Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению

     Предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для  машинной обработки позволяет унификация текстов, представляющая собой установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

     Унификации  текстов управленческих документов способствуют следующие их особенности:

• устойчивость языковых конструкций, связанная с наличием в управлении однотипных, часто повторяющихся операций, решений и действий;
• зависимость лексики управленческих документов от традиционно сложившейся лексики, используемой в законодательных и нормативных актах, документах вышестоящих и функциональных органов управления;
• использование специальной терминологии;
• нейтральность лексики;
• однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

     В текстах управленческих документов унифицируются состав информации, структура  текста, языковые средства представления  информации, правила построения словосочетаний и предложений.

     Унификация  состава информации заключается в разработке состава информации, необходимой и достаточной для решения задач, возникающих в процессе управления.

     Унификация  структуры текстов  документов состоит в установлении типового набора составных частей документа и единого порядка их расположения.

     Унификация  языковых средств  представления информации осуществляется путем выбора одного наиболее целесообразного варианта передачи одних и тех же данных средствами литературного языка.

     Унификация  правил построения словосочетаний и предложений направлена на формализацию текстов и является необходимым условием их машинного восприятия.

     При унификации текстов документов необходимо соблюдать следующие принципы:

• объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации;
• соответствие содержания и структуры информации виду документа;
• использование средств и приемов, сокращающих затраты труда и времени на документирование и восприятие текста, в частности, устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандартизованных терминов и обозначений, принятых сокращений и т.д.

     По  способу фиксации и организации  составных частей текста унифицированные  тексты разделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.

     Связный текст - это текст, содержание которого в неизменном виде повторяется в ряде документов. Постоянная и переменная информация в нем не выделяется. Такой текст иногда называют типовым. Типовые тексты, как правило, отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам. Они отражают типичную управленческую ситуацию: запрос, ответ, решение, констатацию фактов, сложившуюся или рекомендуемую практику и т.п.

     Трафаретизация  - метод унификации текстов, заключающийся в разделении информации на постоянную, присущую всем документам данной группы и представленную в виде связного текста, и переменную (индивидуальную для каждого документа). Постоянная информация (трафаретная часть текста) воспроизводится на бланке.

     Текст унифицированного таким  образом  организационно-распорядительного документа должен быть представлен в виде предложений или частей предложений и пробелов, которые заполняются переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

     В первую очередь целесообразно трафаретизировать  тексты тех документов, которые чаще других используются в управленческой деятельности. На предприятиях, в сфере материально-технического снабжения можно трафаретизировать 30...60% создаваемой документации.

     В таблице постоянная часть информации представлена в виде наименований показателей, расположенных в соответствующих графах; переменная часть информации вносится в графу в соответствии с ее назначением.

     Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенной совокупности признаков. Постоянная информация представляется в виде наименований показателей, признаков, а переменная, как правило, в форме однозначных ответов. Типичным примером этого способа унификации текстов является анкета по учету кадров.

     Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль  изложения - нейтральными. Обычно используют форму изложения от третьего лица единственного числа («Акционерное общество предлагает...») или от первого лица множественного числа («Просим...», «Направляем...», «Не возражаем...»).

     Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде случаев доклады, отзывы и заключения пишутся от первого лица единственного числа («Прошу направить...», «Считаю целесообразным...»).

     В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («Приказываю...», «Предлагаю...», «Обязываю...»).

     В тексте документа слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в литературном языке. Нельзя допускать их многозначного толкования, использовать диалектные, жаргонные, разговорные, устаревшие слова и обороты.

11. Приложения к документу принято делить на три вида:

• приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;

• разъясняющие или дополняющие основной документ;
• направляемые с сопроводительным письмом и являющиеся самостоятельными документами.

     На  приложениях к распорядительному  документу в верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования основного документа, его даты и номера, например: Приложение к приказу ТОО «Промсервис» от 25.03.98 № 52. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.), причем знак «№» не ставится.

     Если  документ имеет приложения, упоминаемые  в тексте или поясняющие его содержание, то отметку об этом оформляют по следующей форме: 

 

     Если  документ имеет приложения, не названные  в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров: 

 

     При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: 

 

     Отметка о наличии приложений размещается  между реквизитами «текст» и «подпись», на два...четыре интервала ниже текста. Независимо от количества приложений пишется слово «Приложение» в именительном падеже единственного числа, после него ставится двоеточие.

     Если  приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора. Наименования приложений печатают через один интервал; между наименованиями оставляют полтора...два межстрочных интервала.

12. Удостоверение является формой выражения законности документа, его юридической силы и ответственности за его содержание. Одним из основных способов удостоверения документа является его подписание, т.е. заполнение реквизита «подпись».

     В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо - руководитель учреждения или его заместитель. От имени учреждения некоторые документы в пределах своей компетенции могут подписывать руководители структурных подразделений или ответственные исполнители. Порядок подписания документов устанавливается приказом руководителя учреждения или инструкцией по делопроизводству.

     Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основе единоначалия, имеют одну подпись.

     В состав реквизита «подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка, например: 

 

     Расшифровку подписи в скобки не заключают, инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, между инициалами и фамилией не делают.

     Подписи нескольких должностных лиц на документе  располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей с расшифровкой подписей разделяют двумя...тремя межстрочными интервалами.

     При оформлении документа не на бланке реквизиты «наименование министерства или ведомства», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» должны быть включены в наименование должности в реквизите «подпись», например: 

 

     При подписании документов членами комиссий указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в комиссии, например: 

 

     Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке, подписи председателя и членов комиссии разделяют двумя...тремя межстрочными интервалами. После слов «члены комиссии» двоеточие не ставится.

13. Согласование документов имеет целью повышение их качества путем компетентной оценки их своевременности, обоснованности, содержания, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекомендаций.

     Различают две формы согласования документа: внутреннее (с подразделениями и  должностными лицами учреждения) и внешнее (со сторонними организациями). Внутреннее согласование документа - это его визирование.

     Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением коллегиального органа.

     Гриф  согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия, наименования должности лица (или организации), с которым документ согласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты, например: 

 

     Если  согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом: 

 

     Составные части грифа согласования разделяют полутора…двумя межстрочными интервалами. Наименования должности или документа печатают через один интервал; в строке, как правило, должно быть не более 28 знаков.