гр. 591-0

Работу  проверила:

Научный преподаватель

Специалист  по учебно - методической работы кафедры 
 

Дата защиты Оценка Подпись

«___»___________ _____________                              ___________ 

                                        
 

Набережные  Челны, 2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ 

1. Введение…………………………………………………………………...…..3
2. Теоретическая часть………………………………………………..…………4
3. Практическая часть………………………………………………………..….9

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

        Целью практики было ознакомление с основами делопроизводства, овладение навыками в области оформления и составления документов.

Для достижения целей практики, были поставлены следующие  задачи:

- овладеть  теоретическими основами в области  делопроизводства

- выполнить  практические задания по оформлению  тех или иных видов документов.

        Место прохождения практики: Набережночелнинский  Государственный Торгово-технологический Институт (учебная аудитория НГТТИ).

        Сроки практики: 21 июня - 4 июля 2011 года.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 

       Делопроизводство – это специфическая деятельность человека, которая занимается процессом документирования, то есть процессом обработки, оформления, составления и хранения документов. Термин «Делопроизводство» появился примерно в начале 17го века.

       Основной целью делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов  работы с документами;

• обеспечение  единого порядка документирования;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации.

       Типовой состав функций делопроизводства следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля  и альбома унифицированных форм  документов организации; внесение  в них изменений.

2. Разработка  и проектирование бланков документов.

3. Регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов и выполнение информационно-справочной  работы по документам.

4. Контроль над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

5. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

8. Контроль над правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации. 

Определение понятий

        Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) - сведения о чем-либо независимо от формы их представления.

       Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать.

       Реквизит – это элементы, содержащиеся в документе для придания ему юридической значимости (признания его действительным).

       Официальный документ - документ, созданный органом, организацией, должностным лицом в пределах своих полномочий.

       Служебный документ — это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.

       Бланк документа – это стандартный формат А4 или А5, с заранее занесенными постоянными реквизитами.

       Формуляр-образец (документа) — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. 

Классификация документов

        Классификация документов по их назначению:

а) Организационно – распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, выписка из приказа);

б) Информационно  – справочные документы (протокол, выписка из протокола, акт, служебное  письмо, справка, объяснительная и докладная  записка);

в) Организационные  документы (положение о структурном  подразделении, должностная инструкция, штатное расписание);

г) Личные документы (заявление, автобиография, доверенность, резюме).

       Организационно-распорядительные документы – это документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, регулирующая процесс управления в организации, это права и обязанности организации в целом (приказы, распоряжения, указания, выписка из приказа).

       Информационно-справочные документы - не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения (протокол, акт, служебное письмо, справка, объяснительная и докладная записка). 

    Перечень  основных реквизитов документов

    01 – Государственный Герб РФ, этот  Герб помещен на бланках документов  государственной организации;

    02 – Герб субъектов РФ, представляется, на бланках  Государственных  предприятий, в соответствии с  правовыми актами субъектов РФ;

    03 – Эмблема организации, товарный  знак, помещают на бланках организации,  в соответствии с ее уставом;

    04 – Код организации, по общему  классификатору  предприятий и  организаций;

    05 – Основной Государственный регистрационный  номер;

    06 – Идентификационный номер налогоплательщика;

    07 – Код формы документа, поставленный  на бланке организации в соответствии  с документами, выдаваемый по  общероссийскому классификатору, управленческой  документации (ОКУД);

    08 – Наименование организации автора  документа;

    09 – Справочные данные об организации  (адрес, телефон, e-mail, факс, банковские реквизиты);

    10 – Наименование вида документа (должно соответствовать всем документам, предусмотренном общероссийским классификатором в управление документации).

    11 – Датой документа (дата его подписания);

    12 – Регистрационный номер;

    13 – Это ссылка на регистрационный номер и дату документа (существует только в письмах);

    14 – Место составления или издание документа (проставляется в том случае, если затруднено его определение по реквизитам, наименование организации и справочные данные об организации. В качестве места составления издания, указывается наименование городов: Москва, Санкт-Петербург, и городов, чьи названия оканчивается на «град»;

    15 – Адресат, кому направляется  документ. Если отправляем документ, должностному лицу, то сначала  проставляются инициалы, потом фамилия,  а если физическому лицу, то  проставляется сначала фамилия,  потом инициалы;

    16 –  Гриф утверждения (располагается  на первой странице документа  в правом верхнем углу), пишется  слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами), под этим словом пишется наименование  должностного лица, которое утверждает  документ, далее подпись и расшифровка  подписи, и затем проставляется  дата утверждения;

    17 – Резолюция – письменное  распоряжение руководителя по  исполнению данного документа,  пишется от руки ниже реквизита  адресат, либо на другом свободном  месте. Указывается: фамилия исполнителя (или наименование структурного подразделения); содержание поручения; срок исполнений подписи и дата резолюции.

    18 – Заголовок к тексту –  это краткое содержание документа, пишется от левого поля (строчными буквами) на первой половине листа, должен быть грамотно согласован с наименование вида документа;

    19 – Отметка контроля проставляется,  в тех документах, процесс исключения  которого, кем-либо контролируется (в верхнем правом углу пишется слово КОНТРОЛЬ (прописными буквами), либо ставится буква К);

    20 – Текст документа (основной реквизит документа). Текст документа может быть представлен в виде анкеты, в виде таблицы, в виде свободного текста, а также допускается их комбинация;

    21 - Отметка о наличии приложения, проставляется для фиксации внимания, на части документа, которые  не вошли в основной текст;

    22 – Подпись. Реквизиты подписи  состоят из: наименование должности; личная подпись, и ее расшифровка. Сначала инициалы, потом фамилия.

    23 – Гриф согласования. Ставится  в тех документах, которые требуют  согласования с другими должностными  лицами (проставляется в левом поле, под реквизитом подписи); Пишется слово СОГЛАСОВАНО, указывается наименование должности; Ф.И.О. лица, с которым согласуется документ.

    24 – Виза – внутреннее согласование  документа, которое возникает,  из-за необходимости оценки документа,  определенным кругом должностных  лиц. Виза ставится от левого поля, после реквизита подписи. Состоит виза из следующих частей: наименование должностного лица; подпись и ее расшифровка; дата согласования визы.

    25 – Печать. Оттиск печати должен проставляется таким образом, чтобы захватывать часть слов наименования должности и личную подпись должностного лица.

    26 – Отметка о завершении копии. При оформлении копии обязательно проставляется отметка о завершении. Отметка: верно, наименование должностного лица, которое заверяет копию и дата завершения.

    27 – Это отметка об исполнителе  документа. Ниже реквизита подпись  по левому полю. Состоит из: Ф.И.О. и контактный телефон.

    28 – Отметка об исполнение документа  (а также направленное в дело). Отметка об исполнении документа (проставляется от руки, в нижнем левом поле, носит информацию, о том, что работа с этим документом завершена);