Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

     В личном заявлении или письме указываются  фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

     Разрешение  на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый  пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

     После ознакомления с печатными изданиями  исследователям предоставляется научно-справочный аппарат  архивов: описи, обзоры, каталоги.

     При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится  дело, в которое подшиваются:

• все письма-направления и заявления пользователя;
• анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
• заказы на выдачу описей и дел;
• заказы на копирование документов.

     В ведомственном архиве на каждого  пользователя заводится карточка с  указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

     Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

• их плохого физического состояния;
• ограничений на использование, установленных законодательством РФ
• или фондообразователем при передаче документов на хранение;
• пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;
• выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

     Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме  и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа[6, п.8.1.п.п.8.3.3]. 

     2.6. Выдача подлинных  документов и дел  во временное пользование

     Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

     Дела  выдаются во временное пользование  на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

     Выдача  дел во временное пользование  другим организациям по их письменному  запросу оформляется актом. Акт  составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

     Дела  выдаются на срок не более трех месяцев.

       При выдаче дел во временное  пользование каждое дело заносится  в книгу выдачи дел из хранилища,  а на место выдаваемого дела  помещается отдельная для каждого  дела карта-заместитель. Карты-заместители  хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

     Каждое  выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь  лист использования дела[6, п.8.1.п.п.8.4.2].. 

     2.7. Публикация документов

     Публикация  архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к  изданию.

     Существуют  различные типы, виды и формы публикаций документов.

     Типы  публикаций:

• научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
• научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
• учебный (предназначен для освоения учебных программ).

     Виды  публикаций:

• пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;
• тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;
• публикации документов одного вида;
• публикации документов одного лица.

     Формы публикации:

• корпус – свод источников по определенной теме;
• том – часть продолжающегося или многотомного издания;
• серия – часть периодического издания;
• часть, раздел – часть одной книги.

     Публикация  готовится в несколько этапов:

1. Предварительный отбор.

     На  этом этапе определяется тип, вид  и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2. Выявление и отбор документов.

     Выявление проводится во всех хранилищах, где  могут храниться документы. На этапе  отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3. Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

     На  этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок  и принципы отбора документов.

     Могут добавляться указатель, приложения.

4. Способ передачи текста

     Существуют  следующие способы:

• факсимильный (дословное воспроизведение документа);
• дипломатический (передача части особенностей документа);
• критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

     5) Формирование макета публикации.

     После создания макета, публикация передается в издательство[7].

 

     Глава III. Направления использования архивных документов

     Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

     В современном архивоведении основными  направлениями использования архивных документов являются:

     1. Укрепление российской государственности;

     2. Удовлетворение информационных потребностей общества;

     3. Обеспечение законных прав и  интересов граждан.

     В процессе использования документов архива участвуют две стороны  – архив, хранящий информацию, и  пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.

     Использование документов основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов[9, c. 177]. 

     3.1. Цели использования  архивных документов

     Цели  использования документов могут  быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

     Использование документов в управленческих целях  предполагает информационное обеспечение  работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

     Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.

     Использование документов в экономических целях  применяется при прогнозировании  и планировании экономического развития, при осуществлении проектных  и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

     Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

     Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

     Использование документов в социально-правовых целях  предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных  льгот и подтверждения имущественных  прав физических и юридических лиц и пр.

 

     Глава IV. Задачи архивов

     Основными задачами архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю Архива.
3. Оказание научно-методической помощи в работе с документами профиля Архива учреждениям Федеральной архивной службы России, ведомственным архивам организаций-источников комплектования Архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также архивам организаций, осуществляющих хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
4. Информационное обеспечение органов государственной власти, организация научной информации о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.
5. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, применительно к профилю деятельности Архива [http://www.rusarchives.ru/index.shtml].

 

     4.1. Функции Архива

     Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в Росархив сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Осуществляет комплекс мер по созданию оптимальных условий хранения документов Архива, организует их реставрацию, консервацию, копирование в целях создания страхового фонда и фонда пользования, проводит выявление и учет особо ценных архивных документов и обеспечивает надлежащий режим их хранения.
3. В установленном порядке разрабатывает, согласовывает с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ведет списки юридических и физических лиц - источников комплектования Архива, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Архив.
4. Организует и осуществляет отбор и прием на постоянное хранение в Архив документов Архивного фонда Российской Федерации профиля Архива.
5. Принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов Архива документами профиля Архива, находящимися в собственности негосударственных организаций, объединений, обществ, фондов, граждан на основе соглашений (договоров), а также меры к выявлению и получению из-за рубежа подлинников или копий архивных документов по истории экономики России.
6. Проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в Архиве.
7. Осуществляет в пределах делегированных Росархивом прав и полномочий:
8. Контроль, за соблюдением учреждениями, организациями, иными собственниками документов законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
9. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах профиля Архива.
10. Совместно с организациями-источниками комплектования Архива, а также (на договорной основе) с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации участвует в мероприятиях по совершенствованию работы ведомственных архивов и улучшению организации документов в делопроизводстве.
11. Организует в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами и полномочиями, переданными Архиву организациями-фондообразователями или их правопреемниками, работу по рассекречиванию документов, принятых на хранение в Архив; оказывает содействие организациям в проведении рассекречивания документов, созданных в результате их деятельности или деятельности их правопредшественников, информирует общественность о рассекреченных документах.
12. Осуществляет в необходимых случаях научное описание поступивших на хранение в Архив документов, создает с учетом потребностей использования автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники различных видов о составе и содержании документов Архива, принимает участие в создании информационных систем и межархивных справочников.
13. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации профиля Архива.
14. Осуществляет информационное обеспечение деятельности федеральных органов государственной власти, других заинтересованных организаций, в том числе на договорной основе.
15. В установленном порядке исполняет запросы российских и зарубежных юридических и физических лиц по документам Архива.
16. Организует документальные выставки, экскурсии по Архиву; информирует общественность о документах Архива через средства массовой информации и иными способами.
17. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, а также справочно-информационных и научно-популярных изданий по документам Архива.
18. В установленном порядке сотрудничает с российскими и зарубежными архивными, научными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации межгосударственных, федеральных, межрегиональных и иных научных и культурных программ, взаимодействует, в соответствии с концепцией международного сотрудничества Федеральной архивной службы России, с соответствующими специализированными международными организациями.
19. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ и планов, с учетом анализа состояния и деятельности Архив разрабатывает и по согласованию с Росархивом утверждает планы работы, представляет в Росархив отчеты о своей деятельности.
20. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы архивной работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта, использует на договорных началах объекты интеллектуальной собственности.
21. Разрабатывает (на основе типовых) и утверждает нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в Архиве.
22. Принимает меры по повышению квалификации кадров Архива, решает вопросы улучшения условий труда, содействует решению вопросов социальной защиты и быта работников Архива.
23. Своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы, принимает по ним решения, устраняет недостатки в работе Архива и его подразделений.
24. В установленном порядке делегирует Росархиву соответствующие полномочия для заключения отраслевого тарифного соглашения с ЦК профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации с целью решения вопросов улучшения условий труда и социальной защиты работников Архива [http://www.rusarchives.ru/index.shtml].