Нотариальное делопроизводство: становление и развитие в России

     в графе 6 — общая сумма взысканной государственной пошлины (оплаты по тарифу) или сведения об освобождении от уплаты государственной пошлины (оплаты по тарифу и основания освобождения). В случаях, когда государственная пошлина внесена в банк, указываются и данные квитанции банка (номер, дата выдачи);

     в графе 7 — лица, получившие изготовленные нотариальные документы, подписываются. Если документ выдан без взыскания государственной пошлины (оплаты по тарифу), обратившееся для совершения нотариального действия лицо должно собственноручно написать в этой графе «документ получен бесплатно».

     В реестре для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (форма № 2), указываются такие данные:

     в графе 1 — номер нотариального действия;

     в графе 2 — наименование юридического лица, выдавшего ссуду (банка, организаций и т.д.). Дата извещения. Наименование органа, наложившего арест. Дата определения (постановления) об аресте и др.;

     в графе 3 — дата получения извещения или определения (постановления) об аресте. Дата удостоверения договора о залоге и др.;

     в графе 4 — дата наложения запрещения;

     в графе 5 — фамилия, имя, отчество лица, получившего ссуду или заложившего имущество, на которое наложен арест. Местонахождение имущества;

     в графе 6 — дата направления сообщения в регистрирующий орган;

     в графе 7 — дата и номер извещения о погашении ссуды. Дата прекращения договора о залоге. Дата постановления о снятии ареста;

     в графе 8 — дата направления сообщения регистрирующему органу о снятии запрещения;

     в графе 9 — размер взысканной государственной пошлины (оплаты по тарифу) или отметка об освобождении от оплаты.

     Порядковые номера, под которыми нотариальные действия регистрируются в реестре, присваиваются от № 1 с начала календарного года в нарастающей последовательности до конца календарного года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, обязательно воспроизводится в изготовленном нотариусом документе — нотариальном свидетельстве либо в удостоверительной надписи на сделке или свидетельствуемом документе. При этом в нотариальном документе указывается и номер реестра (реестровой книги), например, так: «зарегистрировано в реестре под № 4-1492», где «4» обозначает номер реестровой книги, а «1492» — порядковый номер нотариального действия.

     Записи в реестре регистрации нотариальных действий могут производить как сами нотариусы, так и их помощники, консультанты, секретари и другие сотрудники нотариальной конторы. Записи должны быть аккуратные и разборчивые, а исправления сделаны так, чтобы было возможно прочитать первоначальный текст. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты. Всякое исправление должно быть оговорено и подписано лично нотариусом. Если в реестре пропущены номера или разные нотариальные действия записаны под одним и тем же номером, нотариус также сам производит в реестре соответствующую запись и скрепляет ее своей подписью. Кроме того, нотариус составляет акт и приобщает его к реестру, в котором допущены ошибки в нумерации нотариальных действий. Подчистки и записи карандашом в реестрах не допускаются. Регистрация в реестре — завершающий этап совершения нотариального действия. Именно при регистрации оплачивается совершаемое нотариальное действие.

     По письменным заявлениям лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нотариусы обязаны выдавать выписки из реестра. Выписку из реестра может истребовать от нотариуса, занимающегося частной практикой, и нотариальная палата. Выписка должна воспроизводить полный текст, содержащийся во всех графах реестровой книги. При выдаче выписки из реестра лицу, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное действие, нотариус свидетельствует верность ее путем совершения удостоверительной надписи следующего, например, содержания:

     Например,

     Санкт-Петербург. Двадцать восьмого июня две тысячи второго года. Я, нотариус Первой государственной нотариальной конторы Санкт-Петербурга Юрова Галина Александровна, свидетельствую верность настоящей выписки из реестра для регистрации нотариальных действий Первой ленинградской государственной нотариальной конторы за 1990 год, книга № 3-Д, реестровый № 401.

     Зарегистрировано в реестре за № 4-1945.

     Взыскано государственной пошлины 4 руб. 20 коп. с техработой. 
Печать Нотариус Подпись 
 
 

§ 3. Делопроизводство,

связанное с совершением нотариальных действий. 

     Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами, как закреплено в ст. 9 Основ, «в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой».

     После обязательной регистрации в реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления. В одних случаях дополнительный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших заявлений облегчает самим нотариусам выполнение возложенных на них функций (например, поиск завещаний или наследственных дел), в других — обеспечивает соблюдение законности в нотариальной деятельности (например, исключает возможность принятия заявлений по имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

     Все нотариусы Российской Федерации ведут следующие алфавитные книги учета:

1. завещаний;
2. закрытых завещаний;
3. запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на 
   имущество. Эти алфавитные книги, как правило, ведутся в течение 
   многих лет, пока они не будут заполнены.

