Анализ программных систем делопроизводства и документооборота

- отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

- регистрация документов производится  непосредственными исполнителями  (поручитель и исполнитель ведут  собственные журналы), некоторые  виды документов вообще не  регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.

 

Программные системы этого направления  ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных  систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика "коробочного" продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления  относятся следующие.

Русифицированные версии популярных западных систем:

- DocsOpen (PC DOCS);

- LinkWorks (DEC);

- Staffware (Staffware PLS);

- Lotus Notes (Lotus-IBM).

 

Программные решения, созданные российскими  компаниями на основе западных систем:

- система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);

- система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);

- комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);

- система «Золушка-Кабинет» НТЦ  ИРМ, Москва (Lotus Notes);

- решения компании АО "Весть", Москва (DocsOpen);

- решения компании "Метатехнология", Москва (Staffware и Excalibur);

- система Optima-WorkFlow компании АОЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL).

 

Разработки российских компаний:

- система LanDocs компании "Ланит";

- система Effect Office компании "Гарант International";

- система «Документ2000» компании Telcom Service;

- система «Крон» компании "Анкей";

- система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.

 

Сравнение систем по основным задачам  делопроизводства и функциональным характеристикам

 

Организация работы с документами  является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то в результате ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице  приведена оценка анализируемых  систем с точки зрения решения  данных задач.

Для проведения достоверного сопоставления  по критерию "функциональные характеристики" необходимо ранжировать системы  по максимальному соответствию перечисленным  основным задачам делопроизводства, выделив при этом характерные  группы ("ниши") программных систем так, как они позиционируются на современном рынке.

В представленных на отечественном  рынке программных системах делопроизводства и документооборота перечисленные  задачи делопроизводства реализованы  различным образом, что объясняется  отличием заложенных концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок. Системы, ориентированные на решение определенного круга задач делопроизводства, находятся в разных "весовых категориях" и не могут быть корректно сопоставлены между собой. Так, сопоставление системы поиска в электронных архивах Excalibur EFS с системой оптического распознавания текста Fine Reader будет вообще лишено всякого смысла, поскольку системы предназначены для решения конкретных задач и соответственно занимают определенную нишу рынка программных систем.

Рассмотрим, насколько программные  системы перечисленных категорий  применимы к автоматизации делопроизводственных работ государственной организации. Необходимо отметить, что общегосударственные  нормы регламентируют только форму  готовых (официальных) документов, но не технологию их подготовки, т.е. работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии от текстовых процессоров (входящих в состав интегрированных программных комплексов автоматизации офисной деятельности типа Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Borland Office и др.) до систем коллективной подготовки документов.

ГОСТы и другие нормативные и  методические материалы регламентируют технологию работы с готовыми документами. Соответственно термин документооборот подразумевает строго регламентированное и формально контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. С другой стороны, документооборот в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации. Под электронным документооборотом в компьютерной литературе обычно понимают произвольный обмен документами и информацией по компьютерной сети.

Под архивом организации подразумевается  некоторая сложившаяся система  ведения номенклатуры дел, формирования дел, организация хранения и т.п. В то время как термин электронный  архив подразумевает, как правило, перенесенные на машинный носитель тексты и изображения документов с некоторыми поисковыми возможностями.

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов типа document management, groupware или workflow возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач, используя их в качестве отдельных компонентов. Опыт российских разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод.

 

По материалам,

предоставленным компанией

"НетКом Текнолоджи"

 

Области применения программных систем автоматизации документационного  обеспечения управленияПрограммные  системы  Задачи документационного обеспечения управления

Документирование  Организация работы с документами  Систематизация архива документов

 

Организация ввода документов 

Совместная работа над документами 

Делопроиз-водство Документо-оборот  

Организация электронного архива Поиск документов

Специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота

Дело + + + + + +

LanDocs + + + + + +

 

«Золушка»  + + + + + +

 

 

 

Системы автоматизации документооборота

 

Office Media    + + +   

«ЭСКАДО»    + + +   

Системы управления потоком работ

 

Workflow   +   +   

WorkRoute II   +   +   

LinkWorks   +   +   

StaffWare   +   +   

Электронные архивы документов

Excalibur         + +

DOCs Open       + + +

«Евфрат»       + + +

Системы коллективной обработки документов

 

Group Wise   +   + + +