Анализ программных систем делопроизводства и документооборота

Анализ программных  систем делопроизводства и документооборота

 

Предлагаемая вниманию читателей  статья подготовлена на основе методических материалов, разработанных Всероссийским  научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (составитель пособия — А.А. Пестрецов, главный специалист Управления Делами Кабинета Министров Республики Башкортостан), и предоставленных редакции компанией "НетКом Текнолоджи".Данный документ посвящен сравнению пригодности разных систем автоматизации документооборота для органов государственной власти, организаций и учреждений.

Редакция полагает, что знакомство читателя с общими подходами к  выбору системы электронного документооборота и сравнительными характеристиками большей части систем, присутствующих на рынке, будет полезным для рационального взвешенного выбора объекта для собственного внедрения.

 

Цели автоматизации процессов  делопроизводства и документооборота

 

Управление организациями и  предприятиями основано на следующих  процессах:

- получение информации, ее обработка;

- анализ, подготовка, принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых  решений.

 

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как  документальное отражение и обеспечение  управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документальное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение  управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих  управленческую деятельность, т.  е. их подготовка, оформление, согласование  и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения  документов (определение правил  хранения создаваемой в организации  информации, ее поиска и использования  для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

 

Делопроизводство представляет собой  комплекс мероприятий по обеспечению  ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб  делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

- организационное и документационное  обеспечение деятельности предприятия;

- организация единого порядка  работы с документами в подразделениях;

- организация индивидуальной и  совместной содержательной подготовки  документов в подразделениях;

- обмен документами внутри и  между структурными подразделениями  организации;

- создание унифицированных технологических  процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

- использование унифицированных  форм представления и обработки  документов;

- регистрация всех поступающих  в организацию документов с  последующим направлением на  рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

- регистрация, учет, издание, рассылка  и возврат, обеспечение хранения  и использования исходящих и  внутренних документов, проектов  документов;

- регистрация движения документов, включая направления, резолюции,  отчеты о выполнении, согласование (визирование);

- списание документов в дело  и извлечение из дел; обеспечение  сохранности, учета и использования  документов;

- обмен информацией между работниками  одного или нескольких структурных  подразделений;

- осуществление контроля за  своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

- проверка правильности и своевременности  исполнения документов;

- создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

- проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

- получение отчетов, в том  числе статистических, на основании  информации о документах и  состоянии их исполнения.

 

Все перечисленные функции формализованы  и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Создание и внедрение системы  автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

- обеспечение повышения оперативности  и качества работы с документами,  упорядочение документооборота, обеспечение  контроля исполнения;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание необходимых условий  для повышения доли интеллектуального  производительного труда по содержательной  и смысловой работе с документами  и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- обеспечение повышение качества  документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования работы  по вводу информации о документе  на различных участках работы  с ним;

 

в области контроля за исполнительской  дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного  контроля за прохождением документов  в подразделениях организации  с момента их получения или  создания до завершения исполнения  отправки или оформления в  дело, своевременное информирование  сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечение автоматизированного  упреждающего контроля за своевременным  исполнением документов, поручений  высших органов государственной  власти и управления, поручений  и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения  и исполнения документов;

 

в области организации доступа  к информации:

- обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

 

Внедрение программной системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота создает аппаратно-программную  основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной  и совместной работы с документами  в подразделениях организации;

- объединение потоков электронных  документов между подразделениями  организации;

- использование общей для всех  организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов  (таких как перечень организаций,  номенклатура дел), единой формы  регистрационно-контрольной карточки  документов и т.п.;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

 

Специализированные системы делопроизводства и документооборота

 

Система "ДЕЛО"

(ЗАО "Электронные офисные  системы", ООО "Компания НетКом  Текнолоджи")

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих  операций.

- Отслеживание всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения  работ по основным функциональным  процессам организаций и учреждений.

- Единая регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма  и обращения граждан, путем  создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения  о документе, с последующим  направлением корреспонденции на  рассмотрение руководству и в  структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

- Ввод текстов резолюций, включая  повторные, и назначение исполнителей по ним.

- Направление резолюций и документов  на рабочие места пользователей-исполнителей.

- Пересылка отчетов исполнителей  по документу ответственным исполнителям  и/или авторам резолюций.

- Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

- Осуществление контроля за  своевременным исполнением поручений,  обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

- Объединение и группирование  документов, зарегистрированных в  системе делопроизводства, по различным  признакам.

- Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

- Ввод сведений об отправке  исходящих документов адресатам  с созданием реестров рассылки  документов.

- Получение согласно действующим  правилам и инструкциям информационных  материалов, сводок, отчетов для  предоставления руководству.

- Получение и вывод на печать  статистических справок и отчетов,  а также регистрационных карточек  для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства.

- Хранение электронных образов  документов.

- Списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой  дел и при необходимости извлечение  их из дела.

- Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

 

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

 

Система LanDocs

(фирма АО "Ланит")

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

 

Основные достоинства системы:

- высокая функциональность: ввод, регистрация, рассылка, отправка  заданий, контроль;

- адаптивность: настройка на конкретные  условия с помощью CASE-моделей;

- соответствие стандартам;

- открытость: легко интегрируется  с офисными приложениями и корпоративными БД;

- доступность и легкость освоения  конечными пользователями.

 

Программный комплекс LanDocs позволяет  реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами: