Учет расчетов по оплате труда

     Личная  карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

     Штатное расписание (форма №Т-3) применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

     Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (форма № Т-5 и -5а) используются для, оформления и учета  перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

     Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (форма № Т-6 и -6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет, заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

     График  отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени  распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

     График  отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

     Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с  работником(ами) (форма № T-8 и 8а) применяются  для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются  работником кадровой службы, подписываются  руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

     Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма № Т-9 и  № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются  работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

     Табель  учета  рабочего времени (форма №  Т-12 или Т-13) применяется для учета  использования рабочего времени  работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения  данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле  отведено две строки: одна строка – для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка – для записи количества часов по ним.

     Учет  использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом  сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).

     Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ  вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

     Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в  расчетно-платежной ведомости (форма Т-49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

     На  предприятии для расчета заработной платы используются расчетные ведомости (форма Т-51), а для выплаты – платежные ведомости (форма Т-53). Рассмотрим начисление заработной платы в ООО «ДВМ» за март 2011 года.

     В табеле учета рабочего времени (форма  Т-13) отражены неявки сотрудницы Маркиной по причине болезни с 16 по 24 марта. Остальные сотрудники отработали месяц  полностью (22 рабочих дня). Эти данные переносятся в расчетную ведомость (форма Т-51). Сумма оплаты по окладу в целом по предприятию составила 44872,73 руб., районный коэффициент – 8974,55 руб., ДВ надбавка – 13461,82 руб.

     Кроме этих выплат, Маркиной необходимо начислить  пособие по временной нетрудоспособности. Расчет этого пособия производится в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством". Средний дневной заработок для исчисления пособия определяется путем деления суммы начислений за два предшествующих календарных года с учетом ограничения в 415 000 за каждый год на 730. В зависимости от продолжительности страхового стажа пособие выплачивается:

     страховой стаж 8 лет и более – 100%;

     страховой стаж от 5 до 8 лет – 80 %;

     страховой стаж от полугода до 5 лет – 60 %.

     Страховой стаж менее полугода – пособие, выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц. В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, в размере, не превышающем минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов. Общая сумма заработка Маркиной за 2009-2010 годы согласно справке от предыдущего работодателя составила 229590 руб. Страховой стаж на момент заболевания составил 7 лет 4 месяца. Исходя из этого, размер дневного пособия равен 251,61 руб. (229590:730х80%=251,61). Общая сумма пособия за 9 дней болезни 2264,49 руб., из них пособие за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (754,83 руб.), остальная часть – за счет средств ФСС РФ (1509,66 руб.).  Всего начислено за март в целом по предприятию 69573,59 руб. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

     Дт 44 – Кт 70  68063,93 руб.

     Дт 69.1 – Кт 70  1509,66 руб. 

2.3   Удержание из заработной платы 

       Рассчитав сумму заработной платы, которая причитается работнику, бухгалтер должен исчислить НДФЛ, удержать его из заработка и перечислить налог в бюджет.

     Налоговым периодом по НДФЛ является календарный  год. Но удерживать и перечислять в бюджет этот налог работодатель должен при каждой выплате заработной платы (иных доходов) работнику.

     Для того чтобы правильно рассчитать НДФЛ, необходимо сначала определить налоговую базу. Налоговая база по НДФЛ равна сумме начисленного дохода работника (в нашем случае - сумме заработной платы и других выплат в пользу работника) за минусом необлагаемых доходов и стандартных (а в некоторых случаях - имущественных) налоговых вычетов.

     Доходы  в денежной форме в подавляющем  большинстве случаев облагаются НДФЛ по ставке 13%. Но если получатель дохода не является налоговым резидентом Российской  Федерации, его доходы облагаются по ставке 30% (см. пункт 4.3 «Налогообложение доходов работников-иностранцев»).

     Пример 2.

     Сумма начислений Маркиной за март 2011 года составила 9423,59 руб. Сумма заработка с начала года (19923,59 руб.) не превысила 40000 руб., поэтому сотруднице предоставляется стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. Кроме того, ей положен вычет на ребенка в размере 1000 руб. Таким образом, налогооблагаемая база равна 8023,59 руб., а сумма НДФЛ (13%) составляет 1043 руб.

     Начисление  НДФЛ и уплата его в бюджет отражается в бухгалтерском учете проводками:

     Дт 70 – Кт 68.1 

     Дт 68.1 – Кт 51

     Удержания из заработной платы можно разделить на следующие:

• обязательные;
• по инициативе работника;
• по инициативе работодателя.

     К обязательным удержаниям, кроме НДФЛ, относятся удержания по исполнительным листам.

     Исполнительный  лист - это документ, выданный судом, в котором определены причина, порядок и размер удержаний с работника.

     В соответствии со статьей 64 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее - Закон № 119-ФЗ) взыскания на заработную плату и  иные доходы гражданина могут обращаться в следующих случаях:

• исполнение решений исполнительных органов о взыскании периодических платежей;
• взыскания суммы, не превышающей 2 МРОТ;
• отсутствия у должника имущества или недостаточность имущества для полного погашения взыскиваемых сумм.

     Согласно  статье 65 Закона № 119-ФЗ размер удержаний из заработной платы исчисляется из суммы, оставшейся после удержания НДФЛ. Сумма удержаний по исполнительному листу не может быть больше 50% от заработной платы и приравненных к ней платежей (ст. 66 Закона № 119-ФЗ). Это правило действует и в том случае, если удержания производятся по нескольким исполнительным документам.

     Исключениями  являются следующие случаи:

• взыскание алиментов на несовершеннолетних детей;
• возмещение вреда, причиненного здоровью;
• возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате 
  смерти кормильца;
• возмещение за ущерб, причиненный преступлением.

     В этих случаях сумма удержаний  из заработной платы и приравненных к ней платежей не может превышать 70% (п. 3. ст. 66 Закона № 119-ФЗ).

     При получении исполнительного листа  организация обязана письменно уведомить судебного исполнителя и самого взыскателя (в пользу кого осуществляется взыскание). Исполнительный лист, поступивший на предприятие, должен быть немедленно зарегистрирован в Книге входящих документов и под расписку передан в бухгалтерию. В бухгалтерии эти листы хранятся как бланки строгой отчетности.

     Все обязательные удержания денежных сумм из доходов работников на основании  исполнительного листа осуществляются без специального приказа руководителя и согласия работника.

     Наиболее  часто по исполнительным листам бухгалтеру приходится удерживать из заработной платы работников алименты на несовершеннолетних детей.

     Алименты, удерживаемые по исполнительным листам, следует удерживать из заработной платы (прочих выплат) и выплачивать (переводить) получателю ежемесячно не позднее чем в трехдневный срок со дня выдачи заработной платы (иного дохода). При этом почтовые и прочие расходы, связанные с переводом алиментов, оплачиваются за счет плательщика алиментов (ст. 109 Семейного кодекса РФ).

     Удержания по инициативе работника

     По  письменному заявлению работника, предоставленного в бухгалтерию, из его заработной платы могут производиться  различные удержания:

• на оплату кредита (займа);
• на уплату профсоюзных взносов;
• на добровольное страхование;
• на оплату коммунальных услуг;
• на оплату пребывания ребенка в детском саду и т. д.