Следовательно, бухгалтерский баланс, являясь источником информации, представляет собой способ экономической группировки и обобщения имущества организации по составу и размещению, а также по источникам его формирования (собственные и заемные обязательства), выраженным в денежной оценке и составленным на определенную дату.

     По  своему строению баланс представляет собой двухстороннюю таблицу. Левая  часть, в которой отражается предметный состав, размещение и использование имущества организации, называется активом баланса. В бухгалтерском балансе актив признается тогда, когда в будущем вероятно получение организацией экономических выгод от этого актива и когда их стоимость может быть измерена с достаточной степенью надежности. Правая часть называется пассивом баланса и показывает величину средств, вложенных в хозяйственную деятельность организации, форму его участия в создании имущества. Эта величина рассматривается как обязательства за полученные ценности или ресурсы. Обязательства признаются в бухгалтерском балансе тогда, когда в результате исполнения соответствующего требования существует вероятность оттока хозяйственных средств, способного принести организации экономические выгоды, и когда величина этих выгод может быть измерена с достаточной степенью надежности. В свою очередь, обязательства группируются по субъектам на обязательства, возникающие перед:

• собственниками за счет первоначального взноса в уставный капитал и за счет последующего отчисления от прибыли в собственный капитал;
• сторонними юридическими и физическими лицами в результате получения заемных средств (привлеченный капитал) – кредитов, займов и кредиторской задолженности.

     Каждый  отдельный вид имущества в  активе и пассиве является статьей  баланса. Так, в активе размещены  статьи: ?Основные средства? (01), ?Материалы? (10), ?Касса? (50), ?Расчетные счета? (51), ?Валютные счета? (52), ?Основное производство? (20), ?Полуфабрикаты собственного производства? (21) и т.д., а в пассиве – ?Уставный капитал? (80), ?Резервный капитал? (82), ?Расчеты по долгосрочным кредитам и займам? (67), ?Расчеты с персоналом по оплате труда? (70) и др.

     Итоги актива и пассива должны быть абсолютно  равны, так как обе части баланса  показывают одно и то же имущество, но сгруппированное по разным признакам: в активе – по вещественному составу и их функциональной роли, т.е. в чем оно размещено (основные средства, нематериальные активы, оборудование, капитальные вложения, материалы, готовая продукция, денежные средства и т.д.) и какую они функцию выполняют в организации; в пассиве – по источникам образования имущества, т.е. от кого и сколько получено средств: от учредителей, от своей организации в виде капитала и прибыли, из бюджета (кредиты от банков и займы от других организаций), от поставщиков и т.д. Таким образом, каждый вид имущества поступает в организацию за счет какого-то источника. Поэтому общая сумма имущества по составу и размещению (актив баланса) обязательно равняется общей сумме источников имущества (пассиву баланса). Итоги по активу и пассиву баланса называются валютой бухгалтерского баланса.

     Это значит, что кредиторы имеют преимущественное право на удовлетворение своих финансовых требований по сравнению с собственниками организации. В то же время уравнение показывает величину активов организации и степень участия кредиторов и владельцев организации в формировании капитала (собственного и привлеченного). От этого соотношения зависят финансовая устойчивость и финансовый результат организации.

     При составлении баланса следует исходить из требования:

• правдивости баланса – все показатели должны быть подтверждены соответствующими документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами и инвентаризацией;
• реальности баланса – оценка его статей соответствует действительности;
• единства баланса – построение баланса осуществляется на единых принципах учета и оценки;
• преемственности баланса – каждый последующий баланс должен вытекать из предыдущего;
• ясности баланса – баланс должен быть представлен в форме, доступной для понимания внутренними и внешними пользователями информации.

     Согласно  законодательным документам, все  организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность и являющиеся юридическими лицами, независимо от форм собственности (включая организации с иностранными инвестициями), составляют бухгалтерский баланс по единой форме. Статьи баланса заполняются на основании данных Главной книги. Ряд статей баланса составляется с привлечением данных аналитического учета (ведомостей, журналов-ордеров или иных аналогичных по назначению регистров). Счета, отражающие состояние расчетов, показываются в балансе в развернутом виде: дебетовое сальдо по субсчетам представлено в активе, а кредитовое – в пассиве. Все статьи баланса отражаются на начало и на конец отчетного периода.

     Актив баланса включает следующие разделы:

     ?Внеоборотные активы? – состоит из нематериальных активов, основных средств, незавершенных капитальных вложений, долгосрочных финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности. Объединение их в одном разделе обусловлено принадлежностью к наименее мобильным (внеоборотным) активам.

