Деятельность секретаря в обеспечении конфиденциальной информацией

    Все документы, и дела (архивы) с документами  имеющими гриф "Конфиденциально"  должны  храниться в офисных  помещениях в надежно запираемых и  опечатываемых сейфах (металлических  шкафах). Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающего физическую  сохранность находящейся в них документации.

    Дела (архивы) с документами имеющими гриф "Конфиденциально", выдаются секретарями под роспись в  регистрационном журнале и подлежат возврату сотрудниками в тот же день. При необходимости, с разрешения руководства структурного подразделения, они могут находиться у сотрудника в течении срока, необходимого для выполнения задания, при  условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения  правил хранения.

    С документами (электронными и бумажными) с грифом "Конфиденциально" разрешается  работать только в офисных помещениях Организации. Для работы вне офисных  помещений  необходимо разрешение руководства  Организации или руководства  структурного подразделения.

    Во  время перерывов в работе, связанных  с выходом из своего офисного помещения, запрещается оставлять конфиденциальные документы на столах, в незапертых ящиках столов. В случае нахождения в офисном помещении посетителей  или иных лиц, не имеющих допуск к конфиденциальным бумажным документам, все конфиденциальные документы должны быть убраны в сейфы (металлические шкафы).

    Изъятия из дел (архивов) или перемещение  бумажных документов с грифом "Конфиденциально" из одного дела (архива) в другое без  санкции руководства Организации или руководства структурных подразделений запрещается.

    Смена секретарей, ответственных за учет и хранение  документов, дел (архивов) с грифом "Конфиденциально", оформляется  распоряжением руководства Организации  или руководства структурных подразделений. При этом  составляется акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый соответствующим руководством. 

    2.5 Порядок допуска к конфиденциальным сведениям  

    Допуск  сотрудников к конфиденциальным сведениям осуществляется руководством Организации и оформляется соответствующим  решением в письменной форме.

    Руководители  структурных подразделений обязаны  обеспечить систематический контроль за допуском к конфиденциальным сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения функциональных обязанностей.

    К конфиденциальным сведениям допускаются  лица, личные и деловые качества которых обеспечивают их способность хранить конфиденциальную информацию, и только после оформления письменного обязательства по сохранению конфиденциальной информации.

    Допуск  сотрудников к работе с делами (архивами), в которых хранятся конфиденциальные документы осуществляется согласно оформленному на внутренней стороне обложки дела (архива) или на отдельном листе списку допущенных сотрудников за подписью руководства Организации, а к документам - в  соответствии с указаниями, содержащимися в резолюциях руководства Организации или руководства структурных подразделений.

    Представители сторонних организаций и частные  лица могут  быть допущены к ознакомлению и работе с документами и делами (архивами) с грифом "Конфиденциально" только с разрешения руководства  Организации.

    Выписки из документов, содержащих сведения с грифом "Конфиденциально", производятся в специальных тетрадях, определенных в пункте    настоящей Инструкции. После окончания работы они высылаются в адрес той организации, которая будет указана данным представителем. 

    2.6 Требования при подборе сотрудников для работы с конфиденциальной информацией 

    При подборе сотрудников для работы с конфиденциальной информацией  важно не только определить пути поиска кандидатов, но и установить правовое обоснование тех ограничений  во владении и использовании информации, которые неминуемо касаются данных сотрудников.

    Правовой  основой введения на фирме определенных ограничений на работу персонала  с конфиденциальной информацией  является наличие основополагающего  пункта об информационной безопасности в уставе фирмы и пункта в коллективном договоре о согласии трудового коллектива соблюдать требования по защите информации и нести ответственность за невыполнение этих требований, а также соответствующего пункта в Правилах внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих фирмы.

    Организационные мероприятия при подборе и работе с персоналом, получающим доступ к конфиденциальной информации, можно разделить на несколько групп:

    - проведение усложненных аналитических процедур при приеме и увольнении сотрудников;

    - документирование добровольного согласия лица не разглашать конфиденциальные сведения и соблюдать правила обеспечения безопасности информации;

    - инструктирование и обучение сотрудников практическим действиям по защите информации;

    - контроль за выполнением персоналом требований по защите информации, стимулирование ответственного отношения к сохранению конфиденциальных сведений и другие группы мероприятий.

    Подобные  сложности в работе с персоналом определяются, прежде всего, большой  ценой решения о допуске лица к тайне фирмы, а также наличием на фирме небольшого контингента сотрудников, служебные обязанности которых связаны с тайной фирмы.

    Западные  специалисты по обеспечению экономической  безопасности считают, что сохранность  конфиденциальной информации на 80 % зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала фирмы.

    Технологическая цепочка приема сотрудников, работа которых будет связана с владением ценной и (или) конфиденциальной информацией, включает следующие процедуры:

    - подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;

    - изучение резюме руководством фирмы, структурного подразделения и секретарем-референтом (при отсутствии на фирме службы персонала или менеджера по персоналу);

    - знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и секретаря-референта с отобранными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе (без сообщения конфиденциальных сведений); изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;

    - по итогам предварительного собеседования заполнение отобранными кандидатами, не работающими на фирме, и представление секретарю-референту заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, наличии ученых степеней, ученых и почетных званий, передача секретарю-референту рекомендательных писем и при наличии характеристик;

    - обновление материалов личного дела работающего на фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;

    - изучение секретарем-референтом достоверности представленных кандидатами документов, собеседование по документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;

    - опрос секретарем-референтом авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;

    - собеседование экспертов-психологов с кандидатами на должность с целью определения их личных и моральных качеств, собеседование с кандидатами руководителя структурного подразделения с целью определения их профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;

    - при необходимости - тестирование или анкетирование кандидатов;

    - по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;

    заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;

    - в случае согласия работника - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщенных ему конфиденциальных сведений о характере информации, с которой он будет работать, о наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

    - беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и секретаря-референта с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;

    - составление проекта контракта (трудового соглашения), содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы и ответственности за разглашение;

    - оформление и подписание контракта (трудового соглашения);

    - составление и подписание приказа о приеме на работу (или переводе на другую работу) с испытательным сроком;

    - заведение личного дела на вновь принятого работника и заполнение на него необходимых учетных форм;

    - внесение необходимых сведений в первичные учетные бухгалтерские документы;

    - внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

    - изучение личных, моральных и профессиональных качеств работника в течение испытательного срока;

    - обучение работника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;

    - анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, принятие решения о прекращении или продлении контракта и издание соответствующего приказа;

    - оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам фирмы в соответствии с его должностными обязанностями.

    Особенностью  технологической цепочки является то, что по итогам выполнения любой  из процедур (до издания приказа  о приеме или переводе) руководство  фирмы или сам кандидат могут  отказаться от дальнейшего продолжения процесса приема на работу.

    При подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией  следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем – на их профессиональные знания, умения и навыки.

    Важно уже на первых этапах отбора отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют  требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику. Особое внимание секретарь-референт должен обращать на анализ достоверности и правильности оформления персональных документов: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие в документах необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянном ношении), соответствие формы бланка документа годам их использования, отсутствие подчисток, незаверенных исправлений, попыток замены листов, фотографий и т.п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые выдали документ. Например: трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись "дубликат", содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью и т.п.

    При каких-то сомнениях гражданина просят представить дубликаты испорченных  документов, заверить исправления. Документы, вызвавшие явное сомнение, возвращаются гражданину и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Только после тщательного анализа представленных документов с кандидатами на должность проводится собеседование.

    По мнению многих специалистов в области защиты информации при беседах и собеседованиях с кандидатами на должность преследуются следующие цели: