Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению

     Приказ  печатается на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит следующие  реквизиты: название вида документа (приказ), место составления или издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

     С приказом должны быть ознакомлены все  поименованные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке. В ряде случаев приказы доводятся до сведения всех сотрудников и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

     По  мере совершенствования управленческой деятельности, более четкого ее документирования путем разработки положений о  подразделениях, должностных инструкций и т.д. необходимость в оформлении некоторых управленческих решений с помощью издания приказа отпадает. На многих предприятиях не издаются приказы о предоставлении отпусков, командировках и по некоторым другим вопросам.

7. Распоряжения могут издаваться руководителем структурного подразделения в пределах его компетенции.

     Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину издания распоряжения, во второй, начинающейся словом «ПРЕДЛАГАЮ», - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки типа «в связи», «в целях» и т.п., например: «В связи с заграничной командировкой заведующего лабораторией №2 Горбачева М.С. возложить исполнение его обязанностей на главного специалиста Назарова В.П. с 26.07.98».

     Формуляр  распоряжения включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, коды, название вида документа (распоряжение), место издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

8. Решения принимают коллегиальные органы: коллегии министерств и ведомств, научно-технические и другие советы, комитеты и т.п.

     Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

     В констатирующей части указывают  причины издания решения и  цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа, который относится к деятельности коллегиального органа, принимающего решение.

     В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке, например: 

 

     При необходимости распорядительную часть  решения разделяют на пункты, в каждом из которых указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение и должностных лиц), действие и срок его исполнения. В последнем пункте распорядительной части решения указывают должность, фамилию и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением решения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, причем они не вправе изменять содержание текста решения.

     Решения оформляются на бланках формата  А4 с заполнением следующих реквизитов: название вида документа (решение), место  издания, дата, индекс, заголовок к  тексту, текст, подпись, виза. Датой решения является дата его принятия на заседании коллегиального органа.

9. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, а также документ, составленный официальным лицом для удостоверения какого-либо факта (протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора и т.п.). Последние по своему содержанию приближаются к актам, и их удельный вес в делопроизводстве невелик. Классификация протоколов приведена на рис. 5.

     Протоколы, фиксирующие ход работы и решения постоянных коллегиальных (коллегии, комитеты, советы и т.п.) и временных (конференции, собрания, совещания и т.п.) органов могут быть трех видов:

• краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
• полные - содержат кроме уже названных краткие записи выступлений докладчиков и участников;
• стенографические - весь ход заседания записывается дословно.

     В полных и стенографических протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам Протоколы ведут должностные лица (секретари, делопроизводители, стенографистки и др.) либо избранные на заседании секретари или секретариаты.

     Протокол  составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных записей, произведенных во время заседания Кроме того, при оформлении протокола используются представленные к заседанию материалы: тексты, тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений и т.д. Протокол должен точно отображать выступления и ход собрания, все высказанные в процессе обсуждения мнения, точки зрения и заявления, а также все принятые решения. Протоколы печатают на бланках формата А4. 

 

Рис. 3. Классификация протоколов 

     В протоколе заполняют следующие  реквизиты: наименование структурного подразделения (если это необходимо), название вида документа (протокол), коды, дату, индекс, грифы утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

     Заголовком  текста протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания, обсуждаемого вопроса, например:

• заседания кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство»;
• совещания у директора завода;
• заседания производственной комиссии профсоюзного комитете по вопросу рассмотрения новых норм времени на сварочные работы.

     Текст протокола состоит из вводной  и основной частей.

     Во  вводной части после слова «Присутствовали» указываются фамилии всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то во вводной части протокола указывается только число присутствовавших, а их список прилагается к протоколу. Фамилии участвующих в заседании лиц располагают в алфавитном порядке (отдельно - члены коллегиального органа, отдельно -приглашенные) и печатают в строку через один интервал. После фамилии приглашенного лица указывают название учреждения, которое он представляет, место работы и должность.

     На  многочисленных собраниях и заседаниях указывают только количественный состав присутствующих, например: Присутствовало 150 человек. Инициалы и фамилии председателя и секретаря, которых избирают, указывают во вводной части протокола.

     В той же части указывают повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые надлежит рассмотреть. Вопросы в повестке дня располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируют в именительном падеже, например: «Рассмотрение отчета за 1986 г.» (неправильно: «О рассмотрении отчета за 1986 г.»).

     Основная  часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: слушали - выступили - постановили.

     Слово СЛУШАЛИ печатается прописными буквами  на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают), если нужно, то и наименование представляемого им учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада, например: 

 

     В тех случаях, когда текст доклада  прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается  «текст доклада прилагается».

     Слово ВЫСТУПИЛИ печатается прописными буквами  с абзаца, затем следуют инициалы и фамилия выступившего (они также печатаются с абзаца), тире и содержание выступления в форме прямой речи.

     Особое  внимание должно быть обращено на выступления, содержащие несогласие с положениями доклада и особое мнение выступающего. В полных протоколах запись выступлений и докладов не обязательно должна представлять собой запись речи слово в слово. Иногда можно обойтись кратким отчетом о ней, например: 

 

     Вопросы к докладчику и выступающим и  их ответы протоколируются по мере выступлений по следующей форме: 

 

     Слово ПОСТАНОВИЛИ печатается прописными буквами тремя интервалами ниже предыдущего текста с абзаца. Решение, если оно содержит различные вопросы, разделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт печатают с абзаца. Если решением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то он прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений - распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.

     Датой протокола является дата протоколируемого события (совещания, заседания, собрания и т.д.). Если оно продолжается два  и более дней, через тире указывают  даты начала и окончания события, например: 22 - 24 марта 1998 г.

     Протокол  должен иметь индекс (номер), который  обычно является порядковым номером заседания постоянно действующего коллегиального органа. Протоколы совместных заседаний имеют дробный номер, соответствующий порядковым номерам учреждений или подразделений учреждения, участвующих в заседании. Обычно их нумеруют в пределах года (в учебных заведениях - учебного года) или срока полномочий коллегиального органа.

10. Выписка из протокола оформляется на бланке. Ниже реквизита «подпись» размещается реквизит «отметка о заверении копии». В тексте выписки может быть приведен тот или иной пункт протокола полностью (слушали, выступили, постановили) или частично (слушали, постановили). Индексом выписки является индекс протокола. В бланке проставляется дата протокола. Дата изготовления выписки проставляется в реквизите «отметка о заверении копии».
11. Инструкция содержит правила, регулирующие специальные стороны деятельности и отношений учреждений и должностных лиц.

     Инструкция  оформляется на бланке, формуляр которого имеет следующие реквизиты: название вида документа (инструкция), гриф утверждения, заголовок, текст, коды, дату, индекс, место издания подпись.

     Заголовок к тексту инструкции должен четко  ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требования инструкции, например: «Инструкция о ведении делопроизводства», «Должностная инструкция нормировщику», «Инструкция о порядке рассмотрения...».

     Текст инструкции состоит из разделов, которые  делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», в котором раскрываются цели ее издания, указывается область распространения, излагается порядок использования и приводятся другие сведения общего характера. Текст инструкции должен носить указующий характер, для чего используются четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и т.п. Текст инструкции излагается от третьего лица или же используется безличная форма.

     Датой инструкции является дата ее утверждения. Утверждает инструкцию руководитель учреждения, чаще всего путем издания распорядительного документа; подписывает ее руководитель структурного подразделения, в котором она разработана.

     Отдельную группу составляют должностные инструкции работникам. Они содержат: общую  часть, функции работника, обязанности работника, права работника, взаимоотношения (связи по должности), критерии оценки работы и ответственность работника

12. Положения бывают двух видов: об учреждениях, структурных подразделениях, отдельных должностных лицах и о проведении различных мероприятий (смотров, конкурсов и т.п.).

     Первые  регламентируют деятельность учреждений, подразделений, должностных лиц, определяя их подчиненность, функции, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы и т.д. Положение об учреждении утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Положение о структурном подразделении составляется его руководителем и утверждается руководителем учреждения путем издания распорядительного документа либо проставления грифа утверждения. Таков же порядок утверждения положений, которые определяют статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.