Деловое письмо

- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о  каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо  могут заинтересовать адресата;

- письмо-напоминание - содержит  напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые  будут приняты в случае их  невыполнения;

- письмо-подтверждение - содержит  подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то  факта и т.п.;

- письмо-поздравление - содержит  поздравление по какому-то поводу;

- письмо-приглашение - содержит  приглашение на какое-то мероприятие;

- письмо-просьба - содержит  просьбу совершить либо прекратить  какое-то действие, побудить к  действию и т.п.;

- письмо-соболезнование - содержит  сочувствие по какому-то поводу;

- сопроводительное письмо - составляется для сообщения  адресату о направлении каких-то  сопроводительных документов, материальных  ценностей и т.п.

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные - рассматривают один вопрос.

Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые - отправленные по факсу.

Особенности коммерческих писем.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем:

Оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них. Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Оферта - письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Приведем примерный текст письма, содержащего предложение заключить договор:

«Акционерное общество закрытого типа «Все для работы» предлагает широкий ассортимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагаются. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по телефону 444-55-66».

Акцепт - письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить. Например: «Из Вашего рекламного объявления мы узнали, что организация Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашей фирмы. Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказанные услуги».

Рекламные письма - это одно из средств продвижения товаров и услуг, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях.

Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле. Текст рекламного письма может быть несколько более длинным (до двух-трех страниц текста), чем в других видах писем, но форма подачи материала в виде заголовка и основного текста остается такой же. Рекламные письма прямой почтовой рассылки, подготовленные с помощью компьютерных программ, например в программе Word, могут содержать автоматически проставленное личное приветствие и упоминание имени адресата в тексте (для этого необходимо подготовить таблицы с соответствующей информацией).

К письму может прилагаться бланк ответа, который потенциальный покупатель или заказчик услуг может заполнить и прислать в приложенном к письму конверте с маркой или в почтовой открытке. Текст рекламного письма содержит краткое описание предлагаемого товара или услуги, а также перечень преимуществ и выгод для заказчика. В рекламном письме рекомендуется придерживаться дружелюбного искреннего тона, важно подобрать подходящее словосочетание перед подписью. Нейтральное выражение «С уважением» подойдет для всех случаев. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Претензионное письмо (претензия) - письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд. В претензии указываются: наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; его требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения - доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись.

Заключение

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь этому делу, не зная особенностей официально-делового и публицистических стилей.

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.

Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и элементами диалогизации речи.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира накопил в сфере письменного и делового общения бесценный опыт, представленный традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущим поколениям деловых людей в России.

 

Список использованной литературы

1 Делопроизводство. Организация  и технологии документационного  обеспечения управления: учебник / под  ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2007. - 324 с.

2 Крылова И.Ю. Документирование  управленческой деятельности: учеб. пособие / И.Ю. Крылова. - М.: Бизнес-Пресс, 2005. - 287 с.

3 Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 432 с.

4 Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю.А. Панасенко. - М.: ПРИОР, 2005. - 398 с.

Размещено на Allbest.ru