Учет материальных запасов и расчет с поставщиками в бюджетных организациях

    излишки приходуются с последующим определением причин изменений и их виновников;

    недостачи в пределах утвержденных норм потерь списываются на потери производства и расходы учреждения;

    недостачи при отсутствии утвержденных норм потерь принимаются в качестве сверхнормативных потерь, кроме потерь при проведении научно-исследовательских, опытно-конструкторских и ремонтных работ, для которых в отдельных случаях нормы потерь могут не разрабатываться и не утверждаться.

    Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица по ценностям одного наименования. При этом по драгоценным камням под  одним и тем же наименованием понимают:

    по  алмазам - камни одного и того же назначения, смежных размеров, с  разницей в массе в пределах точности взвешивания;

    по  бриллиантам и другим ограненным драгоценным камням - камни смежных  характеристик того же размера с  разницей в массе в пределах точности взвешивания;

    по  изделиям с бриллиантами и другими  драгоценными камнями - изделия одного назначения с разницей в массе  в пределах точного взвешивания;

    по  инструментам - алмазные инструменты  одного наименования и назначения, сходные по формам и размерам.

    Если  при зачете излишков и недостач от пересортицы размер недостач превышает  размер излишков, разницу относят  на виновных лиц.

    Недостачи и сверхнормативные потери драгоценных  металлов и камней не списывают на потери производства промышленной продукции, ювелирных зуботехнических и других изделий, а также на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и ремонтных работ при наличии утвержденных норм расхода.

    В состав медикаментов и перевязочных средств включают:

    лекарственные средства, сыворотки, вакцины, эндопротезы, бактериальные препараты и т.п.;

    перевязочные  средства (марля, бинты, вата и т.п.);

    вспомогательные материалы (резиновые обхваты, колпачки, капсулы и облатки, бумага вощеная, пергаментная и фильтрованная и  т.п.).

    Учет медикаментов осуществляется по следующим группам:

    ядовитые  лекарственные средства;

    наркотические лекарственные средства;

    этиловый  спирт;

    новые препараты для клинических испытаний  и исследований;

    дефицитные  и дорогостоящие медикаменты (по списку, утвержденному Минздравом СССР);

    тара  порожняя и занятая лекарственными средствами.

    Учет  медикаментов и перевязочных средств  в медицинских и прочих учреждениях  должен осуществляться в соответствии с Инструкцией по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий  медицинского назначения (10).

    Порядок предметно-количественного учета  ядовитых и сильнодействующих лекарственных  средств в аптеках, отделениях (кабинетах) учреждений определен приказом Минздрава  СССР от 3 июля 1968 г. N 523 (11). При этом учет наркотических лекарственных средств должен осуществляться в книге учета наркотических лекарственных средств в отделениях (кабинетах) по ф. 60-АП, утвержденной приказом Минздрава СССР от 30 декабря 1982 г. N 1311 "О мерах по устранению серьезных недостатков и дальнейшему усилению борьбы с наркоманами, улучшению учета, хранения, прописывания и использования наркотических средств". В соответствии с данным приказом страницы в книгах ф. 60-АП должны быть пронумерованы, книги прошнурованы и заверены подписью руководителя учреждения.

    Инвентаризация  медикаментов и перевязочных средств  проводится выборочно один раз в  квартал. По наркотическим и ядовитым лекарственным средствам проверка фактического их наличия осуществляется ежемесячно на 1-е число. При этом фактические остатки наркотических лекарственных средств записывают в отдельную инвентаризационную опись.

    При проведении инвентаризации лекарственных  средств используют нормы естественной убыли, утвержденные приказом Минздрава России от 13 ноября 1996 г. N 375. При этом списание естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения при отсутствии потерь запрещается. К готовым лекарственным препаратам промышленного производства и весовым медикаментам, реализованным в оригинальной упаковке (заводской, фабричной, складской), нормы естественной убыли не применяются.

    Для определения размера естественной убыли составляют "Расчет естественной убыли лекарственных средств  и других медицинских товаров".

    Топливо и горюче-смазочные материалы (ГСМ) списываются на расходы в учреждениях в пределах установленных норм. Нормы расхода топлива и ГСМ устанавливаются министерствами и ведомствами на основании Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03), утвержденных Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Указанные нормы введены в действие со дня утверждения до 1 января 2008 г.

    Базовая норма расхода топлива и ГСМ  устанавливается в соответствии с технической документацией  на автомобиле. Учет сезонных (летнее и зимнее время), климатических, дорожно-транспортных и других эксплуатационных факторов осуществляется с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в форме процентов повышения или снижения исходного значения нормы.

    Нормы расхода топлива повышаются при работе в зимнее время (дифференцированных по районам страны), при работе в горных местностях (дифференцированных по высоте над уровнем моря), при работе автотранспорта на дорогах со сложным планом, при работе в городах с населением свыше 0,5 млн. человек и ряде других случаях.

    Нормы расхода топлива снижаются при  работе за пределом пригородной зоны на дорогах из цементобетона, асфальтобетона, брусчатки, мозаики, битумоминеральной  смеси, дегтебетона, щебня (гравия), на гористой местности и в ряде других случаев.

    При необходимости применения одновременно нескольких повышающих и понижающих норм расхода топлива норма расхода  устанавливается с учетом суммы  или разности этих надбавок.

