Учетные регистры

 На определенные  даты по синтетическим бухгалтерским  счетам, обычно в конце отчетного  месяца, в учетных регистрах подсчитываются  итоги оборотов за отчетный  период и исчисляются сальдо  на бухгалтерских счетах. 

2.2. Способы проверки бухгалтерских записей в учётных регистрах. 

³ В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

 Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

 Другой способ  контроля заключается в сверке  равенства итоговых сумм в  одних бухгалтерских регистрах  с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые  хозяйственные факты учитываются  в учетных регистрах дважды, так  как один и тот же хозяйственный  факт может проходить по двум  разным документам, каждый из  которых создается в разных  инстанциях. Например, получение денежных  средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае - по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится.

 Повторный  счет образуется также в учете  операций сдачи денежных средств  из кассы предприятия на его  расчетный счет (бухгалтерская проводка  с кредита счета «Касса» в  дебет счета «Расчетные счета»  составляется по кассовым расходным  ордерам и соответствующим выпискам  из расчетного счета, однако  в Главную книгу она переносится  только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз - по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

 По мере  окончания контрольных процедур  данные переносятся в Главную  книгу, которая в свою очередь  становится информационной базой  финансовой отчетности. 

2.3. Способы исправления ошибочных записей. 

 В условиях  широкой автоматизации учета  человеческий фактор по-прежнему  является определяющим в части  правильности, своевременности и  полноты сбора, обработки и  обобщения информации на всех  этапах учетного процесса.

 Подтверждение  информации указанным требованиям  реализуются различными способами,  но в любом случае в организации  при хранение учетных регистров должны быть обеспечены условия их защиты от несанкционированных исправлений. Содержание их, равно как внутренней бухгалтерской отчетности, является о действующему законодательству коммерческой тайной.

 Учетные регистры, так же как и первичные документы, следует вести аккуратно, без помарок и подчисток. Обнаруженные ошибки в зависимости от их характера исправляются.

 Существуют три способа исправления ошикав:

 корректурный;

 дополнительной записи;

 сторнировочной записи, или «красное сторно», имеются в виду обратные записи на предмет уничтожения неправильной записи.

  Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, правильная сумма надписывается сверху. Затем делают надпись «Исправлено» и ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего исправление. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или другое основание для исправления.

 В кассовых и банковских документах исправления не допускаются вообще, и, следовательно, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается, и выписывается новый документ.

  Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденцией счетов.

  Способом “красное сторно” пользуются для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные чернила, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. При подсчете оборотов по счетам запись отрицательными числами вычитается и таким образом ошибка исправляется. Способ “красного сторно” используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена. Сторнировочные записи применяются для корректировки неправильно указанной корреспонденции счетов.

 На практике иногда учетные работники вместо сторнировочных записей используют обратные записи, при которых неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами. Этим самым производится корректировка оборотов. Обратные записи приводят к завышению реальных оборотов, поэтому они не рекомендуются к использованию в учетной работе.

 После подсчета итогов в регистре, но до внесения их в главную книгу исправление производится в предусмотренных для этого после итогов свободных строках или графах на основании специально составленной справки.

После перенесения  итогов в главную книгу никакие  исправления в учетных регистрах  не допускаются.

 В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько иная.

 Итоги аналитических учетных регистров, подготовленные средствами вычислительной техники, проверяют методом контрольных чисел. Его суть состоит в том, что в начале по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные итоги по ряду определяющих, основных, показателей. После чего сверяют с выходными данными машинограмм.

 Итоги в регистрах свободного синтетического и аналитического учета вначале посчитывают по каждому синтетическому счету, а затем путем прямого подсчета сверяют с итоговыми показателями учетных регистров.

 Новая машинограмма печатается в том случае, когда допущено большое количество ошибок, если их мало - исправление допускается корректурным способом при наличие оснований для его применения.

 Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

 Подготовленные  первичные документы, в которых  зафиксированы факты хозяйственной  жизни, должны быть зарегистрированы  с целью последующей их группировки  отвечающей нуждам управления. Регистрация  документов осуществляется в  учетных регистрах.

 Техника бухгалтерского учета - способ регистрации учетной информации (средствами вычислительной техники или вручную) в учетных регистрах.

 Учётные регистры - специальные таблицы, представленные в виде карточек, книг, ведомостей, магнитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей.

 Учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по строению, по объему информации, по характеру регистрации, по порядку записи.

По внешнему виду учетные регистры бывают в виде:

• магнитные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и т.д.) - любой учетный регистр в письменной форме;
• ведомости (свободные листы) - ведомость учета износа (амортизация основных средств и т.д.);
• книги - кассовая книга, главная книга;
• карточки - инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов и др.

По строению учетные регистры различаются по трём признакам:

• комбинированное размещение - шахматные оборотные ведомости и др.;
• последовательные графы - журналы-ордера, ведомость оборотов по дебету счета «Касса» и др.;
• параллельные графы - авансовые отчеты т.п.

По объему информации учетные регистры бывают:

• аналитические - карточки аналитического учета отдельных видов средств (материалов, МПБ и др.);
• синтетические - главная книга, журналы-ордера.

По характеру  регистрации учетные регистры делятся  на:

• комбинированные - машинограммы, журналы-ордера;
• систематические - ведомость учета остатков материалов на складе, Главная книга и т.д.;
• хронологические - ведомость оборотов по дебету счете «Расчетный счет»,   кассовая книга и пр.

Порядок записи в учетные регистры бывает:

• машинный - любой учетный регистр при необходимости;
• ручной - инвентарные карточки и т.п.

 В практике  бухгалтерского учета применяется  несколько способов счетной проверки  итогов, учтенных на бухгалтерских  счетах. Контроль основан на системе  взаимной (логической) увязки цифровых  данных учетных регистров. Так  регистр построен по шахматному  принципу, то общий итог по  вертикали должен совпадать с  итоговой суммой по горизонтали.

 По мере  окончания контрольных процедур  данные переносятся в Главную  книгу, которая в свою очередь  становится информационной базой  финансовой отчетности.

 В условиях широкой автоматизации учета человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевременности и полноты сбора, обработки и обобщения информации на всех этапах учетного процесса.

 При хранение учетных регистров должны быть обеспеченны условия их защиты от несанкционированных исправлений.

 Ошибки допущенные при составлении документов и оформлении учетных регистров, могут быть результатом небрежности, усталости, сбоя в работе вычислительной техники.

Характер ошибок определяют неправильно составленная корреспонденция счетов, описка цифр, подсчет итогов.

 При нахождении ошибки её исправляют разными способами: корректурным, сторнировочным, способом дополнительных проверок.

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы 

  1. Астахов, В.П. Теория бухгалтерского учёта. В.П. Астахов. - М.:

Экспертное бюро-М, 1997. - 351 с.

  2. Медведев, М.Ю. Бухгалтерский словарь. - М.: ТК Велби, Изд-во

Проспект, 2007. - 488 с.

  3. Макаров, В.Г. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. - М.:

Финансы, 1975. - 296 с.

  4. Малышев, И.В. Теория бухгалтерского учёта: Учебн. пособие. -

М.: Финансы и  статистика, 1981. - 263 с.

  5. Соколов, Я.В. Основы теории бухгалтерского учёта. - М.: Финансы

и статистика, 2000. - 496 с.

  6. Теория бухгалтерского учёта: Учебн. пособие / Под ред. Е.А. Мизи-

ковского. - М.:ЭКОНОМИСТЪ, 2004. - 555 с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задание 1.

Группировка объектов бухгалтерского учета по составу  и размещению и источникам их формирования организации ОАО «Альфа» по состоянию  на 1 февраля 2008 г.           

           Таблица 1

Группировки хозяйственных средств по составу  и размещению