Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению

 

     Документы, создаваемые совместно несколькими  организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, от имени которых издается документ, название вида документа, место его составления или издания.

     Подписи в таких документах располагаются  на одном уровне. В наименования должностей лиц, подписавших документ, включаются наименования организаций, которые они представляют.

     Все экземпляры совместно изданных документов должны быть подлинниками; т.е. содержать  подписи должностных лиц, включающие наименования должностей, личные подписи и их расшифровку.

     Организации, издающие документ, присваивают ему регистрационные индексы. Разделенные косой чертой, они составляют индекс документа, например: 121 / 232. Первым указывается номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа. В каждой из организаций, издавших документ, он может быть зарегистрирован в разное время. Порядок датирования в этом случае ГОСТ не устанавливает. Целесообразно таким документам присваивать дату регистрации в организации, чей индекс стоит первым. 

1.3. Оформление реквизитов документов 

1. Дата  - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения и т.п. является дата их подписания; постановления, решения и т.п. - дата их принятия коллегиальным органом; устава, отчета, инструкции, плана и т.п. - дата утверждения; акта, протокола - дата зафиксированного в нем события, которая, как правило, совпадает с датой составления этих документов.

     Элементы  даты оформляются цифровым способом и приводятся в одной строке следующей последовательности: день, месяц, год.      Год указывается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например: 24.06.1998 или 24.06.98. В порядке исключения допускается, в основном в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применение словесно-цифрового способа оформления дат: 5 января 1998 года или 5 января 1998 г.

     Дата  документа - обязательный реквизит для  документов всех видов. Она проставляется  лицом, подписывающим (утверждающим) документ или при его регистрации.

2. Индекс документа используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления и хранения.

     Индекс  документа включает условное обозначение  подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, куда он будет помещен. Например, 05-12 (05 - обозначение подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре). При ведении индивидуального учета документов к указанному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входящего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/82 (82 - индивидуальный порядковый номер данного документа). Порядковые номера, присваиваемые отдельно поступающим и отправляемым документам, возрастают в течение года. Индексы присваивают документам при регистрации.

3. Ссылка на индекс и дату входящего документа используется в бланках для писем и состоит из постоянной части «На №___от____», в рамках которой располагаются номер и дата входящего документа, на который дается ответ.

     Если  исходящее письмо является ответом  на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты. Если одно исходящее письмо является ответом на письма разных организаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите «адресат» указаны наименования этих организаций.

4. Место составления или издания указывается в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации, например, г. Тюмень. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.
5. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо.

     Если  документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после  наименования учреждения, структурного подразделения, фамилии должностного лица; если частному лицу - перед его фамилией.

     Если  документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например: 

 

     Если  документ адресуется другому должностному лицу, то сначала в именительном падеже указываются наименования учреждения и подразделения, а затем в дательном падеже - должность и фамилия адресата, например: 

 

     Несколько адресов на документе указывают  с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. На документе следует указывать минимум адресов; если их более четырех, то на каждом документе указывается один адрес и составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресом не проставляется. Адреса разделяются двумя-тремя межстрочными интервалами.

     В ряде случаев допускается обобщенное указание адресата, например:

     Директорам  филиалов ТюмГНГУ.

     При оформлении реквизита «адресат»  можно использовать общепринятые сокращения (зам., зав., гл. и другие), а также  общепринятые сокращенные названия организаций (Гипроавтотранс, НИИАТ и т.п.).

6. Гриф утверждения свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Он содержит следующие основные элементы: слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личная подпись лица, утвердившего документ, и ее расшифровка, дата утверждения:

 

     Если  документ утверждается приказом, постановлением или другим распорядительным актом, используется другая форма грифа: 

 

     Если  документ создан совместно несколькими  организациями (т.е. оформляется не на бланке), наименования организаций  включаются в наименования должностей утверждающих его лиц, например: 

 

     Добавления  и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица (лиц). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа на четыре...пять межстрочных интервалов ниже верхнего обреза листа. В одной строке должно быть не более 28 знаков. Составные части реквизита разделяются полутора-двумя межстрочными интервалами; наименование должности или утверждающего документа печатаются через один интервал.

7. Резолюции отражают результаты рассмотрения документов руководителем, содержат указания по исполнению документов.

     Исполнителями в резолюции устанавливаются  не структурные подразделения, а  должностные лица и, как правило, непосредственно подчиненные ее автору.

     В резолюции указывается ограниченное число исполнителей, как правило, один, реже два...четыре. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Указание остальных лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственному исполнителю предоставляется право получать от соисполнителей необходимую информацию.

     Обычно  в резолюции указываются решение  руководителя по существу рассматриваемых  в документе вопросов и пути его  осуществления. Если указание о том, что и как следует делать, отсутствует, это означает, что принимать решение должен исполнитель. Резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» и предварительные типа «Прошу переговорить» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

     Срок  исполнения документа указывается  в резолюции, если решением руководителя изменяется срок, установленный инструкцией или другим документом, либо если в учреждении такие сроки не установлены.

     Резолюции пишут на верхней свободной площади  лицевой стороны первого листа  документа. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом) или недостаточно для резолюции, ее размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Помещать резолюцию не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении нежелательно.

8. Заголовок облегчает труд регистратора, освобождая от необходимости читать документ и кратко формулировать его содержание. По заголовку оперативно устанавливаются назначение, важность и срочность документа.

     Заголовок составляется к тексту документа, оформляемого на бланке или листе бумаги формата А4, независимо от его вида и назначения. Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным. Например, «О финансовой деятельности Центра подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ТУ) в период реорганизации», «Об организации приема документов и проведения вступительных экзаменов».

     Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал и не подчеркивается. Каждая строка реквизита начинается от левой границы площади листа. На бланке зона, в которой располагается заголовок, обозначается ограничительными отметками. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков.

     В заголовке допускаются общепринятые сокращения слов и словосочетаний. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится.

9. Отметка о контроле служит отличительным признаком контролируемого документа. Она наносится в виде слова «контроль» или буквы «к» специальным штампом или ручкой на левое поле документа на уровне реквизита «заголовок к тексту».
10. Текст включает основную содержательную часть документа и является его важнейшим реквизитом. Он должен быть логичным, ясным, информационно емким, убедительным и аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.