Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «СМУ №5» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО «СМУ №5» Хозяйкиной О.З. (таб. № 06) на основании приказа руководителя организации Сидорова В.И. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2012г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2012г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000 рублей.  Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2012г. у Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2012г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек №07 от 10.01.2012г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на  радиотелефон «Philips» по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная №11 от 10.01.2012г. и счет-фактура №11 от 10.01.2012г. организации ООО «Дипломат» на  электронные калькуляторы «Citizen»  - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №08 от 10.01.2012г. ООО «Дипломат» на сумму 700руб., полученных от Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи №02 от 10.01.2012г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Мамочкина А.М., утвердил отчет директор Сидоров В.И. 11.01.2012г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2012г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 5).

 

Таблица 5 - Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер №03 от 10.01.2012г. Выдано под отчет	71	50	4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2012г. Хозяйкиной О.З. - приобретен 1 радиотелефон  в розничной торговли и оприходован  на склад; - приобретены 2 калькулятора  в организации «Дипломат» и  оприходованы на склад (без НДС); - НДС (счет-фактура №11 от 10.01.2012г.) - приобретены 3 стула у  предпринимателя Селезнева С.С. и  оприходованы на склад. Итого:	10     10     19   10	71     71     71   71	980     593,22     106,78   2610     4290
Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2012г. Выдан перерасход подотчетных сумм Хозяйкиной О.З.	71	50	290

 

 

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.12г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

Дебет 68  Кредит 19 – 106,78рублей.  

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

В заключении можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальности данной темы. А именно, были рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Были определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. О бухгалтерском учете: федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации: текст с изм. и доп. На 15 марта 2011 г.- М.: Эксмо,2011. - 192 с.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая. - М.: Проспект, КноРус, 2011. - 768 с.
4. Об особенностях направления работников в служебные командировки: Положение, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749
5. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.- 278 с.
6. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для вузов / Ю.А. Бабаев. - 2-е изд. - М.: Вузовский учебник, 2007. - 525 с.
7. Белоусова М.Б. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2007. - № 16. – 615 с.
8. Виноградов Е.В., Матвейчук И.А. Аудит: Учебное пособие для вузов. – М.: Академический Проект. – 2006. – 413 с.
9. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2006.-№5.- 475 с.
10. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.- 434 с.
11. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.- 364с.
12. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет в схемах и рисунках: Учеб, пособие. — 2-е изд., доп. и перераб. — М: ИНФРА-М, 2007. – 494 с. 
    Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: Вершина, 2008. - 104 с.
13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.:ИНФА-М, 2006.-592 с.
14. Лытнева Н.А., Малявкина Л.И., Федорова Т.В. Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006. - 496 с.
15. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.
16. Паневчик В., Самодеева Н. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управление персоналом.- 2007.- № 3.
17. Погодина Г.В. Командировка: Оформление, возмещение расходов, налогообложение. - М.: СУИ, 2008. - 126 с.
18. Аудит: Учебник для вузов. / Под ред. В.И. Подольского, Савин А.А., Сотникова Л.В.и др. - 3-е изд. - М.: изд. Юнити – Дана, 2008. - 583 с.
19. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет: Учебно-практическое пособие. – Спб.: Питер, 2007. – 416 с.
20. Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. - (2-е издание, переработанное и дополненное). - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008 г. - 332 с.
21. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие. - М.: Омега-Л, 2010. - 882 с.
22. Шишкоедова Н.Н. Учет расчетов с персоналом: Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим операциям. - М.: Вершина, 2009. - 192 с.