Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению

     Структура и содержание положений о проведении мероприятий определяются теми учреждениями, которые их организуют.

     Положение оформляется на бланке с заполнением следующих реквизитов: наименование структурного подразделения (при необходимости), гриф утверждения, название вида документа (положение), дата, индекс, заголовок, коды, текст, визы, грифы согласования. Датой положения является дата его утверждения.

13. Справки бывают служебного и личного характера.

     Справка служебного характера составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица. Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, направляемая вышестоящей организации - руководителем учреждения.

     Дата  или период времени, к которым  относятся приводимые в справке  сведения, включается в заголовок  к тексту либо помещается перед текстом справки, например: «По состоянию на 16.03.98» или «За период с 26.01.98 по 06.04.98».

     Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь  пояснения и ссылки, заверяться при  необходимости печатью.

     Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, коды, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Внутренняя справка оформляется на бланках или чистых листах.

     Справки личного характера оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: наименование вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, куда представляется справка. Текст справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа «Выдана настоящая», «Действительно проживает», «Действительно работает».

Поскольку текст  справки личного характера носит  типовой характер, обычно используют трафаретные бланки, изготовленные типографским способом, в которых от руки заполняются только отдельные части реквизитов, например: 

 

14. Телефонограммы  применяются в пределах действия местной телефонной связи. Содержание телефонограммы передается по телефону путем ее диктовки и записи.

     При передаче телефонограмм целесообразно  придерживаться следующих рекомендаций: передавать срочную и краткую  инфор-мацию; проверять правильность записи повторным чтением; не передавать логически сложные тексты; не использовать редко употребляемые и трудновыговариваемые слова; записывать принимаемые телефонограммы в специальный журнал либо оформлять на пишущей машинке с последующей регистрацией; оформлять отправляемые телефонограммы на пишущей машинке и регистрировать их.

     Работник, принимающий телефонограмму, должен записать следующие ее реквизиты: адресат, наименование вида документа (телефонограмма), индекс, дату, заголовок (при его  наличии), текст, подпись (наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ). Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, которые передали и приняли телефонограмму, часы и минуты передачи и приема. Если число принимаемых учреждением телефонограмм значительно, для их записи используют бланки с заранее напечатанными частями реквизитов.

     Обмен телефонограммами внутри учреждений и  предприятий не рекомендуется. 

1.5. Оформление копий, приложений и ссылок 

     Копией  документа является воспроизведение всех его реквизитов. Документ воспроизводится машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения на бланке учреждения или предприятия и заверяется руководителем или уполномоченным на то лицом. Отметка «Копия» размещается в правом верхнем углу первого листа копии документа.

     Копию документа заверяют, проставляя ниже реквизита «подпись» заверительную надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку, дату заверения и при необходимости печать, например: 

 

     При оформлении капий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку  и когда она выдана, а на самой копии - отметку о дате выдачи о том, что подлинник хранится в данной организации. Форма Месторасположение указанной отметки не регламентируются.

     Копиия исходящего документа (отпуск) визируется составившими его лицами и лицами, с которыми документ согласовывался. Все реквизиты бланка не воспроизводятся, в копии проставляются только подписания и регистрационный индекс подлинника на местах, отведенных для этого в бланке, на котором напечатан подлинник. Исполнитель подтверждает наличие подписи руководителя на подлиннике путем оформления на копии (отпуске) следующей надписи: 

 

     Сокращение  «п/п» означает «подлинный подписан». Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью.

     При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организации и предприятия могут изготовлять и выдавать копии документов, выданных другими учреждениями, если получить их непосредственно от последних затруднительно или невозможно (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.п.). Если документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков.

     Предприятия, учреждения и организации обязаны  свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено предоставление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке. К числу последних могут относиться копии актов высших органов государственной власти, касающиеся личных прав и интересов граждан, копии документов, изложенных на иностранном языке и др.

     Запрещается свидетельствование верности копий  паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебного удостоверения и других документов, имеющих отметку о том, что копировать их нельзя. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные не оговоренные исправления.

     Приложения  к документам имеют те же реквизиты, что и документы: наименование, заголовок, подписи ответственных за их содержание лиц, дату, отметку о согласовании, утверждении и т.д.

