Учет наличных денежных средств на предприятии розничной торговли

    Правила работы с наличными деньгами установлены в положении «Порядок ведения кассовых операций в коммерческом предприятии».[6]

        Правила предписывают:

• хранение всех денежных средств в учреждениях банка РФ;
• расходование наличных, получаемых из банков, по целевому назначению,

    - хранение наличных денег в  кассе предприятия в пределах  лимитов, установленных учреждениями  банков (лимит нашего предприятия  составляет 1’687’000 р.) [7]

     Кассир при поступлении  на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией предприятия  договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей.

       При оформлении кассовых операций используются следующие документы:

      - приходные кассовые ордера – форма КО-1;

      - расходные кассовые ордера – форма КО-2;

      - журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров – форма К-3;

• кассовая книга – форма К4. [4]

    Прием наличных денег в кассу ведется по приходным кассовым ордерам, в которых указывают: от кого приняты деньги, за что и сумма, подпись руководителя компании, главного бухгалтера и  кассира. (приложение 2,3)

    Выдача  – по расходным кассовым ордерам. К ним прилагаются документы, на основе которых получены или сданы деньги. (приложение 4)

           Лицу, сдающему деньги, выдается  отрывная квитанция, являющаяся  частью приходного кассового  ордера, в которой указывается  сумма наличных денежных средств. (приложение 5)

        При выдаче наличных денег на расходном кассовом ордере или на приложенных к нему документах должна стоять подпись распорядителя кредитов. На документе ставится печать. Никаких подчисток и исправлений в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.

         Если деньги выдаются лицу, не работающему на данном предприятии, им должен быть предъявлен паспорт или иной заменяющий его документ, реквизиты которого записываются в расходном кассовом ордере.

    Приём и выдача денег может осуществляться только в день составления кассовых ордеров.

    ПКО и РКО, а также заменяющие их документы  до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации ПКО и РКО, и документу присваивается порядковый номер. Нумерация ПКО и РКО выполняется нарастающим итогом с начала до конца года.

    Журнал  регистрации ПКО и РКО построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных предприятием наличных денежных средств, проверяется полнота произведенных кассиром операций.[4]

    Все факты поступления и выдачи наличных денег должны учитываться в Кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице делается запись «В настоящей книге пронумеровано ... страниц», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

    Для оперативного и повседневного контроля за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе проводятся плановые и внеплановые проверки кассы. Расхождение фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учёта, выявленное в результате ревизии, оформляется в акте следующим порядком: установленные излишки денежных средств в кассе приходуются в доход предприятия, а выявленные недостачи относятся на материально-ответственных лиц через  94 счет. [5,8] (приложение 6)

    Так же, при сдаче кассиром денежных средств, вырученных им при расчете  с покупателями, может устанавливаться  факт  недостачи или излишка. В  этом случае составляется акт инвентаризации кассы, в котором указывается материально ответственное лицо (кассир), председатель (руководитель организации) и члены комиссии, дата и результат инвентаризации. Акт должен быть подписан председателем комиссии, членами комиссии и материально ответственным лицом. (приложение 7) 

2.2 Порядок сдачи инкассации в банк

    В конце каждого рабочего дня старший  кассир, либо ассистент старшего кассира  сдает инкассацию в банк. Кассир собирает вырученные с продажи наличные деньги, раскладывает их по принципу номинальности, считает на специальной счетной машинке, проверяет на поддельность каждую банкноту на УФ - лучах. Далее каждые 100 (сто) листов банкнот одного достоинства формируются в корешки и подвязываются специальной резинкой поперек с двух сторон. Каждые пять корешков складываются в один и также подвязываются специальной резинкой поперек с двух сторон. Если банкнот одного достоинства менее 100 (ста), то они подвязываются одной резинкой поперек.

