Деятельность секретаря в обеспечении конфиденциальной информацией

    Содержание 

Введение 3

I.  Конфиденциальная информация 5

1.1 Понятия  «конфиденциальная информация» и «служебная тайна»  5

1.2  Защита конфиденциальных документов 6

II. Секретарь и конфиденциальная информация 9

2.1 Документы конфиденциальной информации  9

2.2 Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально» 10

2.3  Порядок  работы с конфиденциальной информацией, 

       представленной в электронном виде 13

2.4 Порядок  обеспечения сохранности документов  и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию 17

2.5 Порядок  допуска к конфиденциальным сведениям   18

2.6 Требования  при подборе сотрудников для  работы 

      с конфиденциальной информацией 19

III. Обязанности сотрудников организации, работающих с конфиденциальными  сведениями и их ответственность

     за ее разглашение 26

Заключение 28

Список литературы 29

 

      Введение 

    Секретари-референты  многих некрупных фирм, предпринимательских  структур в малом бизнесе одновременно с выполнением функции документационного  обеспечения деятельности фирмы и функции обеспечения ее информационной безопасности выполняют комплекс операций, свойственных обычно службе персонала. Вопросы документирования трудовых правоотношений, ведения личных дел и учетно-справочного аппарата, составления отчетности по кадрам, как правило, в достаточной степени известны секретарям-референтам.

    Вместе  с тем, при выполнении работы, связанной  с персоналом, секретари-референты  всегда должны учитывать, что деятельность любой фирмы связана с использованием определенного объема конфиденциальной информации и то, что персонал владеет этими сведениями. Утрата их по вине персонала может нанести ущерб интересам и престижу фирмы, успеху в бизнесе. Подобное обстоятельство требует от секретаря-референта знания тех особенностей, которые необходимо соблюдать при подборе, отборе и приеме на работу или переводе на должность, увольнении сотрудников фирмы, деятельность которых связана с оперированием конфиденциальными сведениями.

    Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации.

    Актуальность  курсовой работы состоит в том, сегодня стоит острая необходимость в защите документированной информации в сфере бизнеса и на предприятиях.

    Цель  работы: рассказать о деятельности секретаря в обеспечении конфиденциальной информации.

    Для решения поставленной цели определим задачи:

    1) раскрыть понятие конфиденциальности  информации;

    2) дать определение документам конфиденциальной информации;

    3) осветить порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в печатной форме и электронном виде;

    4) рассмотреть порядок обеспечения сохранности документов, содержащих конфиденциальную информацию;

    5) изучить требования при подборе сотрудников для работы с конфиденциальной информацией;

    6) рассмотреть обязанности сотрудников организации, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность;

    В курсовой работе использованные нормативные, а также литературные источники  информации.

    Работа  состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

 

 

     I. Конфиденциальная информация 

    1.1 Понятия «конфиденциальная информация» и «служебная тайна» 

    В условиях рынка и конкуренции  коммерческая и служебная тайна  выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству.

    Конфиденциальная  информация — информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и представляет собой коммерческую, служебную или личную тайны, охраняющиеся её владельцем.

    Конфиденциальность информации  — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определённой информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя.

    Служебная тайна — защищаемая по закону конфиденциальная информация, ставшая известной в государственных органах и органах местного самоуправления только на законных основаниях и в силу исполнения их представителями служебных обязанностей, а также служебная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом или в силу служебной необходимости. Однозначное определение понятия «служебная тайна» в действующем законодательстве РФ отсутствует. Служебная тайна является одним из объектов гражданских прав по гражданскому законодательству РФ. Режим защиты служебной тайны в целом аналогичен режиму защиты коммерческой тайны. В ряде случаев за разглашение служебной тайны закон предусматривает уголовную ответственность (например, за разглашение тайны усыновления, или за разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, лицом, которому такие сведения стали известны по службе).

    1.2 Защита конфиденциальных документов 

    Понятие защиты информации, информационной безопасности у большинства ассоциируется с понятием «компьютерная безопасность». В настоящее время рынок услуг в сфере информационной безопасности в основном заполнен предложениями, касающимися организации защиты данных на машинных носителях, сведений, хранящихся в электронном виде. Увеличивается количество программистов — специалистов в области защиты информации.

