Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

     Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

     Информирование  руководителей организации может  производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

     Информирование  руководителей может производиться  также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы. 

     

2. Исполнение  запросов социально-правового  характера

     Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

     Исполнение  запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

     Существуют  следующие виды запросов:

• Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
• Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
• Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности[15, c. 48];
• Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации и др.[9, c.181].

     Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

     При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

     Если  запрос относится к категории  платных, следует известить об этом заявителя.

     Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых и  консульских запросов, запросов органов  государственной власти и органов  местного самоуправления для использования  в служебных целях, а также  за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

     При поиске запрашиваемой информации следует  помнить о сроках исполнения.

     Срок  пересылки непрофильного запроса  в другие архивные учреждения с информированием  об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

     Срок  исполнения запросов на основании научно-справочного  аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы  исполняются на основании просмотра  описей, каталогов.

     Срок  исполнения запросов, требующих обращения  к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности  запроса руководитель архива может  продлить этот срок, но не более чем  на 30 дней.

     При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

• архивная справка;
• архивная копия;
• архивная выписка;
• информационное письмо;
• тематическая подборка;
• тематический обзор документов.

     Архивная  справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с условием поисковых данных документов.

     Архивная  копия - документ, дословно воспроизводящий  любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

     Архивная  выписка - фрагмент архивной копии, подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как  правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.

     Информационное  письмо - это письмо, составляемое архивом  по собственной инициативе или в  ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

     При исполнении тематических запросов организаций  и граждан в государственном  архиве могут создаваться такие  сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической  переработки больших объемов  документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

     Тематический  перечень документов - систематизированный  перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых  данных.

     Тематическая  подборка документов - комплекс копий документов или цитат из документов на данную тему.

     Тематический  обзор документов - информационно-поисковый  справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда  по определенной теме[9, c. 184].

     В соответствии с законодательством  помимо архивных справочников гражданам  для защиты прав и интересов могут  быть выданы подлинные документы  из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя  директора архива. Решение о выдаче подлинных документов осуществляется должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. При этом вносятся изменения в учетные документы архива[10, c. 31.].  

     

3. Использование документов в средствах  массовой информации

     Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

     Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

     Газетные  и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью  или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

     Документальный  очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или  описание деятельности конкретных людей.

     Корреспонденция – сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.

     Тематические  газетные полосы представляют собой  газетную страницу, отведенную для  освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

     Информация  – краткое сообщение о текущих  событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых  документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

     Архивные  учреждения организуют также использование  информации по радио и телевидению  в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

       Архивные документы широко используются  при создании документальных  и научно-популярных, и учебных фильмов[15, c. 42]. 

     2.4. Организация информационных  мероприятий

     Информационные  мероприятия включают организацию  выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в  архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

     Выставка  – художественно оформленная  подборка документов, предназначенная  для их публичной демонстрации.

     По  масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся  на межархивные, региональные и всероссийские.

     По  времени функционирования различают:  постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в  полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

     Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр.

     В деятельности государственных архивов  сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления  на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

     Дни открытых дверей служат популяризации  состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

     Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки  проведения. План проведения экскурсии  согласовывается с заинтересованными учреждениями.

     Тематические  экскурсии сопровождаются информацией  о функциях архива, его истории, составе  документов.

     Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а  также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя. 

     2.5. Предоставление документов пользователям в читальный зал

     В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно  в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

     Распорядок  работы читального зала устанавливает руководитель архива.

     В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так  и исследователи из научных и  иных организаций или частные  лица.

     Пользователи  допускаются в читальный зал  на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.