Учет товарно-материальных запасов

 

      Поступающие документы (счета-фактуры, платежные требования-поручения, товарно-транспортные накладные), связанные с получением материальных запасов, передают в бухгалтерию для проверки и акцепта.

 

 Здесь  их регистрируют в журнале  учета поступающих грузов, который предназначен для контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

   Приемку и оприходование материалов, поступающих от поставщиков, оформляют Приходными ордерами, выписываемых на основании расчетных и других сопроводительных документов поставщиков. Приходные ордера должны выписываться на фактически принятое количество запасов и подписываются заведующим складом и экспедитором. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материалов должны, как правило, составляться в день их поступления, которые в конце дня подсчитываются и общим итогом заносятся в приходный ордер.

      Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов.

      Акт о недостаче и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения и в производстве применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания материальных ценностей с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц.

Документ  прилагается к акту о приемке  материалов. Он заполняется в двух экземплярах и подписывается  комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в  бухгалтерию, второй остается в подразделении.

     К реестру прилагаются все первичные документы по приходу материалов и сдаются с реестром в бухгалтерию. При этом в реестре проставляются подписи сдающего документы (кладовщика) и принимающего (бухгалтера).

      Последовательность  действий и оформления документов в  данной ситуации:

      1. От поставщика к покупателю поступают следующие документы:

      - счет на оплату;

      - накладная на отпуск запасов  на сторону;

      - спецификация;

      - товарно-транспортная накладная;

      - сертификаты качества;

      - счет-фактура.

      2. На складе покупателя:

      - оформляется приходный ордер или проставляется штамп о приемке на накладной поставщика;

      - заполняется карточка учета запасов;

      - составляется реестр документов  по приходу запасов.

      3. В бухгалтерии компании на  основании  расчетных документов  делаются записи по оплате  запасов, на основании товарно-сопроводительных документов и отчета кладовщика отражается поступление товара в следующем порядке: 

 

     Если  подотчетное лицо компании приобрело различные хозяйственные товары и доставило их на склад компании. Приобретая за наличный расчет хозяйственные товары, материально-ответственное лицо получает от продавца:

• квитанцию к приходному к кассовому ордеру или фискальный чек;
• накладную на отпуск товарно-материальных запасов на сторону;
• счет-фактуру.

      После получения товара материально-ответственное  лицо должно доставить и сдать  его на склад компании. При этом необходимо передать кладовщику подлинный  экземпляр накладной на отпуск товарно-материальных запасов на сторону, полученный от продавца, либо его копию.

      Кладовщик на основании накладной оформляет  приходной ордер с дальнейшим внесением сведений о поступлении  материала в карточку учета запасов  и реестр.

      В бухгалтерии компании отражение данных операций может осуществляться двумя способами. 

 

Первый способ является более корректным с точки  зрения налогового учета, так как фиксирует информацию о поставщике не только в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, но и в учетных регистрах.

     Соответствие  учета ценностей на складе и в  бухгалтерии достигается ведением книги (ведомости) остатков материалов, которая открывается на год, отдельно по каждому.

     Данные  товарных отчетов, сопроводительных реестров и приложенных к ним документов записываются в соответствующие учетные регистры.

     Товарные  отчеты материально ответственных  лиц являются одним из основных документов. По окончании каждого месяца заведующий складом (кладовщик) переносит в эту книгу (ведомость) количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью.

     Товарно-материальные запасы поступают на предприятие не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (например, хозяйственные и канцелярские товары).

     Документом, подтверждающим стоимость приобретенных товаров, является товарный чек (фискальный чек) или акт (справка), в котором отражается содержание хозяйственной операции, дата и место покупки, наименование, цена и количество приобретенных товарно-материальных ценностей. Данные документы прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица.

     В бухгалтерии количественные остатки  подсчитываются. Месячные итоги, выведенные по книге (ведомости) остатков, должны быть  сверены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия по данным накопительным ведомостей. 
 
 

     2.3 Учет движения товарно-материальных ценностей в производстве 

     При журнально-ордерной форме учета  сводным учетным регистром, в котором обобщаются данные об остатках и движении материальных запасов по складам и по материально-ответственным лицам служит Ведомость учета движения материалов. В нее переносятся данные из ведомости учета остатков материалов, накопительных ведомостей по движению материалов за отчетный месяц, а также из материальных отчетов материально-ответственных лиц.

     Ведомость учета движения материалов предназначена  для увязки данных синтетического учета  с показателями аналитического учета  материалов.

     Стоимость поступивших материальных запасов приводится по учетным ценам в разрезе синтетических счетов или установленных учетных групп. Одновременно в ведомости ведется учет отклонений фактической себестоимости приобретенных материалов от их стоимости по учетным ценам. Ведомость учета движения материалов служит также для распределения расхода материалов по направлению затрат (по синтетическим счетам, субсчетам). Она состоит из двух разделов: I «Сводные данные по приходу материалов и расчет отклонений» и раздел II «Движение по счетам подраздела 1300 «Запасы»

      В первом разделе «Сводные данные по приходу материалов и расчет отклонений» в части А показываются поступления материалов, отраженные в других журналах-ордерах:

     – от поставщиков (в журнале-ордере №6)

     – собственной выработки (в журнале-ордере №10)

     – приобретенных подотчетными лицами (в журнале-ордере №7)

     – поступившие  от прочих юридических и физических лиц (в журнале-ордере №9)

     Часть Б предназначен для а также расчеты процента отклонений фактической себестоимости поступивших материалов с учетом их остатка на начало месяца от их стоимости по учетным ценам. Эти данные переносятся из разных журналов-ордеров (6, 10, 1, 2, 7, 9 и др.), где учтены затраты на приобретение и заготовление материальных запасов, включая транспортно-заготовительные и другие расходы по доставке грузов до приобъектных складов, погрузочно-разгрузочные работы, оплату железнодорожных сборов и т.д. произведенных сверх покупной стоимости материалов. 6 этот же раздел записывается из второго раздела ведомости стоимость остатка материалов по фактической себестоимости и учетным ценам на начало месяца. К ней прибавляется стоимость материалов поступивших за месяц. Далее определяется сумма и процент отклонений фактической себестоимости от стоимости по учетным ценам.

     Этот  раздел заполняется на основании  сальдовых и накопительных ведомостей, материальных отчетов, в которых движение и остаток материалов приводится в планово-расчетных и учетных ценах. Здесь же приводится их фактическая себестоимость, а также распределение суммы отклонений подлежащих списанию на соответствующие счета, куда списывались материалы.

     Полная  фактическая себестоимость материалов определяется как сумма стоимости  материалов по учетным ценам и  отклонений. Распределение отклонений производится в следующем порядке:

     определяется  сумма отклонений, относящаяся к учетной стоимости остатка материалов на конец отчетного периода;

     оставшаяся  сумма распределяется во втором разделе  ведомости по счетам.

     За  отпуском материалов в производство должен осуществляться контроль. С  этой целью ведется:

     - предварительный контроль - цель ограничить отпуск материалов на производство в пределах нормативных потребностей. Основным видом является отпуск материалов по нормативным картам, комплектовочным ведомостям. На основе этих документов выполняется расчет нормативной потребности (по производственным нормам) в целом по каждому объекту и комплексу работ;