Этикет делового письма

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

по теме: Этикет делового письма 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Исполнитель: Студентка                                     Направление Экономика                                           Профиль Экономическая                безопасность                                         

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………...……………………………3

1ФУНКЦИИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА……………………….………....…4

2ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА……....…5

3ЭТИКЕТНЫЕ РИТУАЛЫ ДЕЛОВОГО ТЕКСТА……………….…….7

4ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ………….………….…..…..9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..….11

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………..……..…..13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Слово этикет (от французского etiquette – ярлык, этикетка) определяется как совокупность правил поведения. Касающихся отношения к  людям (обхождение с окружающими, формы  обращения и приветствий, поведение  в общественных местах, манеры, одежда).

Современный этикет унаследовал принципы общения  практически всех народов мира. И  сегодня, когда возможность общения  с людьми из разных стран заметно  расширилась, важно знать не только иностранный язык, но национальный этикет. Ведь намного легче оценивать  ситуацию и выбирать стиль поведения, если владеешь знаниями в области  современного этикета. Главное - помнить, что в любой ситуации и в любой стране нужно руководствоваться здравым смыслом, рациональностью поведения и проявлять искреннее уважение к окружающим.

Современный этикет - составная часть внешней  культуры человека и общества. В  него входят те требования, которые  приобретают характер более или  менее строго регламентированного  церемониала и в соблюдении которых  имеет особое значение определенная форма поведения.

Ежедневно мы общаемся со многими людьми, делая  это естественно и обыденно. Но для того, что бы нас правильно  понимали и воспринимали, мы соблюдаем  определенные нормы и правила, регулирующие социальное и профессиональное поведение, которые называют этикет.

Бурное  развитие деловых отношений с  другими странами привело к необходимости  знакомства с правилами делового этикета, которым до последнего времени  уделялось мало внимания, точнее, существовавшие внутренние правила плохо походили на те, что были приняты за рубежом.

Современный этикет - это своеобразный кодекс хороших  манер и правил поведения. Тема этой контрольной работы заключается  в более глубоком изучении делового этикета, а именно этикета письменного  делового общения.

 

1ФУНКЦИИ  ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

 

Деловое письмо – это документ, применяемый  для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.  Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо  обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях  организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо  несет юридическую функцию, поскольку  его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при  рассмотрении спорных вопросов сторонами  отношений. Наконец, письмо выполняет  воспитательную функцию, поскольку  требует повышенного уровня образовательной  подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус управленческого  персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ОБЩИЕ  ТРЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ ДЕЛОВОГО  ПИСЬМА

 

В книге  «Деловой этикет» автор Джен Ягер отмечал, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности, корректности.

При деловой  переписке следует помнить, что  восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и  бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист  в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно  составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации  и ее субъектов о государственных  языках. Переписка в сфере внешнеэкономической  деятельности ведется на русском  или ином языке, предусмотренном  коммерческим договором между деловыми партнерами. Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

 Письмо принято делить на следующие части: сведения об отправителе (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс), адрес получателя, дата отправления, вступительное обращение, содержание письма, заключительная формула вежливости, подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности, ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Деловое письмо должно всегда подписываться  от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловых  писем, курсирующих между организациями, существует и внутриорганизационная  переписка. Внутренняя переписка должна отвечать некоторым общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;
• наличие даты;
• письмо не должно содержать клеветнических размышлений;
• должна быть разборчивая подпись отправителя;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3ЭТИКЕТНЫЕ РИТУАЛЫ ДЕЛОВОГО ТЕКСТА

 

Письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.

Деловое письмо должно быть безукоризненным  во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать  его неправомочным.

Структура вашего письма должна быть четко продуманной  и логичной. Стандартное деловое  письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Обращение находится в «шапке» письма и  содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». Обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.

Далее –  преамбула, первый абзац письма, в  котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Например: «Я хотел бы выразить Вам благодарность за сроки поставки и качество продукции, которую Ваша компания нам поставляет, и рассчитываю на неизменное качество сервиса».

Далее следует  основной текст письма (2-4 абзаца), где  должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

В заключении вы кратко подводите итоги всего  написанного. Например: Уверен, что  Вы сможете сохранить качество сервиса на данном уровне, и в ближайшем будущем наше сотрудничество не прекратиться.

Письмо заканчивается  стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» плюс подпись (должность, ФИО) адресанта.