     Удостоверяемые нотариусами завещания вносятся в алфавитную книгу учета завещаний по фамилии завещателя с указанием его имени и отчества. В этой же книге указываются дата удостоверения завещания и реестровый номер. В случаях, когда завещатель отменяет свое завещание, в этой же книге производится соответствующая запись.

     Алфавитные книги учета завещаний ведутся для того, чтобы и через много лет после нотариального удостоверения можно было легко и быстро не только найти любое завещание (в случае утраты экземпляра завещания, выданного завещателю), но и проверить, не было, ли отменено то или иное завещание при жизни завещателя. Ведь для оформления права наследования по завещанию нотариусу по месту открытия наследства необходимо предъявить завещание с отметкой, что оно не отменено, которую делает после смерти завещателя нотариус, удостоверивший в свое время это завещание.

     В алфавитную книгу закрытых завещаний, принятых нотариусом, также вносятся фамилия, имя, отчество завещателя, дата принятия закрытого завещания и реестровый номер, под которым это нотариальное действие зарегистрировано у нотариуса. В случае отмены закрытого завещания в алфавитной книге делается соответствующая отметка, указываются дата и реестровый номер, под которым зарегистрировано уведомление об отмене закрытого завещания.

     В алфавитную книгу учета запрещений и арестов вносятся: фамилия, имя и отчество собственника имущества, на которое налагается запрещение или арест, реестровый номер нотариального действия. При снятии запрещения или ареста в этой же книге делается соответствующая отметка.

     Каждый нотариус, на которого возложено совершение таких нотариальных действий, как принятие мер к охране наследственного имущества и выдача свидетельств о праве на наследство, кроме всех вышеуказанных реестров, книг учета депозитных операций и лицевых счетов депонентов, алфавитных книг, ведет и другие дополнительные книги учета, связанные с оформлением права наследования. Так,

• все заявления наследников с просьбой произвести опись наследственного имущества, сообщения граждан, занимавшихся похоронами наследодателя, органов милиции и жилищных органов, иных организаций об оставшемся после умерших граждан имуществе, а также поручения других нотариусов о производстве описи имущества регистрируются в книге учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества,
• обнаруженные при описи наследственного имущества и изъятые нотариусом для обеспечения их сохранности валютные ценности (драгоценные металлы и драгоценные природные камни, валюта РФ, иностранная валюта, ценные бумаги в валюте РФ, ценные бумаги в иностранной валюте), ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней регистрируются в книге учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества. При этом в книге учета ценностей нотариус обязан подробно описать каждую вещь, зарегистрировав ее под самостоятельным номером, и указать оценку;
• каждое поступившее заявление о принятии наследственного имущества, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, все претензии кредиторов, заявления о принятии мер к охране наследственного имущества регистрируются в книге учета наследственных дел. На основании первого заявления, поступившего к нотариусу от кого-либо из вышеуказанных лиц, заводится наследственное дело. Все последующие заявления, поступающие в уже имеющееся наследственное дело (дополнительные, от других наследников и кредиторов), также регистрируются в день их поступления в книге учета наследственных дел. На каждом таком заявлении указывается время его поступления и номер наследственного дела;
• фамилия, имя, отчество наследодателя, после которого заводится наследственное дело, дата открытия наследства и номер наследственного дела вносятся в алфавитную книгу учета наследственных дел, которая ведется по фамилиям умерших.

     Все заявления о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, отказе от наследства, о выдаче распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также все необходимые для оформления права наследования документы, истребованные от наследников, иных физических и юридических лиц, и экземпляр каждого выдаваемого нотариусом документа подшиваются в наследственное дело.

     Алфавитные книги (учета завещаний, запрещений отчуждения имущества и арестов, наследственных дел), а также книги учета (заявлений о принятии мер к охране наследственного принятых на хранение ценностей, наследственных дел) должны быть прошиты, а листы их пронумерованы. На обратной стороне последнего листа должно быть указано количество пронумерованных и прошитых листов в книге. Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица (органа юстиции или нотариальной палаты) и соответствующей печатью.

     Кроме вышеуказанных книг в делопроизводстве каждого нотариуса должны быть также:

      - журнал регистрации входящей корреспонденции;

      - журнал регистрации исходящей корреспонденции;

      - журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы. 

§ 4. Формы нотариальных документов и удостоверительных надписей. 

     Нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, а также консульских учреждений Российской Федерации составляют нотариальные документы по определенным формам. Согласно ст. 46 Основ законодательства о нотариате при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи. В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.

     Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других, не названных в ст. 46 Основ случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъявлении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостоверительная надпись о неплатеже. Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога. Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог). Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания (п. 1 ст. 1135 ГК).