Деятельность секретаря в обеспечении конфиденциальной информацией

• выявить реальную причину желания кандидата работать на данной фирме;
• выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут способствовать шпионажу;
• убедиться, что кандидат не принес с собой конфиденциальную информацию другой фирмы, которую хочет тайно использовать;
• убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни.

    Ответы  кандидата фиксируются и отдельные  из ответов, вызывающие сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, путем тестирования и другими приемами (если это необходимо - с помощью частных детективных агентств).

    Одной из главных задач собеседования  и тестирования является выявление  несоответствия мотивации в различных логических группах вопросов. Например: несоответствие - хочет получать большую зарплату, но раньше ее уже получал, работал близко от дома, а хочет работать на предприятии, находящемся на значительном отдалении и т.п. 

    С точки зрения безопасности психологический отбор способствует:

• выявлению преступных связей, сомнительных знакомств, криминальных действий;
• определению характера преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных действий, дерзких и необдуманных поступков в случае формирования в его окружении определенных обстоятельств;
• установлению факторов, свидетельствующих о морально-психологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости психики кандидата и т.д.

    Основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный работник, связанный с конфиденциальной информацией:

• порядочность, честность, принципиальность и добросовестность;
• исполнительность, дисциплинированность;
• эмоциональная устойчивость (самообладание);
• стремление к успеху и порядок в работе;
• самоконтроль в поступках и действиях;
• правильная самооценка собственных возможностей и способностей;
• умеренная склонность к риску;
• умение хранить секреты в любой обстановке и любом состоянии;
• тренированное внимание;
• хорошая память, умение вести сравнительную оценку фактов, предложений и т.д.

    Психологический отбор, как утверждают специалисты, не заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев  и лиц, знающих кандидата, оперативная  проверка в правоохранительных органах и т.д.). Только при умелом сочетании традиционных и психологических кадровых методов анализа можно с высокой степенью достоверности прогнозировать поведение сотрудников в различных, в том числе экстремальных ситуациях. 
 
 

     III. Обязанности сотрудников организации, работающих с конфиденциальными  сведениями и их ответственность за ее разглашение 

    Сотрудники  организации, допущенные к конфиденциальными  сведениям,  несут ответственность  за точное  выполнение требований, предъявляемых к ним в целях  обеспечения сохранности указанных сведений.

    До  получения доступа к работе, связанной  с конфиденциальной информацией, им необходимо изучить Инструкцию под  роспись и заключить письменное обязательство о сохранении  конфиденциальной информации, оформленное в виде договора.

    Сотрудники  организации, допущенные к конфиденциальной информации  должны:

• знать и соблюдать требования настоящей Инструкции;
• хранить конфиденциальную информацию, в том числе не сообщать конфиденциальные сведения друзьям и членам своей семьи. О ставших им известной утечке сведений, составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов с грифом «Конфиденциально», немедленно сообщать своему руководителю структурного подразделения и в Службу безопасности;
• предъявлять для проверки по требованию комиссии по проверке конфиденциального делопроизводства и представителей Службы безопасности все числящиеся за ним материалы, содержащие конфиденциальную информацию, а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения в устном и письменном виде;
• знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены в соответствии с функциональными обязанностями и в соответствии с дополнительными задачами, возложенными на них руководством;
• строго соблюдать правила пользования и сохранности документов, имеющих гриф «Конфиденциально». Не допускать их необоснованной  рассылки;
• выполнять требования внутри объектного режима, определяемые Службой безопасности, исключающие возможность ознакомления с материалами, содержащими конфиденциальную информацию, посторонних лиц, включая и сотрудников организации, не имеющих  к указанным материалам прямого отношения.
• при ведении деловых переговоров с представителями  сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно  необходимой для их успешного завершения;
• при временном убытии (в отпуск, командировку, на учебу, лечение и т.д.) проверять наличие числящихся за ним конфиденциальных документов. Документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать другому сотруднику по указанию руководства организации или руководства структурного подразделения. При прекращении трудовых или иных договорных отношений с Организацией, сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы;
• исключить использование конфиденциальных сведений в свою личную пользу, а также исключить деятельность, которая может быть использована  конкурентами в ущерб организации.

    Ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, и утрату документов, содержащих такие  сведения устанавливается в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации,  Гражданским кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Кодексом законов о труде Российской Федерации и иным действующим законодательством. 

     Заключение 

    Персонал  является первостепенным и наиболее сложным элементом управления государственными и негосударственными структурами. В концепции экономической безопасности кадровая политика играет профилактическую роль по отношению к множеству видов угроз, исходящих от персонала, в том числе такой угрозы как неблагонадежность отдельных сотрудников. Если отдельный сотрудник обманет доверие, то никакая эффективная, технически оснащенная система защиты конфиденциальной информации не сможет гарантировать безопасность информации и предотвратить ее разглашение.

    Секретарь-референт хорошо знает, что в современных  некрупных предпринимательских структурах практически каждый основной сотрудник становится носителем ценных и конфиденциальных сведений, которые представляют интерес для конкурентов и криминальных сообществ.

    В связи с этим, помимо профессиональных способностей, сотрудники фирмы должны обладать высокими личными и моральными качествами. Они добровольно соглашаются на определенные ограничения в использовании информационных ресурсов и вырабатывают в себе самодисциплину, самоконтроль действий, поступков и высказываний. 
 

       Список литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ // С3 РСФСР, 2006, №31(ч. 1). Ст. 3448.
2. ФЗ «О коммерческой тайне», с изм., внесенными ФЗ от 18.12.2006 №231-ФЗ. Ст. 3, п.2.
3. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.- Секретарское дело, 2004, №8-9, с. 109-191.
4. Белов А.Н. и Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2007.
5. Кузнецов А.А. Секретарское дело.- М.: АСТ, 2007.
6. Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2008.
7. Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации.- М.: изд-во «Академический проект»; 2007.
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления.- М.: «Издательство Проспект»; 2008.
9. Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2002 и др.
10. Лукьянчук У.Р. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов.- Делопроизводство, 2008, №1, с.57
11. Алексенцев А.И. Указ.соч., с.114.
12. Некраха А.В., Шевцова Г.А. Указ.соч., с.15.
13. Там же, с.42.
14. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2006, с.136.
15. Кузнецова Т.В.Делопроизводство (документационное обеспечение управления). -М.: «Журнал «Управление персоналом», 2007, с.207-208.
16. Ищейнов В.Я. Организация защиты коммерческой тайны на объектах информатизации.- Делопроизводство, 2008, №1, с.51.