Этикет делового письма

Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой  переписке и служит для сообщения  о важном событии, произошедшем после  написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение  к основному содержанию.

Приложения  – необязательное дополнение. Они  оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Не существует правил их написания.

Немаловажную  роль играет и аккуратное оформление письма. Оно должно быть составлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться  следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон  и факс; web-сайт и e-mail, а также реквизиты  организации и её логотип.

Кроме того, для удобства необходим регистрационный  номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых  писем, несоблюдение которых может  не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о  вас как о солидном партнере с  устойчивым финансовым положением и  серьезными намерениями.

4 ОСНОВНЫЕ  ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Одна  из первых деловых бумаг, с которыми сталкивается клиент, - это бланк  фирмы. Бланк фирмы во многом характеризует  ее: по нему может сложиться первое впечатление о деловых партнерах. Поэтому по возможности не стоит  экономить на фирменных бланках - следует использовать лучшую бумагу, прибегнуть к услугам хорошей  типографии. Как правило, бланк печатается типографским способом на белой или  цветной бумаге в один или несколько  цветов.

Визитные  карточки также способствуют созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы. История использования  визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились  определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежит простое  понимание, что визитная карточка - это то, что остается у знакомого, собеседника, делового партнера после  очной или заочной встречи  с человеком.

Так же письмо может быть деловое, личное, рекомендательное, благодарственное, поздравительное.

Деловые письма пишут на бланках фирмы или  организации, на которых указаны  название фирмы, ее адрес и номер  телефона, а также фирменный логотип.

Есть  три вида личных писем, которые необходимо всегда писать от руки. Это выражение соболезнования, приглашения и ответы на них, благодарственные записки. Личные письма чаще всего пишут на простой белой бумаге или на специальной бумаге для писем.

Сейчас  в России возрождается традиции писать рекомендательные письма. Идеальное  рекомендательное письмо состоит из четырех разделов: вводная часть, характеристика человека, просьба о принятии на работу, заключительного.

Во многих странах благодарственные письма являются необходимым элементом общения. В России сейчас такие письма на уровне личного общения распространены очень мало. Однако для поддержания хороших деловых отношений с иностранными партнерами владеть культурой благодарственных писем совершенно необходимо.

Поздравительные письма, требуют обязательного ответа. Такие письма отправляют по поводу помолвки и оформления брака, при рождении ребенка, в связи с продвижением по службе или другими достижениями.

Цветные открытки, в изобилии продающиеся  во всем мире, предназначены для  того, чтобы посылать короткие приветы  и сообщения о себе из путешествия, отпуска, поздравления к празднику  или дню рождения, они служат приятным знаком внимания со стороны родственников  и друзей.

Телеграммы  как способ корреспонденции появились  около ста лет назад. При передаче телеграммы оплачивается каждое слово, поэтому текст телеграмм обычно не имеет знаков препинания, а составляется так, чтобы передаваемая информация была понятной при минимальном количестве слов.

Одним из самых быстрых способов передачи информации является отправление информации по факсу. Обычно такое сообщение  оформляется в виде делового письма, в котором даны все необходимые  реквизиты: дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости и т.п. Стилистически такие сообщения  могут быть менее официальными, чем  деловые письма.

Электронная почта (E-mail) - способ моментальной передачи информации. Сообщение должно максимально соответствовать форме печатных документов и было кратким.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым  этикетом. Нормы такого этикета как  бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в  деловой переписке, а что непринятым.

Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Универсальным принципом использования этикетных  средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить  свое собственное положение, знать  положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так  ясно, как будто мы стоим перед  ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная  переписка начинает носить более  личный и динамичный характер.

Умение  успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами –  важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая  речевая культура напрямую связана  с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Культура  речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах  неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий  уровень развития и эффективность  экономики.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003
2. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
3. Егорова Н.А. Правила этикета, 2004
4. Игнатьева Е.С. «Международный этикет. Особенности делового этикета», Ростов н/Д, 2008
5. Кузнецов И.Н. Современный этикет, 2003
6. Потунова М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 1999.