     Указание  о наличии приложения может содержаться  в тексте основного или сопроводительного документа. В этом случае количество листов в приложении и количество его экземпляров указывают между текстом и подписью.

     Приложения, утверждаемые или вводимые в действие распорядительным документом, содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием распорядительного документа в дательном падеже, его даты и номера, например: 

 

     При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1», «Приложение 2» и т.д. Место этой отметки ГОСТом не установлено. Обычно она размещается в правом верхнем углу первого листа приложения. Приложениям присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте. Они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «№».

     При ссылке в тексте на какой-либо документ соблюдают следующий порядок расположения реквизитов: наименование вида документа (приказ, постановление, протокол и т.п.), наименование организации, издавшей документ (при ссылке на отдельные виды документов этот реквизит опускается), дата (издания, составления, подписания, утверждения), номер, заголовок к тексту документа, на который ссылаются (если он есть), например: «На основании приказа ректора ТюмГНГУ от 25.09.98 №224 «О создании Ноябрьского филиала ТюмГНГУ»...», «Согласно письму ЗАО «Мосавтопрогресс» от 14.02.98 №16/33-1824 «Об изменении плана научно-исследовательских работ на 2 квартал 1998 г.»...». 

1.6. Оформление кадровых документов 

     В учреждениях, организациях и предприятиях, не имеющих кадровых служб и работников, делопроизводство по кадрам нередко ведут руководитель и секретарь.

     Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения, организации, предприятия. Приказ (распоряжение) о приеме на работу подписывается руководителем учреждения (предприятия) или его заместителем, которому предоставлено такое право, затем ставятся номер и дата.

     Приказ (распоряжение) о приеме на работу должен быть издан и объявлен работнику под расписку до начала работы. Роспись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа. Приказ вступает в силу с момента его подписания Отдельные параграфы приказа могут определять свои сроки вступления их в силу.

     На  основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняются личная карточка работника, делается запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или другой соответствующий документ.

     При оформлении приказа о приеме на работу обязательно наличие в нем следующих реквизитов: автор документа, наименование вида документа, дата, индекс документа, место издания, заголовок, текст, подпись руководителя учреждения (предприятия).

     Перевод на другую работу оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения (предприятия) только с согласия работника, которое фиксируется его подписью на приказе (распоряжении). В содержании приказа о переводе на другую работу должны быть четко сформулированы мотивы и основания перевода.

     Увольнение  с работы (прекращение трудового договора) независимо от основания оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения (предприятия). На основании этого приказа (распоряжения) делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит с ним расчет.

     Формулировки  в приказах и трудовых книжках  должны соответствовать формулировкам действующего законодательства о труде и содержать ссылки на соответствующие статьи КЗоТ. Трудовой договор прекращается в день, названный в приказе (распоряжении), который, как правило, должен быть позже издания приказа. На практике отступления от этого общего правила допускаются в двух случаях: при увольнении за прогул без уважительных причин и за совершение преступления.

     Предоставление  отпуска осуществляется в соответствии с графиком отпусков, составляемым администрацией перед началом каждого календарного года. График отпусков утверждается руководителем учреждения (предприятия) после согласования с комитетом профсоюза.

     Предоставление  отпуска оформляется приказом (распоряжением), роль которых может выполнять «Записка о предоставлении отпуска». На основании приказа (распоряжения, записки) делается отметка в личной карточке работника, а бухгалтерия производит заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без сохранения содержания в приказе (распоряжении, записке) делается отметка «без оплаты».

     Личная  карточка заводится на каждого работника после поступления его на работу. Она служит для анализа состава и учета кадров. Карточка оформляется на основании предъявленных работником документов (паспорта, диплома, военного билета, трудовой книжки и т.п.).

     В личной карточке должны систематически отражаться все последующие изменения данных о работнике (образовании, месте жительства и т.п.). Лицо, принимаемое на работу, ставит свою подпись в карточке и указывает дату ее заполнения. При приеме на работу руководящих работников и приравненных к ним других категорий служащих, например, инженерно-технических работников, преподавателей и т.д. ими представляется составленный по установленной форме личный листок по учету кадров.