    Учет  поступления, расхода, порядок проведения и инвентаризация топлива и ГСМ осуществляются в принятом для материальных запасов порядке. Основанием для списания израсходованного топлива является путевой лист. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

 
 

    Порядок расчетов за поставленные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги определяется условиями заключенного договора. В договоре могут быть предусмотрены авансовые платежи, расчеты могут осуществляться после отгрузки поставщиками товарно-материальных ценностей, выполнения подрядчиками работ или оказания услуг либо одновременно с ними. Насколько эти условия соответствуют Гражданскому кодексу РФ, проверят юристы.

    Бухгалтеру  важно помнить, что статья 112 Закона «О федеральном бюджете на 2005 год» от 23 декабря 2004 г. № 173-ФЗ (далее по тексту — Закон № 173-ФЗ) предусматривает оплату договоров за счет средств федерального бюджета исключительно в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств. Оплата должна производиться в четком соответствии с ведомственной, функциональной и экономической классификациями расходов федерального бюджета. При этом должны быть учтены принятые ранее и не исполненные обязательства. В случае принятия бюджетными учреждениями, финансируемыми из средств федерального бюджета, обязательств сверх утвержденных им лимитов, такие обязательства оплачиваться не будут.

    Обязательства по аренде имущества и коммунальным услугам, которые подлежат исполнению за счет средств федерального бюджета, учитываются в установленном  порядке через территориальные  органы Федерального казначейства. При этом в случае нарушения бюджетными учреждениями установленного Правительством Российской Федерации порядка учета обязательств (подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета), территориальные органы Федерального казначейства вправе приостанавливать оплату расходов. Субъектам Российской Федерации рекомендовано принять аналогичные решения в отношении договоров, финансируемых за счет средств их бюджетов.

    В отношении договоров, исполнение которых  осуществляется за счет средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, полученных федеральными учреждениями, статьей 115 Закона № 173-ФЗ предусмотрено, что заключение и оплата таких договоров производится в пределах утвержденных смет доходов и расходов 

    2.1 Р а с ч е т ы с к р е д и т о р а м и 

    Часто в договорах на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в  соответствии с Гражданским кодексом РФ предусмотрены авансовые платежи. Это условие приемлемо и для  бюджетных учреждений — получателей средств федерального бюджета. Размеры авансовых платежей при заключении договоров (контрактов) на поставку товаров (работ, услуг), подлежащих оплате за счет средств федерального бюджета, установлены пунктом 9 постановления Правительства РФ «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2005 год» от 2 марта 2005 г. № 107 (см. таблицу "Предельный размер авансов").

    Расчеты по выданным авансам (с дебиторами) и расчеты с поставщиками и  подрядчиками за поставленные товары и выполненные работы, оказанные услуги (с кредиторами) взаимосвязанны. Например, если был перечислен аванс, то в активе баланса будет числиться дебиторская задолженность поставщика перед бюджетным учреждением в течение периода от даты платежа до даты поставки материальных ценностей. В то же время после поставки товарно-материальных ценностей у бюджетного учреждения возникает кредиторская задолженность перед поставщиком, которая будет отражена в пассиве баланса до даты проведения окончательных расчетов по договору. На счетах действующего Плана счетов бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях*, предназначенных для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами, бюджетные учреждения отражают как сложившуюся у них дебиторскую, так и кредиторскую задолженность перед поставщиками товаров, работ и услуг.

    Дебиторская задолженность поставщика и (или) подрядчика перед бюджетным учреждением по выданным авансам будет числиться на субсчете 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" в активе баланса. Наряду с дебиторской задолженностью на данном субсчете в пассиве баланса учреждения может быть отражена и сложившаяся кредиторская задолженность за поставленные, но еще не оплаченные товары, а также выполненные работы, оказанные услуги.

    Одной из особенностей Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н (далее — Инструкция по бюджетному учету, Инструкция № 70н), является отсутствие активно-пассивных счетов в установленном ею Плане счетов бюджетного учета (подробнее об этом читайте в «Бюджетном учете» № 3 на стр. 10 — прим. редакции). Поэтому в отличие от действующей Инструкции № 107н для учета расчетов с дебиторами и кредиторами в Плане счетов бюджетного учета предназначены различные счета.  

    2.2 Р а с ч е т ы п о в ы д а н н ы м а в а н с а м 

    Расчеты с кредиторами учитывают на счете  0 302 00 000 2Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Для учета расчетов по авансам предназначен счет 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам". На данном счете учитывают расчеты по авансам, которые бюджетные учреждения перечисляют поставщикам. Обратите внимание, что на счете 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" не учитывают авансы, выданные подотчетным лицам.

    Расчеты по выданным авансам учитывают в  соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ). Так, расчеты по выданным авансам за услуги связи учитывают на счете 0 206 01 000 "Расчеты по выданным авансам за услуги связи", а за приобретение основных средств — на счете 0 206 08 000 "Расчеты по выданным авансам за приобретение основных средств".

    Размер  аванса и сроки его перечисления должны быть оговорены условиями  договора.

    Пример 1. Приюту "Теплый дом" в УФК открыт лицевой счет получателя бюджетных средств. Приют заключает договор с ООО "Электра" на проведение работ по ремонту электрооборудования. Цена договора — 50 000 руб., авансовый платеж — 30% от общей стоимости работ по договору.

    Бухгалтер приюта "Теплый дом" сделает следующие  записи:

    Дебет 1 501 03 225

    "Лимиты  бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет услуг по содержанию имущества"