     ?Оборотные активы? – содержит сведения об остатках запасов, призванных обслуживать процессы производства и обращения, затратах в незавершенное производство, а также готовой продукции и товарах. Ведущее место занимают материальные ресурсы, учитываемые на счете 10 ?Материалы? (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части и др.). Кроме того, в этом разделе отражаются статьи, характеризующие величину налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, состояние дебиторской задолженности организации, ее краткосрочные финансовые вложения в ценные бумаги и прочие доходные активы, а также наличие денежных средств на счетах в банках и других оборотных активов. Наибольший удельный вес здесь составляют денежные средства и дебиторская задолженность по покупателям и заказчикам.

     Пассив баланса состоит из трех разделов:

     ?Капитал и резервы? – отражает состав и структуру собственного капитала, включающего различные по своему экономическому содержанию, принципам формирования и использования источники финансовых ресурсов организации: уставный капитал, резервный и добавочный капитал, фонды специального назначения, нераспределенная прибыль отчетного года, непокрытый убыток прошлых лет и отчетного года.

     ?Долгосрочные обязательства? – предназначен для отражения задолженности на отчетную дату по долгосрочным кредитам банков и займам, полученным от других организаций и учреждений.

     ?Краткосрочные обязательства? – содержит информацию о состоянии расчетов по краткосрочным кредитам банков и займам, а также о наличии кредиторской задолженности и прочих краткосрочных пассивах. Сюда относятся статьи 98 ?Доходы будущих периодов? и 96 ?Резервы предстоящих расходов?.

     Схема стандартного баланса для российских организаций представлена в таблице 3.1. По этой схеме в 2000 г. составляется промежуточный баланс согласно приказу Минфина от 13 января 2000 г. ? 4н. 
 
 
 
 
 
 

     Оборотные ведомости по синтетическим и  аналитическим счетам

     Данные  отдельного бухгалтерского счета не характеризуют хозяйственную финансовую деятельность организации за отчетные периоды в целом. В то же время бухгалтерские записи в разрезе каждого счета не могут быть проверены без увязки их с записями других счетов. Поэтому составлять бухгалтерский баланс без предварительной проверки не следует. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости. Они в основном применяются при использовании форм Журнал-Главная, мемориально-ордерной и упрощенной формы бухгалтерского учета для малых организаций.

     Хозяйственные операции после их документации, расценки и контировки записываются на аналитические и синтетические счета. В конце месяца записи по счетам суммируются с тем, чтобы получить обобщенные показатели в виде месячных оборотов и сальдо, т.е. составляются оборотные ведомости, которые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по синтетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

     Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

     Оборотная ведомость заполняется на основании  данных синтетических счетов в следующем порядке. В первой графе записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале – активные, затем – пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4, 5 и 7 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графа 2 + графа 4 – графа 5). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = графа 3+ графа 5 – графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

     Правильность  записей в оборотной ведомости  по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств:

• начальных остатков по дебету и кредиту – ∑C1д = ∑C1к. Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовый остаток, – его пассив. Как известно, итоги актива и пассива баланса равны между собой;
• оборотов по дебету и кредиту – ∑Сд = ∑Cк. Равенство обусловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;
• конечный остаток по дебету и кредиту – ∑С2д = ∑С2к. Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

     С помощью оборотной ведомости  не всегда можно выявить ошибки в  корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана вместо дебета одного счета в дебет другого счета, или вместо кредита одного счета в кредит другого счета, или вовсе не отнесена на счет.

     Помимо  оборотной ведомости по синтетическим счетам используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по которым ведется аналитический учет.

     Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств.

     В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим счетам – в денежном и натуральном или только в денежном выражении, – оборотные ведомости подразделяются на два вида.

     Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает в приведенной формой, применяемой по синтетическим счетам. В ней в первой колонке вместо наименования синтетических счетов даются наименования аналитических счетов. Подобные оборотные ведомости составляются по счетам аналитического учета: 62 ?Расчеты с покупателями и заказчиками?, 76 ?Расчеты с дебиторами и кредиторами?, 71 ?Расчеты с подотчетными лицами? и др.

     В отличие от оборотной ведомости  по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, а другой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана завись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием и сохранностью имущества организации.

     В оборотных ведомостях по аналитическим счетам иногда для сокращения их объема обороты не записывают, а отражают только остатки по счетам. Такие сокращенные ведомости называются сальдовыми ведомостями.

     Исправление ошибок в документах и в учетных  регистрах

     Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.