Учетные регистры

 В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

  По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

  Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете.

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

  Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций.

  Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

  Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

  Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить Главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

² По строению учетные регистры классифицируются по трем признакам, исходя из порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах:

• параллельного размещения;
• последовательного размещения;
• комбинированного размещения. 

 Параллельный  способ строения учетных регистров  предусматривает размещение записей  в процессе их регистрации  по дебету и кредиту на одной  линии (уровне), хотя сам регистр  по строению может быть представлен  в форме односторонней или  двухсторонней таблицы. При применение  соответствующей формы регистрации  связано прежде всего с содержанием хозяйственной операции.

 Последовательный  способ предусматривает двухуровневое  строение учетных регистров.

На одном, как  правило, верхнем, уровне располагаются  записи по дебету корреспондирующих  счетов, а на втором - нижнем - уровне отражаются кредитовые записи.

 Комбинированный  вариант предполагает использование  обоих способов строения учетных  регистров, в графах которых  указывается корреспонденция счетов. Роль бухгалтера сводится к  тому, чтобы правильно указать  к какому счету (дебету или  кредиту) относится данная хозяйственная  операция.

 По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Параллельное  ведение регистров аналитического учета с синтетическими существенно увеличивает трудоемкость работы по обобщению и сверке учетных данных с помощью оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому там, где это возможно, применяются учетные регистры, в которых совмещаются данные аналитического учета с итоговыми данными синтетического учета. Подобное агрегирование особенно удобно для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. Например, широко применяются накопительные ведомости, итоговые данные которых являются основанием для бухгалтерских проводок на синтетических счетах в целом за отчетный период.

  Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) и, как правило, заключенные в переплет. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.

Если книга  является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страницы. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или  аналитического счета открывается  отдельная страница или определенное число страниц в зависимости  от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести  в книге (кассовой) детальный учет операций по счету "Касса".

Иногда книги  применяют для по объектного учета основных средств. Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, Главная книга.

Применение книг часто бывает нецелесообразным, так  как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

  Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

  Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

  Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и  всякого рода группировок учетных  данных. Недостаток карточных регистров  заключается в том, что при  желании их легко изъять из картотеки  и заменить другими. Возможна также  утеря карточек. Систематическая  проверка карточек с помощью реестра  позволяет своевременно обнаруживать их пропажу. Наиболее распространены три  вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

  Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или на ЭВМ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (на кассовых, банковских) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

 Перед записью  в учетные регистры сводные  документы подвергаются дополнительной  бухгалтерской обработке, заключающейся  в том, что по проставленной  корреспонденции счетов и содержанию  отдельных первичных документов  составляются общие бухгалтерские  проводки (как правило, сложные)  согласно сводному документу  в целом, которые переносятся  в соответствующий учетный регистр.

 В заключение  на каждом документе проставляется  номер учетного регистра (ведомости,  карточки и т.п.), в котором он  зарегистрирован. Это гарантирует  от повторного (ошибочного) включения  документа в бухгалтерские проводки. Записи в учетные регистры (вручную  или на ЭВМ) необходимо производить  сразу же вслед за проверкой  и проставлением корреспонденции  счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие  сроки (по мере поступления  документов в бухгалтерию) в  учетных регистрах регистрируются  хозяйственные факты по движению  денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

 Наряду с  текущими (ежедневными) записями  в практике бухгалтерского учета  широко применяются учетные записи  однородных (массовых, повседневных  при нормальной деятельности  предприятия) хозяйственных фактов  итогами за месяц, причем не  по каждому документу, а по  их совокупности. Примером могут  служить операции по отпуску  материалов в производство, а  также по начислению заработной  платы персоналу предприятия,  которые один раз в конце  месяца отражаются в учетных  регистрах накопительным стоимостным  (суммовым) итогом.

 В течение  отчетного периода суммы из  первичных документов на расход  материалов, начисление заработной  платы и т.п. предварительно  накапливаются и группируются  по синтетическим и аналитическим  бухгалтерским счетам. Например, документы  на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются  по счетам учета затрат на  производство, а внутри них - по  цехам, участкам, бригадам, продуктам  труда, экономическим элементам  и статьям затрат.

 В конце  отчетного периода по данным  соответствующим образом сгруппированных  первичных документов производится  распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

 При включении  в учетные регистры предварительно  сгруппированных по определенным  признакам массовых (рутинных) хозяйственных  фактов накопительными итогами  за отчетный период существенно  сокращается количество учетных  записей, что снижает трудоемкость  обобщения данных и подсчета  итоговых оборотов.

 Таким образом,  первоисточником всех бухгалтерских  записей, в первую очередь бухгалтерских  проводок, являются учетные документы.  При этом каждый документ служит  основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

 Содержание  записей в учетных регистрах  определяется их видами, построением  и назначением. Непременными составными  бухгалтерских записей в учетных  регистрах являются:

· дата записи в  регистр;

· номер и  дата документа, на основании которого произведена запись;

· обоснование  содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиции  аналитического учета;

· сумма.

Указанные составные  в том или ином сочетании встречаются  во всех видах и формах учетных  регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные  реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой  на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись.  Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта. Бухгалтерские  записи должны свидетельствовать о  хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать  возможность их различного понимания  или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы  их можно было легко и правильно  прочесть. Аккуратное ведение учетных  регистров по не менее добросовестно  оформленному документу, признанному  учетным, в определенной мере характеризует  профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих  прямых обязанностей.