    На  сдаваемую сумму заполняется препроводительная ведомость (форма ведомости утверждена приложением 8 к Положению № 318-П). Эта ведомость объединяет в себе три документа, которые заполняются под копирку: препроводительная ведомость, накладная и квитанция к сумке. Ведомость вкладывают внутрь вместе с деньгами.[приложение 8] Сумку с деньгами и документами необходимо опломбировать с соблюдением правил при передаче инкассаторам. Прежде чем передать выручку инкассаторам, кассир организации должен проверить у них документы. Инкассаторы предъявляют: документ, удостоверяющий личность; доверенности на перевозку наличных денег и на инкассацию выручки. Затем они передают кассиру для заполнения явочную карточку и пустую сумку. В явочную карточку кассир вписывает сумму наличности, упакованную в сумку и записанную в препроводительную ведомость, дату, номер сумки и показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает заполненные накладную и квитанцию к сумке. Явочную карточку имеет право заполнить только кассир организации. Если он допустил ошибку, то неправильную запись зачеркивает, а затем вписывает верные данные. 
Инкассатор сверяет записи в явочной карточке и в накладной и ставит на квитанции дату, свою подпись и штамп. Квитанция остается у организации. [приложение 10]После этого он вернет квитанцию кассиру. Накладная отдается инкассаторам вместе с сумкой.[приложение 9]  
   На основании квитанции бухгалтер организации выписывает расходный кассовый ордер. [приложение 11]Кассир записывает его в кассовую книгу и отражает расход наличных денег.[9]

       Согласно Плану счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные в банк через службу инкассации для зачисления на счет организации, отражают по дебету счета 57 «Переводы в пути» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».[5] 

2.3 Порядок заполнения  журнала кассира – операциониста

    Постановлением  Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ.

    В соответствии с Указаниями форма  № КМ-4 «Журнал кассира - операциониста» применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

    Журнал  должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и старшего кассира организации и печатью.

    Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и старшего кассира организации. (приложение 12,13)

    В журнал записываются показания счетчиков ККМ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.

    После снятия с ККМ Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8).

    В графе 11 журнала записывают сумму  выручки, сданную наличными, а в  графах 12 и 13 раздела «Оплачено по документам» соответственно указывают  сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких  операций не было, то необходимо поставить прочерк.

    В графе 14 журнала указывается общая  сумма выручки (графа 11 + графа 13).

    Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в  графу 15, на нее уменьшается сумма  выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам. В подтверждение этого оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), который составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя) и хранится в документах за данное число.[приложение 14] Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день.

    Следовательно, в графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов  и сумм, оплаченных по документам.

    Журнал  кассира - операциониста должен отражать достоверную и полную информацию о полученной ежесменной выручке по ККМ.

    Каждый  снятый Z-отчет – это отдельная  запись в журнал.[приложение 15] Поэтому если за смену снято более одного Z-отчета (при замене блока ЭКЛЗ), количество записей в журнале должно совпадать с количеством этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККМ, ни закона о применении ККМ. [10]

    В данном случае в конце смены нужно сделать три записи в «Журнале кассира - операциониста» (КМ-4):

        - Z-отчет и сумма выручки до замены блока ЭКЛЗ;

    - Z-отчет с проверочной суммой  накопления 1 рубль 11 копеек;

    - Z-отчет и сумма выручки после  замены блока ЭКЛЗ.

    Выплата заработной платы оформляется платежной  ведомостью. При получении денег, сотрудник рассчитывается в платежной ведомости.

    Если  сотрудник в установленные сроки (3 дня с даты выдачи) не получил  в кассе заработную плату, то производится ее депонирование - сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.[11]

    Данная  операция отражается на 70 счете.[5]  На выплаченную сумму составляется расходный кассовый ордер. В графе получатель указываем старшего кассира. (приложение 16) 

2.4. Инвентаризация как основной прием обеспечения сохранности денежных средств и учет ее результатов 

    Кассир  несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их применением ущерб организации. Касса должна иметь соответствующее помещение, оборудование и защиту. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Второй ключ от кассы храниться у руководителя в сейфе.

      Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению “О порядке ведения кассовых операций” не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы производится внезапно комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом проверяется наличие денег, денежных документов, ценных бумаг и бланков строгой отчетности.

    О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт формы  (ИНФ № 15) в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.