    В то же время безопасность информационных ресурсов подразумевает сохранение конфиденциальности на любых носителях. Типы материальных носителей информации различны. Ими могут быть не только дискеты, CD или винчестер персонального компьютера, но и, к примеру, фото-, кино- и аудиопленки. Наиболее же частая форма фиксирования информации — это бумажный документ. Бумажный (традиционный) документ является наиболее массовым носителем информации. Даже при использовании в организации современных компьютерных технологий и наличии электронного документооборота многие документы представлены на бумаге. Зачастую это обусловлено необходимостью юридического закрепления каких-либо фактов (договоры, обязательства), требованиями нормативных актов по созданию бумажных документов (приказы по личному составу, финансовая документация) и т.д. Нередко электронный документооборот дублирует содержание традиционного (бумажного) документооборота, совсем не заменяя его.

    Наиболее простым и малозатратным способом получения конфиденциальной информации является знание пробелов в организации традиционного (бумажного) делопроизводства.

    Несмотря  на это, не во всех организациях понимают важность и значимость защиты конфиденциальной информации, содержащейся в бумажных документах.

    А ведь ценность сведений об организации и ее деятельности может определяться либо конкретным размером прибыли, которую можно получить при их использовании, либо размером убытков, возникающих в случае их утраты (утечки). Информация может быть ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса (программы и бизнес-планы, договоры с партнерами), а также в силу ее технического (технологического) значения, отражая, например, способы изготовления продукции, результаты испытаний опытных образцов, химические формулы и т.п.

    Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов фирмы и могут быть:

    а) открытыми — доступными для работы персонала без специального разрешения;  
       б) ограниченного доступа — составляющими конфиденциальную информацию фирмы, подлежащую защите от воздействия различных угроз и дестабилизирующих факторов.

    В целом конфиденциальную информацию можно определить как преднамеренно скрываемые сведения ограниченного доступа или использования, имеющие действительную или потенциальную ценность для собственника (владельца), доступ к которым в соответствии с законом и другими нормативными актами ограничивается, и утрата которых может причинить вред собственнику (владельцу) этих сведений. Таким образом, конфиденциальность отражает ограничение, которое собственник (владелец) информации накладывает на доступ к ней других лиц.

    Реальный  механизм, который может обеспечить защиту документированной конфиденциальной информации — это создание системы конфиденциального делопроизводства либо, как минимум, применение в открытом делопроизводстве средств и методов, используемых при работе с закрытыми документами.

    К задачам защиты документов в делопроизводстве относятся:

    – предупреждение несанкционированного доступа любого лица к документу, его частям, вариантам, черновикам, копиям;

    – обеспечение физической сохранности документов;

    – обеспечение сохранности информации, содержащейся в них.

 

     II. Секретарь и конфиденциальная информация

    2.1 Документы конфиденциальной информации  

    На  документах и делах (архивах), содержащих конфиденциальную информацию, секретарем проставляется гриф "Конфиденциально", а также номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу каждой страницы документа.

    Необходимость проставления грифа "Конфиденциально" определяется исполнителем документа  и утверждается руководством структурного подразделения.

    На  наиболее важных конфиденциальных документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляется ограничительная пометка «Лично». При необходимости в документе указывается, кто из должностных лиц должен (может) быть ознакомлен с ним.

    На  обратной стороне последнего листа  каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный  номер, фамилия исполнителя и  его телефон, дата, и срок защиты  (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).

    Срок  защиты конфиденциальной информации, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем и утверждается руководством структурного подразделения, в виде конкретной даты или в виде пометок: "до заключения контракта", "бессрочно" и т.п. и своей подписи.

    Основанием  для снятия грифа "Конфиденциально" является решение руководства структурного подразделения, оформляемое актом, утвержденным руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.

    Гриф "Конфиденциально" после оформления его снятия погашается штампом или  записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки  вносятся в описи дел (архивов).  

    2.2 Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально» 

    Все входящие, исходящие и внутренние бумажные документы, имеющие гриф "Конфиденциально", подлежат обязательной  регистрации  у соответствующих секретарей в  специальных регистрационных журналах и учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.